Die nützlichsten Funktionen von Cloud-Telefonsystemen für KMUs

Heute ist die Implementierung eines Cloud-Telefonsystems eine zukunftsfähige Lösung, mit der selbst kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen Ihre Kommunikation verwalten können.

Cloud-Telefonsysteme verbessern die Produktivität der Teams mit ihren erweiterten Funktionen und ermöglichen somit Unternehmen aller Größen einen hochwertigen Kundendienst anzubieten. Jeder Manager weiß, dass Unternehmen, die ein besseres Kundenerlebnis bieten, diejenigen sind, die florieren und schneller wachsen. Oder einfach ausgedrückt: Die Funktionen Ihres Business-Telefonsystems sind ein wichtiger Faktor, der bestimmt, wie reibungslos und effizient die Interaktion mit Ihren Kunden abläuft. All diese integrierten Funktionen können dazu beitragen, Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und helfen Ihnen, eine erfolgreiche Verkaufsstrategie zu entwickeln.

Die Vielfalt Ihrer Business-Telefonfunktionen garantiert Ihnen, dass alle spezifischen Kommunikationsbedürfnisse bestmöglich erfüllt werden. Im nachfolgenden Artikel können Sie die 10 nützlichsten Funktionen für kleine oder mittlere Unternehmen entdecken.

10 Funktionen eines Cloud-Telefonsystems, die jedes kleine Unternehmen nutzen sollte

Ein Cloud-Telefonsystem ist nicht nur ein Tool, mit dem Sie Anrufe tätigen und empfangen können, es geht weit über diese Grundfunktionen hinaus und ist zu einer modernen Plattform für Kommunikation und Kollaboration geworden. Trotzdem behalten ein- und ausgehende Anrufe ihren Platz im Mittelpunkt zwischen all den anderen Anrufoptionen, die über das VoIP-Telefonsystem verfügbar sind, denn das Telefon gehört für kleine und mittlere Unternehmen zu den wichtigsten Kommunikationskanälen. Nachfolgend sind die wichtigsten Anruffunktionen aufgelistet, mit denen kleine Unternehmen die Verwaltung ihrer Anrufe vereinfachen können.

Weiterleitungen

Eine der nützlichsten Cloud-Telefonie-Funktionen für kleine Unternehmen ist die Rufumleitung. Sie ermöglicht es Ihnen, Anrufe von Ihrem Telefon im Büro zu einer anderen Nummer umzuleiten (zum Beispiel auf Ihr Smartphone), damit Sie nie wieder einen Anruf verpassen. Zusätzlich können Sie Regeln einrichten, damit nur bestimmte Anrufe umgeleitet werden oder damit die Anrufe nur zu bestimmten Tageszeiten umgeleitet werden. Diese Flexibilität bedeutet, dass Sie immer Zugang zu geschäftlichen Anrufen haben, ganz egal wo Sie sich gerade befinden.

Eingehende Anrufe zum richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten hilft dabei, die Probleme der Kunden schneller zu lösen. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen mit nur wenigen Leitungen oder mit einer separaten Anrufzentrale. Es handelt sich dabei um eine Funktion, mit der Sie auf verschiedenen Wegen das Kundenerlebnis verbessern können. Sie stellen sicher, dass alle Leads, Interessenten oder Kunden Sie zu jeder Zeit erreichen können, was für jedes Unternehmen äußerst wichtig ist. Darüber hinaus ermöglicht die Rufumleitung Ihnen jegliche eingehende Anrufe auf eine lokale Telefonnummer umzuleiten (mobil oder Festnetz), damit Sie eine lokale Präsenz aufbauen und Ihr Unternehmen als vertrauenswürdigen Partner etablieren können.

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Anrufweiterleitung

Anrufweiterleitung ist eine erweiterte Funktion virtueller Telefonsysteme, die für die Optimierung eingehender Anrufe genutzt wird. Sie verbindet sich mit diesen Anrufen und leitet sie basierend auf voreingestellten Regeln an einen bestimmten Mitarbeiter weiter. Der Anruf wird weitergeleitet, bevor ihn jemand entgegennimmt.

Die voreingestellten Regeln variieren je nach Business-Telefon-Lösung. Sie richten sich nach dem Anrufvolumen, der gewünschten Abteilung, der Verfügbarkeit von Mitarbeitern, Fähigkeiten und nach Sprachwünschen. Das System analysiert all diese Merkmale und entscheidet dann, an welche Nummer der Anruf weitergeleitet wird. So wird sichergestellt, dass die richtige Person sich um die Anfrage des Kunden kümmert. Die Möglichkeit, Anrufe an einen Kundenberater weiterzuleiten, der helfen kann, gewährleistet ein produktives und effizientes Kundensupport-Management. Dies ist ein Vorteil, den kein Unternehmen einfach ignorieren kann, da er unter anderem die Kundenbindung erhöht.

