Die nützlichsten Funktionen von Cloud-Telefonsystemen für KMUs

VoIP-Headset

Die Implementierung eines Cloud-Telefonsystems ist heute eine zukunftssichere Lösung für kleine Unternehmen, um ihre Kommunikation mit begrenzten Ressourcen zu verwalten.

Cloud-Telefoniesysteme verbessern die Produktivität von Teams mit erweiterten Funktionen und ermöglichen es Unternehmen jeder Größe, einen qualitativ hochwertigen Kundenservice zu bieten. Jeder Manager oder Firmeninhaber weiß, dass Unternehmen, die eine bessere Kundenerfahrung bieten, schneller florieren und wachsen. Ihre business phone system-Funktionen sind ein Schlüsselfaktor, der definiert/bestimmt, wie reibungslos und effizient die Interaktion mit Ihren Kunden sein wird. All diese integrierten/eingebauten Funktionen können Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und Ihnen helfen, eine erfolgreiche Verkaufsstrategie zu entwickeln.

Die Vielfalt der Funktionen Ihres Geschäftstelefons stellt sicher, dass Ihre spezifischen Kommunikationsbedürfnisse bestmöglich erfüllt werden. Im folgenden Artikel finden Sie 10 der nützlichsten Funktionen für Ihr kleines oder mittleres Unternehmen.

10 Funktionen eines Cloud-Telefonsystems, die jedes kleine Unternehmen nutzen sollte

Ein Cloud-Telefonsystem ist nicht nur ein einfaches Werkzeug zum Tätigen und Empfangen von Anrufen. Es ist über diese grundlegende Funktionalität hinausgegangen und hat sich zu einer fortschrittlichen Kommunikations- und Kollaborationsplattform entwickelt. Dennoch haben eingehende und ausgehende Anrufe ihren primären Platz unter allen Anrufoptionen, die über eine VoIP-Telefonanlage zur Verfügung stehen, da sie einer der wichtigsten Kommunikationskanäle für kleine und mittlere Unternehmen sind. Nachfolgend sind die wichtigsten Anruffunktionen aufgeführt, die es kleinen Unternehmen ermöglichen, die Verwaltung des Anrufflusses zu erleichtern.

Weiterleitungen

Rufumleitung

Die Anrufweiterleitung ist eine der nützlichsten Cloud-Telefonie-Funktionen für kleine Unternehmen. Sie ermöglicht es Ihnen, Anrufe von Ihrem Bürotelefon an eine andere Nummer, z. B. Ihr Mobiltelefon, weiterzuleiten und so sicherzustellen, dass Sie keinen Anruf verpassen. Darüber hinaus können Sie Regeln einrichten, so dass nur bestimmte Anrufe weitergeleitet werden oder alle Anrufe zu bestimmten Tageszeiten weitergeleitet werden. Diese Flexibilität bedeutet, dass Sie immer Zugang zu Ihren geschäftlichen Anrufen haben, egal, wo Sie sich befinden. Die Anrufweiterleitung ist eine VoIP-Funktion, die besonders für Unternehmen, die unterwegs sind, hilfreich ist.

Die Weiterleitung eingehender Anrufe an den richtigen Agenten ermöglicht es Ihnen, Kundenprobleme schneller zu lösen. Diese Funktion ist auch für Unternehmen mit nur wenigen Telefonleitungen oder einem separaten Callcenter nützlich. Mit dieser Funktion können Sie das Telefonerlebnis Ihrer Kunden in mehrfacher Hinsicht verbessern. Es ist für jedes Unternehmen von größter Bedeutung, dass jeder Interessent oder Kunde Sie jederzeit erreichen kann. Schließlich können Sie mit der Anrufweiterleitung alle eingehenden Anrufe an lokale Telefonnummern - Mobil- und Festnetz - weiterleiten, um eine lokale Präsenz aufzubauen und Ihr Unternehmen als vertrauenswürdigen Partner zu etablieren.

Finden Sie heraus, welche Cloud-Telefonsystems von Mixvoip Funktionen sind für Ihr Unternehmen am nützlichsten!

Anrufweiterleitung

Anrufweiterleitung

Die Anrufweiterleitung ist eine erweiterte Funktion virtueller Telefonsysteme, die eingehende Anrufe optimiert. Sie stellt eingehende Anrufe in eine Reihe, bevor sie auf der Grundlage voreingestellter Weiterleitungsregeln an einen bestimmten Agenten weitergeleitet werden. Der Anruf wird weitergeleitet, bevor jemand ihn entgegennimmt.

Die vorher festgelegten Kriterien variieren zwischen den verschiedenen Business-Telefonlösungen. Sie basieren auf dem Anrufvolumen, der angefragten Abteilung, der Verfügbarkeit des Agenten, seinen Fähigkeiten und der bevorzugten Sprache. Das System analysiert all diese Attribute, um zu entscheiden, an welche Nummer der Anruf weitergeleitet werden soll. So wird sichergestellt, dass die richtige Person die Anfrage des eingehenden Kunden bearbeitet. Die Möglichkeit, Anrufe an einen Kundenbetreuer weiterzuleiten, der helfen kann, sorgt für ein produktives und effizientes Kundensupport-Management. Dies ist ein Vorteil, den kein Unternehmen ignorieren kann, da es die Kundenbindung und -loyalität erhöht.

