Telearbeit – kommunikative Herausforderungen und Lösungen
Was sind die größten Bedenken der Unternehmen bezüglich Telearbeit und wie kann man sie überwinden? Um Personen an verschiedenen Orten oder sogar in verschiedenen Zeitzonen zu managen, benötigen Sie eine neue Strategie. Die Integration der richtigen Tools verbessert die Teamarbeit und schafft ein effektives System für Zusammenarbeit. Entdecken Sie die wesentlichen Probleme der flexiblen Arbeitsgestaltung und einige mögliche Lösungen.
Laut dem Dudenist Telearbeit "Heimarbeit, bei der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer über Kommunikationstechnik mit dem jeweiligen Arbeitgeber verbunden sind".
Die Vorteile von Telearbeit sind ganz klar. Erfahren Sie mehr darüber hier in unserem Artikel. Was sind die Vorteile der Telearbeit? Warum ist Cloud-Telefonie wesentlich für Tele-Mitarbeiter? Diese neue Art der Arbeit wird von einer Reihe Herausforderungen für Unternehmen und ihre Teams begleitet. Um Personen an verschiedenen Orten oder sogar in verschiedenen Zeitzonen zu managen, benötigen Sie eine neue Strategie. Die Integration der richtigen Tools verbessert die Teamarbeit und schafft ein effektives System für Zusammenarbeit. Nachfolgend haben wir die Hauptprobleme von flexibler Arbeitsgestaltung und einige Lösungen dazu aufgelistet:
Kommunikationsprobleme
Im Büro ist es sehr einfach mit Kollegen zu interagieren, mit Kollegen außerhalb zu kommunizieren kann hingegen eine Herausforderung sein. Die Kommunikation hängt stark von Technologie ab und wenn diese nicht reibungslos läuft, muss das gesamte Team mit einer geringeren Produktivität rechnen.
Die hauptsächlichen Herausforderungen bei der Zusammenarbeit mit Angestellten außerhalb :
• schlechte Kommunikation mit Mitarbeitern und Vorgesetzten
• fehlende Informationen
• Informationen nicht rechtzeitig erhalten
Effiziente Kommunikation ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Allerdings kann es eine größere Herausforderung sein, wenn die Mitarbeiter über Chat, E-Mail, Telefon, Audio- oder Videoanrufe miteinander in Verbindung stehen. Ein weiteres Problem für das virtuelle Team ist es, wenn der Vorgesetzte wichtige Informationen nicht rechtzeitig übermittelt. Dadurch entstehen Missverständnisse und Fehlkommunikation zwischen den außerhalb arbeitenden Angestellten und den Mitarbeitern im Büro. Oft ist es für Vorgesetzte schwierig, mit den unterschiedlichen Kommunikationsstilen von extern tätigen Mitarbeitern zurechtzukommen. Das Team muss sich besonders anstrengen, um als Einheit zu funktionieren, ohne sich von Angesicht zu Angesicht zu treffen.
Mögliche Lösungen
Um einen reibungslosen Informations- und Kommunikationsfluss im gesamten Unternehmen zu gewährleisten, sollten sich Manager auf folgendes konzentrieren:
• Einen effektiven Kommunikationsstil anregen
• Die richtigen Tools zur Verfügung stellen
• Die passenden Personen einstellen
Einen effektiven Kommunikations- und Kollaborationsstil anregen
Planen Sie reguläre Meetings ein, um mit Ihrem virtuellen Team Projektfortschritte und andere arbeitsbezogene Themen zu besprechen. Die Geschäftsleitung muss Richtlinien für die Interaktion zwischen den Teammitgliedern bereitstellen. Sie sollten auch die Teammitglieder zur aktiven Kommunikation ermutigen, damit sie sich einbezogen und motiviert fühlen. Mitarbeiter, die außerhalb arbeiten, sollten ebenfalls über wichtige Ereignisse im Unternehmen informiert werden.
