Telearbeit – kommunikative Herausforderungen und Lösungen
Was sind die Hauptbedenken der Unternehmen gegenüber der Telearbeit? Am besten wäre es, eine neue Strategie zu entwickeln, um Menschen an verschiedenen Standorten oder sogar in verschiedenen Zeitzonen zu managen. Die Integration der richtigen Kommunikationsmittel verbessert die Teamarbeit und schafft ein effektives Kooperationssystem.. Entdecken Sie die wesentlichen Probleme der flexiblen Arbeitsgestaltung und einige mögliche Lösungen.
Laut dem Dudenist Telearbeit "Heimarbeit, bei der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer über Kommunikationstechnik mit dem jeweiligen Arbeitgeber verbunden sind".
Die Vorteile von Telearbeit sind ganz klar. Erfahren Sie mehr darüber hier in unserem Artikel. Was sind die Vorteile der Telearbeit? Warum ist Cloud-Telefonie wesentlich für Tele-Mitarbeiter? Dieser neue Arbeitsstil bringt jedoch neue Herausforderungen für die Unternehmen und ihre Teams mit sich. Am besten wäre es, eine neue Strategie für die Verwaltung von Mitarbeitern an verschiedenen Standorten oder sogar in verschiedenen Zeitzonen zu entwickeln. Die Integration der richtigen Kommunikationsmittel verbessert die Teamarbeit und schafft ein effektives Kooperationssystem. Im Folgenden haben wir die wichtigsten Probleme der flexiblen Arbeitspolitik und einige mögliche Lösungen aufgeführt:
Kommunikationsprobleme
Während es einfacher ist, mit den Kollegen im Büro zu kommunizieren, kann die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern aus der Ferne eine größere Herausforderung darstellen. Sie hängt stark von der Technologie ab, und das gesamte Team muss mit einer geringeren Produktivität rechnen, wenn sie nicht reibungslos verläuft.
Die hauptsächlichen Herausforderungen bei der Zusammenarbeit mit Angestellten außerhalb :
- schlechte Kommunikation mit Mitarbeitern und Vorgesetzten
• fehlende Informationen
• Informationen nicht rechtzeitig erhalten
Effiziente Kommunikation ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Sie kann jedoch schwieriger sein, wenn die Mitarbeiter über Chat, E-Mail, Telefon, Audio- oder Videoanrufe miteinander verbunden sind. Ein weiteres Problem für das virtuelle Team besteht darin, dass der Vorgesetzte wichtige Informationen nicht rechtzeitig zur Verfügung stellt. Dies führt zu Missverständnissen und falscher Kommunikation zwischen dem Remote-Mitarbeiter und seinen Kollegen im Büro. Für Vorgesetzte ist es oft schwierig, mit den unterschiedlichen Kommunikationsstilen der Remote-Mitarbeiter umzugehen. Es sind zusätzliche Anstrengungen erforderlich, damit das gesamte Team als Einheit funktioniert, ohne sich persönlich zu treffen.
Mögliche Lösungen
Um einen reibungslosen Informations- und Kommunikationsfluss im gesamten Unternehmen zu gewährleisten, sollten sich die Manager darauf konzentrieren:
• Einen effektiven Kommunikationsstil anregen
• Die richtigen Tools zur Verfügung stellen
• Die passenden Personen einstellen
Einen effektiven Kommunikations- und Kollaborationsstil anregen
Planen Sie reguläre Meetings ein, mit Ihrem virtuellen Team, um den Fortschritt der Projekte und andere arbeitsbezogene Themen zu besprechen. Ein Manager muss Richtlinien vorgeben, wie die Teammitglieder miteinander umgehen sollen. Außerdem wäre es am besten, wenn Sie die aktive Kommunikation zwischen den Teammitgliedern fördern. Auf diese Weise werden sie sich engagiert und motiviert fühlen. Die Remote-Mitarbeiter sollten auch über die wichtigen Ereignisse im Unternehmen informiert werden.