Der ganze Prozess kann dank der VoIP-Funktionen Ihres Telefonsystems automatisiert werden. Daraus resultiert wiederum eine andere erweiterte Funktion: die automatisierte Anrufverteilung.

Automatische Anrufvermittlung

KI-Roboter mit Headset

Die automatische Vermittlung gilt als eine der wichtigsten Funktionen von Cloud-Telefonsystemen, da sie die Verwaltung des Anrufflusses vereinfacht und beschleunigt. Sie ermöglicht es Ihnen, einen Live-Empfangsmitarbeiter zu überspringen, da das System den eingehenden Anruf auf der Grundlage der vordefinierten Regeln für die Anrufweiterleitung automatisch an den richtigen Agenten weiterleitet. Einer der wichtigsten Vorteile dieses so genannten digitalen Empfangsmitarbeiters für kleine Unternehmen besteht darin, dass Sie sich schneller durch den Anruffluss bewegen können. 

Zu den beliebtesten Merkmalen des Auto-Attendant gehören Warteschleifenmusik und aufgezeichnete Nachrichten. Er ist eine praktische Lösung für kleine Unternehmen und Freiberufler, die eine automatisierte Hilfe benötigen, um ihr kleines bis mittleres Anrufaufkommen effizient zu verwalten.

Für Unternehmen mit einem starken Anrufaufkommen bieten Cloud-Telefonsysteme eine IVR-Funktion (ein Sprachdialogsystem). IVR ist eine mehrstufige automatische Anrufvermittlung, die eine hohe Anpassungsfähigkeit der Ansagen und der Weiterleitung an mehrere Nummern bietet. 

IVR

IVR

Mit IVR können Sie ein Telefonmenü mit einer Anleitung erstellen, mit deren Hilfe ein Anrufer direkt eine bestimmte Abteilung, Gruppe oder Person erreichen kann. Es handelt sich hierbei um die automatisierte Funktion eines Telefonsystems Funktion, die es Ihren Anrufern ermöglicht, den richtigen Service-Agenten zu erreichen und über eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit aufgezeichneten Nachrichten Informationen abzurufen.

Kleine und mittlere Unternehmen sind mit IVR dazu in der Lage, ihre Kunden schnell und einfach an die passende Kontaktperson oder Abteilung weiterzuleiten. Die Funktion ermöglicht ihnen einen verbesserten und effizienteren Kundensupport. Ein verbesserter Kundenservice ist aber nicht der einzige Vorteil von IVR, weitere Vorteile sind zum Beispiel:

• bessere Lead-Konvertierung
• Zeitersparnis für Kunden und Mitarbeiter
- höhere Kundenbindung und Gewinne

Anrufanalysen

Anrufanalysen

Cloud-Telefonsysteme verfügen über Funktionen zur Anrufanalyse, mit denen Unternehmen den Erfolg ihrer Vertriebs- und Marketingkampagnen nachverfolgen können. Diese Daten werden in einer leicht verständlichen grafischen Oberfläche dargestellt, so dass sich leicht erkennen lässt, welche Marketingmaßnahmen erfolgreich sind und wo Verbesserungen vorgenommen werden können. Darüber hinaus liefern Cloud-Telefonsysteme Informationen darüber, wie lange jeder Anruf gedauert hat und wie viele Anrufe verbunden oder getrennt wurden.

Diese Daten können Unternehmen dabei helfen, das Kundenverhalten zu verstehen und mögliche Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Wenn beispielsweise ein hoher Prozentsatz der Anrufe unterbrochen wird, könnte es sich lohnen, zu untersuchen, ob das Produkt oder der Dienst den Kundenbedürfnissen entspricht. Schließlich können diese Daten auch zur Erstellung von Berichten für Management- oder Finanzierungszwecke verwendet werden.

CRM-Integration

CRM-Lösungen

Viele Cloud-Telefonsysteme bieten eine CRM-Integration, die es Unternehmen ermöglicht, Kundenkontaktinformationen innerhalb ihres Telefonsystems zu verwalten. Die Integration erleichtert es Unternehmen, den Überblick über Kundeninteraktionen zu behalten, und trägt dazu bei, sicherzustellen, dass alle Kundendaten korrekt und aktuell sind. Das integrierte CRM ermöglicht es Unternehmen, benutzerdefinierte Anrufskripte zu erstellen sowie Anrufe aufzuzeichnen und für spätere Referenzzwecke zu speichern. Darüber hinaus können Cloud-Telefonsysteme mit CRM-Integration automatisch Kontaktinformationen einpflegen, wenn ein Kunde im CRM-System angerufen wird.