Wenn sich Kollegen in verschiedenen Zeitzonen befinden, stellen Sie sicher, dass es einen sich überschneidenden Zeitraum in ihren flexiblen Zeitplänen gibt. Virtuelle Meetings, die das komplette Team betreffen, sollten während dieses Zeitraums strattfinden. Wenn möglich, planen Sie bestimmte Aktivitäten, die ein Treffen von Angesicht zu Angesicht mit Ihren auswärtigen Mitarbeitern erfordern. Dadurch fühlen sie sich stärker als Teil der Unternehmensgemeinschaft und die Treffen regen auch einen besseren Kommunikationsprozess an.
Die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stellen
Effektive Kommunikationstools sind fundamental für den Erfolg der Fernarbeit. Mit ihrer Hilfe sind Tele-Mitarbeiter immer mit dem Unternehmen verbunden. Zusätzlich haben sie konstanten Zugang zu Büroressourcen und Informationen. Je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens können Sie aus verschiedenen Tools wählen für die Unterstützung der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens.
E-Mail ist vermutlich das am häufigsten genutzte schriftliche Kommunikationstool. Ziehen Sie eine Mail immer in Betracht wegen ihrer hohen Zugänglichkeit und der Möglichkeit, wenn nötig lange und informative Nachrichten zu schreiben.
• Der durchschnittliche Büromitarbeiter verschickt und erhält bis zu 121 E-Mails pro Tag.
• Mitarbeiter verbringen täglich geschätzt 3,2 Stunden mit dem Abrufen von Arbeits-E-Mails.
• 60% der beruflichen Mailaccounts werden ein- oder mehrmals pro Tag auf Nachrichten überprüft.*
Chat (Programme für Sofortnachrichten)
Durch Sofortnachrichtenprogramme können Mitarbeiter textbasierte Unterhaltungen in Echtzeit führen. Dabei ist es möglich, die virtuellen Chaträume so zu organisieren, dass sie auch zur Unternehmensstruktur passen. Die Teammitglieder diskutieren dort arbeitsbezogene Themen in Echtzeit, wie bei einem persönlichen Treffen. Die Mitarbeiter können auch Nachrichten hinterlassen, wenn jemand in diesem Moment gerade nicht verfügbar ist. Die Teamleitung sollte jedoch ein Auge darauf haben, dass das beständige Schreiben von Nachrichten für die Mitarbeiter nicht zur Ablenkung wird.
Vorteile von Sofortnachrichten für die Unternehmenskommunikation:
• sie ermöglichen Multitasking
• sie sind weniger invasiv als ein Anruf
• sie sind unmittelbarer als E-Mails
• sehr geringe zusätzliche Kosten*
Cloud PBX
Das Cloud-Telefonsystem ist ein Meilenstein der flexiblen Arbeitsgestaltung. Es ermöglicht ganz einfach Anrufe, Nachrichten, Videomeetings, Audiokonferenzen und die Verwaltung von Aufgaben. Mit diesen Funktionen schaffen Sie ein effektives Kommunikationssystem zwischen Mitarbeitern an externen Standorten und im Büro. Cloud PBX stellt sicher, dass die räumlich verteilten Teams von den gleichen Funktionalitäten des Business-Telefonsystems profitieren wie die Mitarbeiter im Büro. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern an entfernten Standorten, sich über ihre Durchwahlnummern im Büro zu verbinden. Sie können Anrufe über ein beliebiges Gerät tätigen oder entgegennehmen, das für sie geeignet ist:
• ein Business-Tischtelefon
• ein Festnetzanschluss zu Hause
• eine Telefonieapp, auf einem PC oder Laptop installiert
• ein Tablet oder Mobiltelefon
Mittels VoIP-Lösungen können Mobilgeräte gänzlich in das Business-Telefonsystem integriert werden. Die Nutzung einer Mobilanwendung ermöglicht es, geschäftliche Anrufe auf Mobiltelefonen zu empfangen. Auf diese Weise sind mobile Angestellte über ihre Bürotelefonnummer immer erreichbar und mit dem Unternehmen verbunden.