Wenn sich die Kollegen in verschiedenen Zeitzonen befinden, sollten Sie dafür sorgen, dass sich ihre flexiblen Zeitpläne überschneiden. Virtuelle Treffen, die das gesamte Team betreffen, sollten in diesem Zeitraum stattfinden. Planen Sie, wenn möglich, bestimmte Aktivitäten, die persönliche Treffen mit Ihren Kollegen erfordern, damit sie sich als Teil der Unternehmensgemeinschaft fühlen und die Kommunikation gefördert wird.
Die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stellen
Effiziente Kommunikationsmittel sind für den Erfolg der Telearbeit von grundlegender Bedeutung. Mit ihrer Hilfe sind die Mitarbeiter immer mit dem Unternehmen verbunden und haben ständigen Zugang zu den Ressourcen und Informationen des Büros. Je nach den Bedürfnissen des Unternehmens können Sie aus verschiedenen Mitteln zur Unterstützung der Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen wählen.
E-Mail ist wahrscheinlich das am häufigsten verwendete schriftliche Kommunikationsmittel, das aufgrund seiner Zugänglichkeit und der Möglichkeit, bei Bedarf lange informative Mitteilungen zu verfassen, immer in Betracht gezogen wird.
- Der durchschnittliche Büroangestellte sendet und empfängt täglich bis zu 121 E-Mail-Nachrichten.
• Mitarbeiter verbringen täglich geschätzt 3,2 Stunden mit dem Abrufen von Arbeits-E-Mails.
- 60% der beruflich genutzten E-Mail-Konten werden ein- oder mehrmals täglich überprüft.*
Chat (Programme für Sofortnachrichten)
Instant-Messaging-Programme ermöglichen es den Mitarbeitern, in Echtzeit textbasierte Gespräche zu führen. Die virtuellen Chat-Räume können so organisiert werden, dass sie der Struktur des Unternehmens entsprechen. Die Teammitglieder besprechen arbeitsbezogene Themen in Echtzeit, wie in einer persönlichen Besprechung. Die Mitarbeiter können auch eine Nachricht hinterlassen, wenn jemand gerade nicht erreichbar ist. Ein Teamleiter sollte jedoch darauf achten, dass das ständige Messaging die Mitarbeiter nicht zu sehr ablenkt.
Vorteile von Sofortnachrichten für die Unternehmenskommunikation:
• sie ermöglichen Multitasking
• sie sind weniger invasiv als ein Anruf
• sie sind unmittelbarer als E-Mails
• sehr geringe zusätzliche Kosten*
Cloud PBX
Das Cloud-Telefonsystem ist einer der Meilensteine der flexiblen Arbeitsorganisation. Es bietet einen einfachen Weg für Anrufe, Nachrichten, Videomeetings, Audiokonferenzen und Aufgabenmanagement. Diese Funktionen bilden ein effektives Kommunikationssystem zwischen Mitarbeitern an entfernten Standorten und im Büro. Cloud PBX stellt sicher, dass die verteilten Teams von den gleichen Funktionen des business phone system profitieren wie die Mitarbeiter im Büro. Es ermöglicht Mitarbeitern an entfernten Standorten, sich über ihre Bürodurchwahlen zu verbinden. Sie können Anrufe über jedes für sie geeignete Gerät einleiten oder entgegennehmen:
• ein Business-Tischtelefon
• ein Festnetzanschluss zu Hause
- eine auf einem PC oder Laptop installierte Telefonanwendung
• ein Tablet oder Mobiltelefon
Mittels VoIP-Lösungen können Mobilgeräte gänzlich in das Business-Telefonsystem integriert werden. Die Nutzung einer Mobilanwendung ermöglicht es, dass geschäftliche Anrufe auf Mobiltelefonen klingeln. So sind mobile Mitarbeiter immer erreichbar und über ihre Bürotelefonnummer mit dem Unternehmen verbunden.
