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Les conférences téléphoniques – la solution parfaite pour vos réunions professionnelles

Qu’est-ce qu’une conférence téléphonique ?

Une conférence téléphonique désigne un appel téléphonique auquel plusieurs interlocuteurs participent. Ainsi, des interlocuteurs situés dans différents endroits peuvent assister à une réunion professionnelle virtuelle plutôt que de se réunir en personne.
Des services d’audioconférence sont disponibles partout à travers le monde, sur n’importe quel appareil, 24 heures sur 24. Cette souplesse en fait l’outil de communication idéal pour les entreprises dotées de :

• équipes à distance
• multiples bureaux
• partenaires
• clients éloignés

Mettre à profit le potentiel des conférences téléphoniques favorise l’efficacité et augmente le rendement de votre entreprise.

Salle de conférence virtuelle gratuite

call conferencing woman

Aperçu

Les conférences téléphoniques constituent l’un des outils les plus adaptés au monde des affaires, car elles éliminent les obstacles géographiques et le besoin d’être présent en personne. Simples et très accessibles, elles sont devenues le moyen de communication quotidien privilégié de bien des entreprises.


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Avantages d’une conférence téléphonique

Les avantages des conférences téléphoniques ont fait de l’audioconférence un élément essentiel au fonctionnement d’une entreprise lucrative.

Optimisation des coûts de fonctionnement

L’attrait principal de l’audioconférence est la réduction des coûts. Les services de conférence téléphonique sont fournis par des vendeurs spécialisés et des fournisseurs de téléphonie cloud. Ces derniers offrent des tarifs mensuels concurrentiels et des salles de conférence virtuelle gratuites sont généralement incluses dans le forfait mensuel de l’entreprise.

Les conférences téléphoniques sont habituellement configurées via des numéros d’accès locaux, ce qui réduit grandement les frais associés. Les coûts d’organisation d’une audioconférence sont minimes, et ce, quelle que soit la durée et l’heure de l’appel.

De plus, les conférences téléphoniques réduisent considérablement la nécessité de se rencontrer en personne. Il en découle une diminution des frais de déplacement et d’hébergement pour voyage d’affaires. Collègues, partenaires et clients partout dans le monde peuvent aisément partager des renseignements et des idées via un simple service téléphonique.

La simplicité de l’audioconférence

La configuration et la gestion de services de conférence téléphonique sont un jeu d’enfant. Ces services jouissent d’un avantage considérable du fait qu’ils utilisent l’une des technologies les plus répandues au monde – le téléphone. Il suffit de presser 3 touches pour créer une salle de conférence virtuelle gratuite et pour inviter les participants à vous y rejoindre.

Les participants à votre réunion professionnelle peuvent être situés n’importe où dans le monde. Seules une connexion téléphonique ou connexion Internet fonctionnelles sont requises. La simplicité des conférences téléphoniques et leur facilité d’utilisation en font un outil de collaboration essentiel.

Les conférences téléphoniques sont très accessibles

Il est possible de participer à une conférence téléphonique sur n’importe quel appareil. Une audioconférence peut être organisée n’importe où. Les appareils mobiles avec accès Internet peuvent aussi participer.

Inutile de se trouver à un endroit précis au moment de la réunion professionnelle. Les invités peuvent se joindre à la réunion via un téléphone fixe, un téléphone mobile, une tablette, un ordinateur portable ou un système d’audioconférence multifonctionnel comme le Yealink CP960.

conference phone system yealink

Les conférences téléphoniques représentent une économie de temps

La simplicité et la grande accessibilité des conférences téléphoniques constituent des éléments majeurs pour les entreprises, puisque cela leur permet de gagner un temps précieux. Lorsqu’une décision importante doit être prise rapidement, une conférence téléphonique peut être organisée en un rien de temps. Ainsi, chacun peut partager ses idées et commentaires sur les problèmes à résoudre du confort de son bureau.