Festnetz-Mobilfunk-Konvergenz
Die Festnetz-Mobil-Konvergenz (FMK) ist eine Kommunikationstechnologie, die es möglich macht, dass Ihr Mobiltelefon die gleichen Funktionen wie Ihr Festnetztelefon im Büro hat. Über eine App auf Ihrem Smartphone nehmen Sie Ihre geschäftliche Telefonnummer überall hin mit – nach Hause, in ein Café oder mit auf Reisen. Die Nutzung eines solchen Tools stellt sicher, dass Ihre außerhalb arbeitenden Kollegen nie wieder einen wichtigen Anruf verpassen. Sie profitieren von Funktionen wie dem gleichzeitigen oder sequentiellen Klingeln. Die ausgehenden Anrufe über die FMK-App erscheinen dem Angerufenen als Anrufe direkt von der Geschäftsnummer. Dies trägt zum professionellen Image Ihres Unternehmens bei, ganz unabhängig vom Aufenthaltsort des Mitarbeiters.
Der größte Vorteil für Remote-Mitarbeiter, die FMK-basierte Apps wie MIXcall benutzen, ist die Nutzung ihres Smartphones als Erweiterung des Telefonsystems ihres Unternehmens. Dies sichert Ihre Geschäftskontinuität, da die externen Teammitglieder immer unter einer einzigen Geschäftsnummer erreichbar sind. Erfahren Sie mehr über die the Mixcall Anwendung und wie sie Ihnen dabei hilft, Ihr Business-Telefonie-Erlebnis zu vereinfachen.
Telefonie-App
Eine weitere wertvolle Lösung für Unternehmen mit Tele-Mitarbeitern ist das Cloud-Softphone. Es kann entweder als webbasierter Dienst direkt ohne Installierung über den Browser genutzt werden oder über eine Anwendung für Mobilgeräte. Mit der Hilfe des Cloud-Softphones machen die Angestellten aus ihrem Computer oder Mobilgerät ohne Probleme ein funktionsreiches Telefon. Alles, was sie dafür brauchen, ist eine Internetverbindung und schon können sie das Büro überall hin mitnehmen – nach Hause, in den gemeinschaftlichen Arbeitsraum oder an den Flughafen.
Konferenzlösungen
Telefonkonferenzen
Telefonkonferenzen sind ein wertvolles Feature für außer Haus arbeitende Teams, das in das Cloud-Telefonsystem integriert, aber auch für jedermann frei zugänglich ist. Sie stellen eine sehr nützliche Lösung für produktive Audiomeetings mit Kollegen an unterschiedlichen Orten dar. Mit Hilfe von Telefonkonferenzen können Mitarbeiter Live-Diskussionen führen, auch wenn sie sich nicht im selben Büro befinden. Die Organisation und Durchführung einer Audiokonferenz ist schnell und einfach zu bewerkstelligen. Einem Remote-Meeting mittels Mixvoips Konferenzlösung beizutreten geht problemlos, von überall und von jedem Gerät aus. Sie benötigen dazu kein zusätzliches Abonnement und können es komplett ohne zeitliche Begrenzung nutzen.
Lernen Sie effektive Web-Konferenzen durchzuführen, um die Kommunikation Ihres Teams zu optimieren.
Videochat, Videokonferenzen und Videobotschaften
Ein Videochat ist hilfreich, wenn ein Vorgesetzter etwas persönlich besprechen muss und ein persönliches Treffen keine Option ist. Videokonferenzen sind eine Lösung zur Verbesserung der Kommunikation und der Zusammenarbeit zwischen externen und internen Mitarbeitern. Sie stärken auch die Beziehungen, verbessern das Maß an Engagement und fördern ebenfalls die Zusammenarbeit und das Einfühlungsvermögen. Mit Videomeetings nehmen alle Teilnehmer die Idee eines gemeinsamen Ziels leichter an, obwohl sie sich nicht die gleichen Örtlichkeiten teilen. Wenn der Manager eine Nachricht für das ganze Team hat und der Inhalt nicht sofort diskutiert werden sollte, dann ist die Videobotschaft das richtige Werkzeug.