Der ganze Prozess kann dank der VoIP-Funktionen Ihres Telefonsystems automatisiert werden. Daraus resultiert wiederum eine andere erweiterte Funktion: die automatisierte Anrufverteilung.

Automatische Anrufvermittlung

Die automatische Anrufvermittlung gilt heute als eine der Top-Funktionen von Cloud-Telefonsystemen, da sie die Verwaltung des Anrufflusses vereinfacht und gleichzeitig beschleunigt. Das System leitet den eingehenden Anruf automatisch an den richtigen Mitarbeiter weiter, basierend auf den vordefinierten Regeln zur Anrufweiterleitung. Einer der größten Vorteile des sogenannten digitalen Rezeptionisten für kleine Unternehmen ist, dass er den Anruffluss beschleunigt. 

Zu den beliebtesten Eigenschaften der automatischen Anrufvermittlung gehören Wartemusik und aufgezeichnete Nachrichten. Dies ist auch eine praktische Lösung für kleine Unternehmen und Freelancer, die eine automatisierte Hilfe benötigen, um ihr geringes bis mäßiges Anrufaufkommen zu bewältigen.

Für Unternehmen mit einem starken Anrufaufkommen bieten Cloud-Telefonsysteme eine IVR-Funktion (ein Sprachdialogsystem). IVR ist eine mehrstufige automatische Anrufvermittlung, die eine hohe Anpassungsfähigkeit der Ansagen und der Weiterleitung an mehrere Nummern bietet. 

IVR

Mit IVR können Sie ein Telefonmenü mit einer Anleitung erstellen, mit deren Hilfe ein Anrufer direkt eine bestimmte Abteilung, Gruppe oder Person erreichen kann. Es handelt sich hierbei um die automatisierte Funktion eines Telefonsystems mit der Ihre Anrufer immer den richtigen Mitarbeiter erreichen und Informationen erhalten über eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit voraufgezeichneten Nachrichten.

Kleine und mittlere Unternehmen sind mit IVR dazu in der Lage, ihre Kunden schnell und einfach an die passende Kontaktperson oder Abteilung weiterzuleiten. Die Funktion ermöglicht ihnen einen verbesserten und effizienteren Kundensupport. Ein verbesserter Kundenservice ist aber nicht der einzige Vorteil von IVR, weitere Vorteile sind zum Beispiel:

• bessere Lead-Konvertierung
• Zeitersparnis für Kunden und Mitarbeiter
• höhere Kundenbindung und Profite

Anrufanalysen

Cloud-Telefonsysteme verfügen über eine Analysefunktion, mit der Firmeninhaber den Erfolg Ihrer Vertriebs- und Marketingkampagnen verfolgen können. Die Daten werden über ein leicht verständliches grafisches Interface präsentiert, wodurch Sie einfach erkennen können, welche Maßnahmen funktionieren und wo Verbesserungsbedarf besteht. Zusätzlich bieten Cloud-Telefonsysteme Informationen über die Dauer jedes Anrufs und über die Anzahl verbundener und abgebrochener Anrufe.

Diese Daten helfen Unternehmen dabei, das Kundenverhalten zu verstehen und möglicherweise zu verbessernde Bereiche zu identifizieren. Wenn zum Beispiel ein großer Anteil der Anrufe unterbrochen wird, lohnt es sich vermutlich herauszufinden, ob das Produkt oder der Service den Anforderungen der Kunden entspricht. Letztendlich können diese Daten genutzt werden, um Berichte für Verwaltungs- oder Finanzierungszwecke zu erstellen.

CRM-Integration

Viele Cloud-Telefonsysteme verfügen über eine CRM-Integration und erlauben es so Unternehmen, die Kontaktinformationen der Kunden innerhalb ihres Telefonsystems zu verwalten. Die Integration erleichtert es Ihrem Unternehmen, die Interaktionen mit Kunden zu verfolgen und stellt gleichzeitig sicher, dass alle Kundendaten akkurat und auf dem neuesten Stand sind. Das integrierte CRM-Tool erlaubt es Unternehmen, personalisierte Anrufskripte zu erstellen sowie Anrufe aufzuzeichnen und sie zur späteren Verwendung zu speichern. Darüber hinaus können Cloud-Telefonsysteme mit einer CRM-Integration automatisch Kontaktinformationen in das System einspeisen, wenn ein Kunde angerufen wird.