L’efficacité des audioconférences

Les conférences téléphoniques permettent aux décideurs de se réunir dès que le besoin s’en fait sentir, pour une discussion en temps réel. L’audioconférence permet aux responsables d’une organisation de mener des appels commerciaux efficaces. Elle favorise également une bonne communication avec les clients actuels.


L’audioconférence peut jouer un rôle charnière pour une entreprise souhaitant faire passer son message aux bonnes personnes. Une communication écrite est facilement égarée, ignorée ou mal comprise. En revanche, une conférence téléphonique transmet le message sans ambiguïté et garantit que les discussions restent centrées sur le sujet.

Communications fréquentes et efficaces

Les services de conférence téléphonique sont disponibles partout, en tout temps. L’entreprise peut ainsi aisément organiser une réunion de dernière minute. L’organisation est plus souple et en mesure de s’ajuster rapidement au contexte commercial. Les conférences téléphoniques sont un outil de collaboration fiable qui favorise une communication productive en interne comme en externe.

L’audioconférence abolit les distances géographiques

Les entreprises modernes ont souvent une présence globale. Grâce aux conférences téléphoniques, collègues, clients et partenaires à l’étranger restent en contact, quelle que soit leur position géographique. Des questions commerciales sont traitées même si les participants ne se trouvent pas physiquement dans la même salle de conférence. Pour l’entreprise, cela représente une réduction importante des frais de déplacement, une économie de temps et une optimisation de ses ressources.

Particularités d’une conférence téléphonique

Les fournisseurs de services d’audioconférence offrent plusieurs fonctionnalités avancées à leurs clients commerciaux. L’entreprise choisit le forfait voulu en fonction du nombre de conférences téléphoniques anticipées.

Services d’audioconférence gratuits

Les fournisseurs de téléphonie cloud et les vendeurs de services d’audioconférence offrent parfois à leurs clients des téléconférences gratuites. Ces conférences téléphoniques gratuites font partie du forfait mensuel de l’entreprise. Avec cette fonctionnalité gratuite, aucun frais d’annulation ou de désactivation, et pas d’engagement à long-terme.


Lorsqu’une société utilise des services de téléconférence, l’hôte de la réunion peut créer et animer une salle de conférence virtuelle en un rien de temps. Les participants sont invités à se joindre à la réunion en composant un numéro de téléphone local prédéterminé et un code d’accès spécial.


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Enregistrement de la conférence

Les conférences téléphoniques peuvent être enregistrées et téléchargées en différents formats audio. Certaines fonctionnalités avancées des services gratuits d’enregistrement de conférence permettent l’envoi du fichier aux participants via email. C’est un outil très utile, particulièrement pour analyser la discussion.

Appels internationaux

Grâce aux services de conférence téléphonique, une entreprise peut établir un appel international via un numéro de téléphone local. Cette option réduit les coûts associés, puisque généralement les frais d’appel locaux s’appliquent, quelle que soit la destination ou la durée de la conférence téléphonique.

Les participants se connectent simplement à l’aide du numéro d’accès international pour leur pays, suivi par un code PIN fourni par l’hôte de la réunion.

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Gestion des appels

Une conférence téléphonique est plus efficace et mieux réussie lorsque les paramètres de l’appel sont bien contrôlés. Le bouton Mute est un outil important pendant une audioconférence. La mise en sourdine vous permet de grandement réduire les perturbations causées par le bruit de fond, mais cela signifie bien sûr que la personne dont la ligne est en sourdine ne peut pas participer.

L’hôte peut également mettre en sourdine ou activer des lignes individuelles afin de minimiser les perturbations pendant la réunion et animer la discussion. Toutefois, des participants sont ainsi exclus de la discussion en cours.

Voilà pourquoi bien des sociétés préfèrent utiliser un système de conférence téléphonique professionnel dans leur salle de réunion. Ces outils avancés incluent une technologie intégrée de réduction du bruit qui supprime le bruit ambiant, tout en permettant à l’orateur de se faire entendre.