Festnetz-Mobilfunk-Konvergenz
Festnetz-Mobilfunk-Konvergenz (FMC) ist eine Kommunikationstechnologie, die es ermöglicht, dass Ihr Mobiltelefon dieselben Merkmale und Funktionen aufweist wie Ihr Festnetztelefon. Mit Hilfe einer mobilen Anwendung können Sie Ihre Büronummer überall hin mitnehmen, wo Sie Ihr Smartphone benutzen - zu Hause, in einem Café oder auf Reisen. Ein solches Tool stellt sicher, dass Ihre entfernten Kollegen nie wieder einen wichtigen Anruf verpassen. Sie können von Funktionen wie simultanem oder sequentiellem Klingeln profitieren. Die über die FMC-Mobilfunk-App getätigten ausgehenden Anrufe erscheinen dem Empfänger als Anrufe von der geschäftlichen Telefonnummer. Dies gewährleistet ein professionelles Image Ihres Unternehmens, unabhängig vom Standort des Mitarbeiters.
Der größte Vorteil für Telearbeiter, die FMC-basierte Apps wie Mixcall verwenden, besteht darin, dass sie ihre Smartphones von überall aus als Nebenstelle zum Telefonsystem des Unternehmens nutzen können. Dies gewährleistet die Geschäftskontinuität, da die externen Teammitglieder immer unter einer einzigen Geschäftsnummer erreichbar sind. Erfahren Sie mehr über der Mixcall Anwendung und wie sie Ihnen dabei hilft, Ihr Business-Telefonie-Erlebnis zu vereinfachen.
Telefonie-App
Eine weitere wertvolle Lösung für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern ist die Cloud-Telefon-App oder das Softphone. Es kann entweder als webbasierter Dienst direkt im Webbrowser ohne Installationen oder über eine Anwendung für ein mobiles Gerät genutzt werden. Mit seiner Hilfe können Mitarbeiter ihren Computer oder ihr mobiles Gerät in ein funktionsreiches Telefon verwandeln. Sie benötigen lediglich eine Internetverbindung und können das Büro überallhin mitnehmen - nach Hause, in den Co-Working-Space oder an den Flughafen.
Konferenzlösungen
Telefonkonferenzen
Die Telefonkonferenz ist eine weitere wertvolle Funktion für Remote-Teams, die in die Cloud-Telefonsysteme integriert und für jedermann frei verfügbar ist. Sie ist eine nützliche Lösung für produktive Audio-Meetings mit Kollegen an verschiedenen Standorten. Mit Hilfe von Telefonkonferenzen können Mitarbeiter Live-Diskussionen führen, auch wenn sie sich nicht im selben Büro befinden. Die Organisation und Durchführung einer Audiokonferenz ist schnell und einfach zu bewerkstelligen. Die Teilnahme an einer Remote-Besprechung mit der Konferenzlösung von Mixvoip erfolgt sofort, überall und von jedem Gerät aus. Es ist kein zusätzliches Abonnement erforderlich, und Sie können es ohne zeitliche Einschränkungen nutzen.
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Videochat, Videokonferenzen und Videobotschaften
Ein Videochat ist hilfreich, wenn ein Vorgesetzter etwas persönlich besprechen muss und ein persönliches Treffen nicht möglich ist. Videokonferenzen sind eine Lösung, die die Qualität der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern an entfernten Standorten und im Büro verbessert. Außerdem stärkt sie die Beziehungen, verbessert das Engagement und fördert ein tieferes Einfühlungsvermögen und die Zusammenarbeit. Mit Videobesprechungen fällt es allen Teilnehmern leichter, sich auf ein gemeinsames Ziel einzulassen, auch wenn sie sich nicht am selben Ort befinden. Die Videobotschaft ist das richtige Instrument, wenn der Vorgesetzte eine Nachricht für das gesamte Team hat, deren Inhalt nicht sofort diskutiert werden soll.
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Projekt-Management-Tools
Zentralisierte Projektmanagement-Tools helfen Managern, die Aufgaben innerhalb eines Teams zu verteilen, zu organisieren und zu überwachen. Eine solche Lösung unterstützt die effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen entfernten Mitarbeitern. Sie haben schnellen Zugriff auf alle arbeitsbezogenen Ressourcen und Daten. Es ist eine transparente Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen, die Projektentwicklung zu skizzieren oder Kommentare hinzuzufügen. Das Projektmanagement-System kann die Informationsdrehscheibe für entfernte Mitarbeiter sein.