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Projekt-Management-Tools
Zentralisierte Projektmanagement-Tools helfen Vorgesetzten, die Aufgaben innerhalb eines Teams zu verteilen, zu organisieren und zu überwachen. Eine solche Lösung unterstützt die effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Remote-Angestellten, denn sie erhalten schnell Zugang zu arbeitsbezogenen Ressourcen und Daten. Es ist eine transparente Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen, die Projektentwicklung zu veranschaulichen oder Kommentare hinzuzufügen. Richtig eingesetzt, kann das Projektmanagementsystem die Informationsbasis für entfernte Mitarbeiter sein.
Sichere Telearbeit über VPN
Eine große Herausforderung für Unternehmen, die Telearbeit unterstützen, ist die Sicherheit. Das Unternehmen sollte seinen Mitarbeitern helfen, von jedem Ort aus eine sichere Online-Verbindung zu seinem Netzwerk herzustellen. Dies kann mit Hilfe eines VPN-Dienstes erreicht werden. Seine Hauptaufgabe besteht darin, die Kommunikation zwischen dem Benutzer und dem Computernetz des Unternehmens zu sichern. VPN ermöglicht es Ihren Remote-Mitarbeitern außerdem, sich mit ihren Computern im Büro zu verbinden. Selbst wenn Sie außerhalb arbeiten, können Sie Ihre Dateien direkt im Netzwerk und auf den Servern des Unternehmens speichern. Der Zugang zur Unternehmenssoftware, die im lokalen Netzwerk Ihres Unternehmens gehostet wird, ist von überall aus sicher. Somit können Sie mit Ihrer Arbeit fortfahren, als wären Sie direkt im Büro.
Wenn Ihr Unternehmen eine gesicherte Verbindung zu Ihrer externen Belegschaft benötigt, dann schauen Sie sich die von uns entwickelte VPN Lösung an: FirstVPN. Einfach, leicht zu implementieren und dank des Einmalkennworts (OTP), das über ein Soft-Token auf dem Mobiltelefon empfangen wird, sicher in der Anwendung. Kontaktieren Sie unsere Experten, sie helfen Ihnen dabei, die richtigen Lösungen für eine bessere Zusammenarbeit zu finden, wenn Sie remote arbeiten.
Stellen Sie für die Telearbeit die richtigen Personen ein
Der Rekrutierungsprozess ist eine exzellente Möglichkeit herauszufinden, ob der Bewerber gut kommunizieren kann oder nicht. Um zudem herauszufinden, ob die Person in ein virtuelles Team passt, ist es ratsam, die Gespräche über verschiedene Medien zu führen. Da Fernarbeit bestimmte Fähigkeiten im Bereich der schriftlichen und telefonischen Kommunikation benötigt, sollten Sie die Kandidaten in diesen zwei Bereichen testen. Das ideale Teammitglied für Fernarbeit überzeugt den Vorgesetzten sowohl mit seiner Kommunikations- als auch mit seiner Zeitmanagementfähigkeit.
Produktivitätsprobleme
Viele Arbeitgeber befürchten, dass ihr Team weniger produktiv ist (69% laut Owl Labs), wenn die Mitglieder nicht im Büro arbeiten. Es stimmt, dass manche Angestellten Schwierigkeiten damit haben, Deadlines einzuhalten, wenn sie remote arbeiten und niemand sie täglich beaufsichtigt. Andere jedoch arbeiten sogar zu viel und riskieren ein Burn-out, was sie ebenfalls unproduktiv werden lässt. Die Produktivität Ihres Remote-Teams kann ein echtes Problem sein, wenn es an einer gut etablierten Struktur fehlt oder die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern schlecht ist. Andere Faktoren, die die Leistung der Mitarbeiter beeinträchtigen, können langsame Reaktionszeiten oder zu viele Ablenkungen während der Arbeit sein.
Mögliche Lösungen
1) Eine gut funktionierende Struktur aufbauen
Flexibilität ist ein Hauptvorteil von Fernarbeit, doch das Fehlen einer definierten Struktur innerhalb Ihres Teams mit Fern-Mitarbeitern kann dessen Produktivität verringern. Ein Manager sollte regelmäßig die Richtlinien und Vorgehensweisen zur flexiblen Arbeitsgestaltung kontrollieren. Diese müssen verständlich, einfach und effizient sein. Alle Änderungen der Unternehmenspolitik und Geschäftspraktiken sollten rechtzeitig mitgeteilt werden.