Einer der größten Vorteile der Integration ist, dass Mitarbeiter von einem einzigen Ort aus auf alle Daten zugreifen können. Dies optimiert die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen Teams.

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Voicemail zu E-Mail

Diese Funktion ermöglicht das Versenden von Sprachnachrichten als Audiodatei direkt an eine E-Mail Adresse Ihrer Wahl. Sie haben zudem die Wahl, die Nachrichten zu einem Text transkribieren zu lassen und als Mail zu verschicken. Diese Funktion ist sehr nützlich für kleine Unternehmen, da sie so Ihre Mailbox nicht jeden Tag abhören müssen. Sprachnachrichten können schnell angehört und in Ihrem E-Mail-Posteingang verwaltet werden

Videokonferenzen

Cloud-Telefonsysteme verfügen über Videokonferenz-Möglichkeiten, mit denen Sie Online-Meetings mit Kunden und Kollegen abhalten können. Damit haben Sie die Möglichkeit, ihnen Produktdemonstrationen, Präsentationen und Trainings zur Verfügung zu stellen. Durch Videokonferenzen können Sie Reisekosten reduzieren, indem Sie Meetings online abhalten anstatt in Person. Zusätzlich verbessern sie die Kommunikation innerhalb Ihrer Teams, da alle Teammitglieder unabhängig ihres Aufenthaltsorts effektiv miteinander kommunizieren können. 

Unternehmen, die Videokonferenztools nutzen, berichten oft, dass sie damit Zeit und Geld sparen sowie ihre Produktivität erhöhen konnten. Diese Tools erlauben es selbst kleinen Unternehmen flexiblere Möglichkeiten zu nutzen, wie Bewerbungsgespräche aus der Ferne zu führen, Teammeetings abzuhalten oder Geschäftsverhandlungen zu führen.

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Rufnummernportierung

Cloud-Telefonsysteme sind außerdem dazu in der Lage Rufnummern zu portieren, Unternehmen können also ihre Nummern behalten, wenn sie den Anbieter wechseln. Diese Funktion ist sehr nützlich für Unternehmen mit vielen Kunden, die sie über eine neue Rufnummer informieren müssten. Wenn Sie ihre Rufnummern behalten, obwohl Sie den Anbieter wechseln, garantieren Sie damit die Kontinuität Ihrer Dienste, da Sie keine wichtigen Anrufe während der Übergangsphase verpassen.

Bei Cloud-Telefonsystemen mit einer Option zur Rufnummernportierung läuft dieser Prozess für gewöhnlich einfach und ohne Probleme ab. Die Rufnummernportierung hilft Ihnen auch dabei, Störungen zu minimieren, die durch den Wechsel des Telefonsystems hervorgerufen werden können. Sie hilft Unternehmen ebenfalls dabei, ihr Branding und ihren Ruf zu wahren.  

Click-to-Call

Eine weitere Option, die Cloud-Telefonsysteme bieten, ist Click-to-Call oder Click-to-Dial als webbasierte oder mobile Lösung. Damit können Supportmitarbeiter Anrufe tätigen, indem sie auf eine Nummer auf ihrem Bildschirm klicken. Diese Funktion ist besonders nützlich für Unternehmen, die viele Online-Verkäufe durchführen. Mit der Click-to-Call Funktion müssen Sie Nummern nicht mehr manuell wählen, sparen so Zeit und verringern die Gefahr von Eingabefehlern. Zusätzlich behalten Sie damit die Übersicht über alle Anrufaktivitäten. 

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Cloud-Telefonsysteme sind die richtige Lösung für kleine und mittlere Unternehmen, die durchgehend produktiv und effizient arbeiten wollen. Sie bieten eine Reihe von Funktionen, die Ihnen mit Aufgaben wie z.B. der Rufumleitung, Anrufanalysen, automatischer Anrufvermittlung und Voicemail helfen. Diese Funktionen verbessern die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens und gleichzeitig behalten Sie den Überblick über alle Anrufe. Zusammengefasst sind Cloud-Telefonsysteme eine großartige Investition für jedes kleine Unternehmen. Dank der vielfältigen Funktionen erhalten kleine und mittlere Unternehmen Zugang zu Funktionen auf Unternehmensebene, die Ihren Teams eine hohe Flexibilität garantieren sowie Servicekontinuität unter allen Umständen.

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