Sichere Telearbeit über VPN
Eine große Herausforderung für Unternehmen, die Telearbeit unterstützen, ist die Sicherheit. Das Unternehmen sollte den Mitarbeitern von außerhalb dabei helfen, von überall aus eine sichere Online-Verbindung zu seinem Netzwerk herzustellen. Dies kann mit Hilfe eines VPN-Dienstes erreicht werden. Seine Hauptaufgabe besteht darin, die Kommunikation zwischen dem Benutzer und dem Computernetzwerk des Unternehmens zu sichern. Außerdem ermöglicht VPN Ihren Mitarbeitern von außerhalb, sich mit ihren Computern am Arbeitsplatz zu verbinden. Auch wenn Sie nicht im Büro arbeiten, können Sie Ihre Dateien direkt im Netzwerk und auf den Servern des Unternehmens speichern. Sie können von überall aus sicher auf die gesamte Unternehmenssoftware zugreifen, die im lokalen Netzwerk Ihres Unternehmens gehostet wird. Dies ermöglicht Ihnen, Ihre Arbeit so fortzusetzen, als ob Sie direkt vom Büro aus verbunden wären.
Wenn Ihr Unternehmen eine gesicherte Verbindung zu Ihrer externen Belegschaft benötigt, dann schauen Sie sich die von uns entwickelte VPN Lösung an: FirstVPNEs ist einfach, leicht einzurichten und sicher, dank des One-Time-Password (OTP), das über ein Soft-Token auf dem Mobiltelefon empfangen wird. Kontaktieren Sie unsere Experten, sie helfen Ihnen dabei, die richtigen Lösungen für eine bessere Zusammenarbeit zu finden, wenn Sie remote arbeiten.
Stellen Sie für die Telearbeit die richtigen Personen ein
Der Rekrutierungsprozess ist ein ausgezeichnetes Mittel, um festzustellen, ob der Bewerber ein guter Kommunikator ist. Es ist ratsam, die Interviews über verschiedene Medien zu führen, um festzustellen, ob die Person in ein virtuelles Team passt. Da Remote-Arbeit spezifische schriftliche und telefonische Kommunikationsfähigkeiten erfordert, sollten Sie die Kandidaten in diesen beiden Bereichen testen. Das ideale Remote-Teammitglied wird derjenige sein, der den Vorgesetzten sowohl von seinen Kommunikations- als auch seinen Zeitmanagementfähigkeiten überzeugt hat.
Produktivitätsprobleme
Viele Arbeitgeber befürchten, dass ihr Team weniger produktiv ist (69%, laut Owl Labs), wenn seine Mitglieder nicht im Büro arbeiten. Einige Remote-Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, Fristen einzuhalten, wenn niemand sie täglich beaufsichtigt. Andere wiederum überarbeiten sich und riskieren ein Burnout, was sie unproduktiv und ineffizient macht. Die Produktivität Ihres Remote-Teams kann ein echtes Problem sein, wenn es an einer gut etablierten Struktur oder schlechter Kommunikation zwischen den Teammitgliedern mangelt. Andere Faktoren, die die Leistung der Mitarbeiter beeinträchtigen, können langsame Reaktionszeiten oder zu viele Ablenkungen während des Arbeitsprozesses sein.
Mögliche Lösungen
1) Eine gut funktionierende Struktur aufbauen
Flexibilität ist ein wesentlicher Vorteil der Telearbeit. Das Fehlen einer definierten Struktur innerhalb Ihres Teams mit Telearbeitern kann jedoch die Produktivität beeinträchtigen. Ein Manager sollte regelmäßig die Richtlinien und Verfahren überprüfen, die für flexible Arbeitsvereinbarungen gelten. Sie müssen klar, einfach und effizient sein. Alle Änderungen der Unternehmensrichtlinien und Geschäftspraktiken sollten rechtzeitig mitgeteilt werden.