Einige fortgeschrittene Tools für die Zusammenarbeit verfügen auch über sogenannte "Präsenzfunktionen". Diese zeigen die Verfügbarkeit von Teammitgliedern direkt über den Echtzeitstatus. Dieser zeigt den Angestellten im Büro den aktuellen Status ihrer Kollegen in Fernarbeit und jeder im Team weiß, ob die Person tatsächlich arbeitet und gerade zur Zusammenarbeit bereit ist oder nicht. Mit dieser Information können Remote-Teams ihren Anrufablauf, die Kommunikation und die Zusammenarbeit optimieren. Vorgesetzte sollten die Zusammenarbeit der externen Teams verfolgen und sie, falls nötig, anpassen.
2) Setzen Sie verbindliche Ziele
Klare und verbindliche Ziele für die Leistung festzulegen ist eine effektive Art die Produktivität anzuregen. Ein Manager sollte ganz offen kommunizieren, was von den Teammitgliedern erwartet wird. Regelmäßige Treffen können online abgehalten werden, um den Fortschritt zu verfolgen. Es ist normal, dass nicht jeder in der selben Geschwindigkeit arbeitet. Trotzdem sollte ein Vorgesetzter wissen, ob die Teammitglieder es schaffen, ihre Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Es empfiehlt sich, eine gemeinsame Deadline für die Fertigstellung des gesamten Projekts festzulegen, die für alle Beteiligten gilt. Gleichzeitig sollte es Mitarbeitern jedoch gestattet sein, die Ausführung von Mikro-Aufgaben selbst zu regeln – sie sollten sogar dazu ermutigt werden. Dies ist nützlich für die Verbesserung der Zusammenarbeit und der Effizienz des Teams.
3) Verfolgen und verwalten Sie die Leistung Ihres Teams
Die Überwachung der Leistung der Teams zeigt, ob sie ihre Arbeit erfolgreich beenden oder nicht. Legen Sie transparente KPIs fest, die für jedes Mitglied des virtuellen Teams überprüft werden. Stellen Sie extern arbeitenden Angestellten eine Anwendung zur Verfügung, die aufzeichnet, wie viele Stunden sie für ein Projekt aufwenden. Es existieren verschiedene Tools zur Leistungsüberwachung von flexibel arbeitenden Teams. Die meisten davon beinhalten eine quantitative Methode, um den persönlichen Beitrag jedes Teammitglieds zu bewerten. Die Manager sollten die Ergebnisse analysieren und überprüfen, ob das Remote-Team die Unternehmensziele erfüllt.
4) Halten Sie regelmäßige Meetings ab
Das Durchführen von Meetings mit dezentralen Mitarbeitern ist der nächste Schritt zur Verbesserung der Produktivität des Teams. Ein Feedback auf der Grundlage von Leistungsdaten ist für die Mitarbeiter wertvoll. Es bindet sie ein und steigert ihre Effizienz. Außerdem fördert es die Transparenz und schafft ein Gefühl der Verbundenheit unter den Teammitgliedern. Selbst wenn sich Kollegen an verschiedenen Orten befinden gibt es immer eine Möglichkeit, ein Meeting anzusetzen. Die verbesserten Kommunikationsmittel ermöglichen Unterhaltungen zwischen Mitarbeitern in einem über mehrere Standorte verteilten Team. Die Möglichkeit, regelmäßig mit Remote-Mitarbeitern zu sprechen, zeigt die Unterstützung der Vorgesetzten und steigert die Effizienz der Teams.