Der größte Vorteil der Integration von CRM und business phone system besteht darin, dass die Mitarbeiter von einem einzigen Ort aus auf alle Daten zugreifen können, was die Kommunikation und die Zusammenarbeit zwischen den Teams vereinfacht.

Finden Sie die beste CRM-Software für kleine Unternehmen im Jahr 2022!

Voicemail zu E-Mail

Mit dieser Funktion der Cloud-Telefonanlage können Sprachnachrichten als Audiodatei-Anhang direkt an eine E-Mail-Adresse Ihrer Wahl gesendet werden, was die Organisation und Verwaltung Ihrer Sprachnachrichten erleichtert. Sie können sie auch in Text umwandeln und als E-Mail versenden lassen. Das ist eine sehr nützliche Funktion für kleine Unternehmen, da sie so nicht jeden Tag ihre Sprachnachrichten abhören müssen. Sprachnachrichten können einfach abgehört und verwaltet werden, indem Sie sie in Ihrem E-Mail-Posteingang lesen.

Videokonferenzen

Videoanruf

Cloud-Telefonsysteme verfügen über Videokonferenz-Möglichkeiten, mit denen Sie Online-Meetings mit Kunden und Kollegen abhalten können. Damit haben Sie die Möglichkeit, ihnen Produktdemonstrationen, Präsentationen und Trainings zur Verfügung zu stellen. Durch Videokonferenzen können Sie Reisekosten reduzieren, indem Sie Meetings online abhalten anstatt in Person. Zusätzlich verbessern sie die Kommunikation innerhalb Ihrer Teams, da alle Teammitglieder unabhängig ihres Aufenthaltsorts effektiv miteinander kommunizieren können. 

Unternehmen, die in ihr Telefonsystem integrierte Videokonferenz-Tools nutzen, berichten häufig, dass sie dadurch Zeit und Geld sparen und ihre Produktivität steigern konnten. Auch kleinere Unternehmen können so flexiblere Möglichkeiten nutzen, z. B. Vorstellungsgespräche, Teambesprechungen oder Geschäftsverhandlungen aus der Ferne führen.

Beginnen Sie jetzt Ihr Videomeeting mit Mixvoip!

Rufnummernportierung

Cloud-Telefonsysteme können Nummern portieren, so dass Unternehmen ihre bestehende Telefonnummer beim Wechsel zu einem neuen Telekommunikationsanbieter beibehalten können. Diese Funktion ist hilfreich für Unternehmen mit vielen Kunden, die daran gewöhnt sind, eine bestimmte Nummer anzurufen. Die Beibehaltung Ihrer geschäftlichen Telefonnummern auch bei einem Wechsel des Telekommunikationsanbieters gewährleistet die Servicekontinuität, da Sie während der Übergangszeit keine wichtigen Anrufe verpassen.

Cloud-Telefonsysteme, die eine Rufnummernportierung anbieten, machen den Prozess einfach und leicht durchführbar. Die Portierung von Rufnummern trägt auch dazu bei, die durch den Wechsel zu einem neuen Telefonsystem verursachten Unterbrechungen zu minimieren. Darüber hinaus kann sie Unternehmen helfen, ihr Markenimage und ihren Ruf zu wahren.  

Click-to-Call

Click-to-Call

Cloud-Telefonsysteme bieten Click-to-Call- oder Click-to-Dial-Optionen als webbasierte oder mobile Lösung. Mit ihrer Hilfe können Kundenbetreuer Anrufe tätigen, indem sie auf eine Nummer auf ihrem Computerbildschirm klicken. Diese Funktion ist nützlich für wachsende Unternehmen, die viele Online-Verkäufe tätigen. Die Click-to-Call-Funktion macht die manuelle Eingabe von Nummern überflüssig, was Zeit spart und die Gefahr von Fehlern verringert. Darüber hinaus bietet sie eine bequeme Möglichkeit für Unternehmen, ihre Anrufaktivitäten zu verfolgen. 

Testen Sie die Click-to-Call Option und optimieren Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden!

Cloud-Telefonsysteme sind die richtige Lösung für kleine Unternehmen, um produktiv und effizient zu bleiben. Sie bieten eine Reihe von Funktionen, die bei Aufgaben wie der Anrufweiterleitung, der Anrufanalyse, der automatischen Vermittlung und der Voicemail helfen können. Diese Funktionen können die Kommunikation innerhalb des Unternehmens verbessern und verfolgen, wie Anrufe getätigt werden. Insgesamt sind Cloud-Telefonsysteme eine großartige Investition für jedes kleine Unternehmen. Dank ihrer Funktionen haben kleine und mittlere Unternehmen Zugang zu Funktionen auf Unternehmensebene. Dies gewährleistet eine hohe Flexibilität für die Teams und die Kontinuität des Kundendienstes unter allen Umständen.

Verpassen Sie keine News oder Artikel mehr!