Einige fortgeschrittene Tools für die Zusammenarbeit verfügen auch über sogenannte "Präsenzfunktionen". Diese zeigen die Verfügbarkeit von Teammitgliedern direkt über den EchtzeitstatusAuf diese Weise sehen die Mitarbeiter im Büro den aktuellen Status ihrer Remote-Kollegen. So ist jeder im Team darüber informiert, ob die Person tatsächlich bei der Arbeit ist und bereit ist, mitzuarbeiten. Diese Informationen ermöglichen es Remote-Teams, ihren Anruffehler-, Kommunikations- und Kollaborationsprozess zu optimieren. Vorgesetzte sollten die Zusammenarbeit zwischen Remote-Teams verfolgen und, falls erforderlich, Anpassungen vornehmen.
2) Setzen Sie verbindliche Ziele
Die Festlegung klarer und nachvollziehbarer Leistungsziele ist ein effizienter Weg, um die Produktivität zu fördern. Ein Vorgesetzter sollte offen kommunizieren, was von den Teammitgliedern erwartet wird. Regelmäßige Besprechungen können online abgehalten werden, um ihre Fortschritte zu verfolgen. Normalerweise arbeiten nicht alle im gleichen Tempo. Dennoch sollte ein Vorgesetzter wissen, ob die Teammitglieder es schaffen, ihre Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Es empfiehlt sich, eine gemeinsame Frist für die Fertigstellung des gesamten Projekts festzulegen, die für alle Beteiligten gilt. Gleichzeitig sollten die Mitarbeiter die Möglichkeit haben und sogar dazu ermutigt werden, die Ausführung von Kleinstaufgaben selbst zu organisieren. Dies ist nützlich, um die Zusammenarbeit im Team und die Effizienz zu verbessern.
3) Verfolgen und verwalten Sie die Leistung Ihres Teams
Die Verfolgung der Leistung der Mitarbeiter zeigt, ob sie ihre Arbeit erfolgreich erledigen oder nicht. Legen Sie transparente KPIs fest, die für jedes virtuelle Teammitglied überprüft werden. Stellen Sie den Remote-Mitarbeitern eine Anwendung zur Verfügung, die aufzeichnet, wie viele Stunden sie für ein Projekt aufwenden. Es gibt verschiedene Tools zur Überwachung der Leistung flexibler Arbeitsteams. Die meisten von ihnen bieten eine quantitative Methode zur Bewertung des persönlichen Beitrags jedes Teammitglieds. Die Manager sollten die Ergebnisse analysieren und überprüfen, ob das Remote-Team die Unternehmensziele erreicht.
4) Halten Sie regelmäßige Meetings ab
Das Durchführen von Meetings mit entfernten Mitarbeitern ist der nächste Schritt zur Verbesserung der Produktivität des Teams. Feedback auf der Grundlage von Leistungsdaten zu geben, ist für die Mitarbeiter wertvoll. Es motiviert sie und steigert ihre Effizienz. Außerdem fördert es die Transparenz und schafft ein Gefühl der Verbundenheit unter den Teammitgliedern. Selbst wenn sich die Kollegen an verschiedenen Standorten befinden, gibt es immer eine Möglichkeit, ein Treffen zu vereinbaren. Die verbesserten Kommunikationsmittel ermöglichen Gespräche zwischen den Mitarbeitern in einem verteilten Team. Regelmäßige Gespräche mit entfernten Mitarbeitern zeigen die Unterstützung des Managers und steigern die Effizienz des Teams.