La présence de bruit de fond est l’un des problèmes majeurs de l’audioconférence.
Découvrez comment l’éviter pour des réunions à distance productives.

 

 

Musique d’attente personnalisée

Certains fournisseurs permettent aux entreprises de personnaliser la musique d’attente. Il en résulte une meilleure expérience d’attente pour les participants. Le choix de la bonne musique transmet un message et s’inscrit dans le cadre de la communication sur votre marque avec vos partenaires, clients ou collègues.

Webconférence

Une entreprise peut organiser une conférence téléphonique et tenir une réunion professionnelle directement sur un navigateur Web à l’aide des logiciels de téléphonie par Internet. Pour débuter une discussion via un softphone, une connexion Internet haute vitesse et un niveau audio de bonne qualité sont requis. 

Créer un nombre illimité de salles de petits groupes

Certains fournisseurs de service offrent la possibilité de créer plusieurs « sous-comptes » utilisateur. La société peut ainsi mieux organiser les communications associées à un projet en particulier.


Le sous-compte autorise plus d’un utilisateur à initier une conférence téléphonique à partir du même compte, en même temps. Cette option se révèle utile lorsque les participants souhaitent poursuivre la discussion en petits groupes

Salles de réunion virtuelles instantanées

Les données analytiques fournissent à l’entreprise des renseignements probants sur ses communications commerciales. Les indicateurs mesurés présentent à l’organisation des informations sur la manière dont chaque employé ou département utilise les conférences téléphoniques.

Fonction d’appel pour ajouter des participants

La fonction d’appel permet à l’hôte d’appeler plusieurs utilisateurs simultanément, à partir du même appareil. Il suffit aux participants de répondre au téléphone pour être connectés à la réunion. En fonction des besoins individuels de chaque entreprise, certaines préfèrent cette option plutôt que de demander à chaque participant de composer un numéro pour se joindre à la réunion.

Fonction d’appel pour ajouter des participants

La fonction d’appel permet à l’hôte d’appeler plusieurs utilisateurs simultanément, à partir du même appareil. Il suffit aux participants de répondre au téléphone pour être connectés à la réunion. En fonction des besoins individuels de chaque entreprise, certaines préfèrent cette option plutôt que de demander à chaque participant de composer un numéro pour se joindre à la réunion.

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Comment configurer une conférence téléphonique ?

Configurer et gérer une conférence téléphonique se résume à quelques étapes simples :

  • Les fournisseurs de service offrent parfois aux entreprises l’accès gratuit au système d’audioconférence, autrement la société doit créer un compte dans le système.

L’hôte peut ainsi créer une salle de réunion virtuelle sans devoir ouvrir une session au moyen de son identifiant et mot de passe. Avec la seconde option, le modérateur doit ouvrir une session dans le compte de l’entreprise avant d’initier une conférence téléphonique.

  • L’équipement requis pour la tenue d’une conférence téléphonique doit être disponible

L’équipement nécessaire varie en fonction de l’appareil utilisé pour l’audioconférence. Un softphone accompagné d’un casque d’écoute, un téléphone mobile ou une tablette avec microphone intégré peuvent être utilisés. Les petites et moyennes entreprises préfèrent souvent utiliser un système de conférence téléphonique spécialisé offrant plusieurs fonctionnalités avancées.

  • Planifier une réunion

Les différents fuseaux horaires et heures de travail des participants, le cas échéant, doivent être pris en compte lors de l’organisation d’une conférence téléphonique. Une fois la date et l’heure qui conviennent le mieux choisies, l’hôte doit inviter les participants à assister à la réunion professionnelle.

  • Inviter les participants

Des invitations précisant la date et l’heure exactes (dans les différents fuseaux horaires, le cas échéant) sont envoyées via email ou messagerie instantanée. Un code d’accès à la réunion est généré et envoyé avec la liste des numéros d’accès.