Vertrauensvolle Beziehungen zu den Mitarbeitern aufbauen
Vertrauen ist essentiell für jedes Team. Während durch tägliche persönliche Treffen einfacher eine vertrauensvolle Beziehung zwischen Kollegen aufgebaut wird, sind der Bindung an Mitarbeiter in der Fernarbeit Grenzen gesetzt. Besondere Anstrengungen sollten in "teambildende" Aktivitäten für flexibel arbeitende Mitarbeiter investiert werden. Die Vorgesetzten sollten darauf vertrauen, dass Fernarbeiter eigenständig arbeiten. Wenn sie versuchen, den Arbeitsablauf für jeden Schritt zu verwalten, könnten sich die Teammitglieder frustriert und weniger motiviert fühlen. Zum Glück, gibt es hierfür mehrere mögliche Lösungen:
1) Bestimmen Sie eine gemeinsame Vision und Mission des Unternehmens
Definieren Sie die grundlegenden Werte des Unternehmens und teilen Sie diese den außerhalb arbeitenden Angestellten mit. Wenn sie eine gemeinsame Vision haben, fühlen sie sich stärker eingebunden. Es fördert das Gemeinschaftsgefühl und stärkt die Beziehungen innerhalb des virtuellen Teams.
2) Helfen Sie virtuellen Mitarbeitern dabei, sich dem Team verbunden fühlen
Vorgesetzte sollten den Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele von Remote-Teams anerkennen. Es ist wichtig, nicht nur für arbeitsbezogene Themen persönliches Feedback zu geben. Es ist ebenfalls wichtig, persönliche Herausforderungen zu diskutieren, die die Beziehungen zu den Mitarbeitern betreffen. Vergessen Sie nicht, Remote-Mitarbeiter über die täglichen Ereignisse und Projekte des Unternehmens zu informieren. Dadurch fühlen sie sich wie ein untrennbarer Teil des Unternehmens.
3) Organisieren Sie Teambuildingmaßnahmen und regen Sie eine effektive Zusammenarbeit an
Es ist empfehlenswert, dass sich die Kollegen von außerhalb persönlich treffen. Sie können sich regelmäßig alle paar Monate persönlich treffen. Wenn das Team über die ganze Welt verstreut ist, kann dies ein- oder zweimal pro Jahr geschehen. Teambuildingaktivitäten werden normalerweise von Remote-Angestellten gern gesehen, da sie sich manchmal isoliert fühlen. Persönliche Treffen ermöglichen es ihnen, ihre Kollegen auch außerhalb der beruflichen Beziehungen kennenzulernen.
4) Stellen Sie Tools für die Zusammenarbeit und Transparenz zur Verfügung
Für die informelle Kommunikation kann ein spezieller Chat-Kanal eingerichtet werden. Die Kollegen können Geburtstagsgrüße senden, lustige Bilder austauschen oder um Empfehlungen bitten. Das Unternehmen zeigt auf diese Weise, dass es sich um ein positives Arbeitsumfeld bemüht. Denken Sie auch über die Möglichkeit nach, die unternehmenseigenen Tools zur persönlichen Interaktion zur Verfügung zu stellen. Videoanrufe sind eine großartige Lösung für bessere zwischenmenschliche Beziehungen zwischen den Mitarbeitern. Vertrauensvolle Beziehungen beruhen auf der Vorstellung, dass sich jeder an die festgelegten Regeln hält. Vorgesetzte sollten transparente Instrumente zur Zeiterfassung und zum Aufgabenmanagement verwenden. Es ist wichtig, dass sie für alle zugänglich sind. Dies verringert den Verdacht, dass einige Mitarbeiter mehr arbeiten als andere. Und alle profitieren von einer verbesserten Zusammenarbeit.
Zusammenfassung
Telearbeit bietet viele Vorteile für das Unternehmen und für die Mitarbeiter, da die moderne Arbeitswelt immer flexibler, mobiler und agiler wird. Und doch stehen beide Seiten auch vor Herausforderungen bei der Etablierung der neuen Richtlinien für eine erfolgreiche Remote-Zusammenarbeit. Dank fortschrittlicher Technologien wie der Cloud-Telefonie haben Arbeitgeber die nötigen Werkzeuge, um an verschiedenen Orten arbeitende Teams zu managen und die Angestellten können von überall aus arbeiten. Um die Herausforderungen, die damit einhergehen, zu meistern, sollten Sie auf den speziellen Kommunikationsstil Ihres Teams und zugleich auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens achten. Die beste Lösung zu finden benötigt normalerweise eine kreative Herangehensweise an die Problemlösung, außerdem müssen auch die richtigen Personen die passenden Tools erhalten.
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