Vertrauensvolle Beziehungen zu den Mitarbeitern aufbauen
Vertrauen ist das A und O eines jeden Teams. Während tägliche persönliche Treffen das Vertrauensverhältnis zwischen den Kollegen erleichtern, hat die Telearbeit ihre Grenzen, was die Bindung zu den Kollegen angeht. Für flexible Mitarbeiter sollten zusätzliche Anstrengungen in "teambildende" Aktivitäten gesteckt werden. Manager sollten Telearbeitern zutrauen, selbstständig zu arbeiten. Wenn sie versuchen, den Arbeitsprozess bei jedem Schritt zu steuern, könnten sich die Teammitglieder frustriert und weniger motiviert fühlen. Glücklicherweise gibt es dafür mehrere Lösungsmöglichkeiten:
1) Bestimmen Sie eine gemeinsame Vision und Mission des Unternehmens
Definieren Sie die grundlegenden Werte des Unternehmens und teilen Sie diese den außerhalb arbeitenden Angestellten mit. Wenn sie eine gemeinsame Vision haben, fühlen sie sich stärker eingebunden. Es fördert das Gemeinschaftsgefühl und stärkt die Beziehungen innerhalb des virtuellen Teams.
2) Helfen Sie den virtuellen Mitarbeitern, sich dem Team verpflichtet zu fühlen.
Vorgesetzte sollten den Beitrag der Remote-Teams zur Erreichung der Unternehmensziele anerkennen. Es ist wichtig, persönliches Feedback nicht nur zu arbeitsbezogenen Themen zu geben. Persönliche Herausforderungen zu besprechen, die sich auf die Beziehungen zwischen den Mitarbeitern auswirken, ist ebenso wichtig. Versäumen Sie es nicht, die Remote-Mitarbeiter über die täglichen Ereignisse und Projekte des Unternehmens zu informieren, damit sie sich als untrennbarer Teil des Unternehmens fühlen.
3) Organisation der Teambildung und Förderung einer effektiven Zusammenarbeit
Es ist empfehlenswert, dass sich die Kollegen alle paar Monate persönlich treffen. Dies kann ein- oder zweimal pro Jahr geschehen, wenn das Team über den ganzen Globus verteilt ist. Teambuilding-Aktivitäten werden in der Regel von den Mitarbeitern begrüßt, die sich manchmal isoliert fühlen. Persönliche Treffen ermöglichen es ihnen, ihre Kollegen außerhalb der beruflichen Beziehungen kennenzulernen. Dies schafft Vertrauen im Team und hilft den Mitarbeitern, sich besser zu verstehen.
4) Stellen Sie Tools für die Zusammenarbeit und Transparenz zur Verfügung
Es kann ein spezieller Chat-Kanal für die informelle Kommunikation eingerichtet werden. Die Kollegen können Geburtstagsgrüße verschicken, lustige Bilder austauschen oder um Empfehlungen bitten. Auf diese Weise zeigt das Unternehmen, dass es sich um ein positives Arbeitsumfeld kümmert. Die Vorgesetzten können erlauben, die Tools des Unternehmens auch für persönliche Interaktionen zu nutzen. Video ist eine großartige Lösung für bessere zwischenmenschliche Beziehungen zwischen den Mitarbeitern. Vertrauensvolle Beziehungen beruhen auf der Vorstellung, dass sich jeder an die festgelegten Regeln hält. Vorgesetzte sollten transparente Zeiterfassungs- und Aufgabenmanagement-Tools verwenden. Sie müssen für alle zugänglich sein. So wird der Verdacht verringert, dass einige Mitarbeiter mehr arbeiten als andere. Und alle profitieren von einer verbesserten Zusammenarbeit.
Zusammenfassung
Telearbeit hat viele Vorteile für Unternehmen und Menschen, da die moderne Arbeitsumgebung immer flexibler, mobiler und agiler wird. Dennoch stehen beide Seiten vor Herausforderungen, wenn es darum geht, die neuen Richtlinien für eine erfolgreiche Remote-Zusammenarbeit zu etablieren. Moderne Technologien wie Cloud-Telefonie ermöglichen es Arbeitgebern, verteilte Teams zu verwalten, und Mitarbeitern, von überall aus zu arbeiten. Um die Herausforderungen zu meistern, sollten Sie den spezifischen Kommunikationsstil Ihres Remote-Teams und die geschäftlichen Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen. Die besten Lösungen zu finden, erfordert in der Regel einen kreativen Problemlösungsansatz und die Bereitstellung der richtigen Tools für die richtigen Mitarbeiter.
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