  • L’hôte et les participants entrent dans la salle de réunion virtuelle

Pour se joindre à la conférence téléphonique, les participants doivent composer un numéro d’accès particulier et entrer le code d’accès (PIN). Ce PIN constitue un niveau de sécurité supplémentaire pour la conférence téléphonique.

  • Débuter la collaboration
call meeting invitation

La conférence téléphonique – un élément essentiel à la réussite de votre entreprise 

Les conférences téléphoniques peuvent être un facteur important du succès d’une entreprise. Les avantages incontestables qui y sont associés en font une composante essentielle de la stratégie de communication commerciale de toute société possédant des bureaux, des clients et des partenaires à distance.


Les conférences téléphoniques peuvent être utilisées dans une vaste panoplie d’activités commerciales.

  • Mettre en contact les employés avec des clients actuels ou potentiels
  • Discuter de la stratégie de l’entreprise avec différents départements
  • Résoudre rapidement des questions importantes survenant à l’improviste
  • Partager des fichiers et recevoir des commentaires et des retours
  • Mener des entretiens d’embauche à distance
  • Formation à l’interne d’employés ou de partenaires
  • Animer des consultations avec les parties prenantes

Que vous soyez une petite, moyenne ou grande entreprise, la téléconférence présente des attraits considérables.

Réduction des frais de téléphonie pour l’entreprise

Les entreprises rentables cherchent sans cesse à minimiser leurs coûts. Opter pour des conférences téléphoniques gratuites, plutôt que des services d’audioconférence coûteux facturés à l’appel, est une option que toutes les entreprises devraient envisager. Certains fournisseurs de téléphonie cloud incluent l’audioconférence dans les services supplémentaires gratuits offerts dans les forfaits commerciaux.

Réduction des frais de déplacement 

Les téléconférences permettent de réduire les frais de déplacement pour voyage d’affaires. Inutile d’être présent en personne pour une réunion par conférence téléphonique. La réduction des notes de frais aura un impact positif sur votre budget mensuel.

Réduction des frais d’hébergement

Une conférence téléphonique peut se tenir n’importe où et les participants peuvent s’y joindre de leur position géographique respective. Le siège social de l’entreprise, un bureau à la maison, un espace de travail commun ou un café – choisissez l’endroit qui vous convient. La réduction importante des frais d’hébergement pour voyage d’affaires permet à l’entreprise de redistribuer ses ressources financières.

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Optimiser le temps passé en réunion

En plus des avantages financiers manifestes, la téléconférence est aussi un moyen d’économiser du temps. Avec les conférences téléphoniques, le temps est consacré à la réunion professionnelle en soi, plutôt qu’à des déplacements pour s’y rendre. L’entreprise peut ainsi adopter une approche à plus long-terme et prévoir des réunions professionnelles à intervalles réguliers.

De plus, les participants peuvent continuer leur travail respectif en attendant que tous les participants se joignent à la conférence téléphonique. On évite ainsi la frustration de faire le pied de grue dans une salle de conférence vide en attendant les autres participants à une rencontre en personne.

Améliorer la productivité des réunions

Les équipes ou les clients un peu partout sur la planète peuvent facilement se joindre à la réunion professionnelle de leur position géographique respective. En mettant à profit les options offertes par la téléconférence, le temps imparti à la réunion est de meilleure qualité. Tant que tous les participants respectent l’étiquette en vigueur, les conférences téléphoniques contribuent à augmenter le rendement des équipes de travail.

Meilleure collaboration entre équipes

L’audioconférence permet aux équipes travaillant sur un projet en particulier de coopérer de manière active. La simplicité de l’organisation et de la participation à une réunion à distance et l’accès aisé à cet outil encouragent les collègues à s’impliquer davantage. En permettant des réunions de dernière minute pour discuter de questions urgentes, les conférences virtuelles sont devenues des espaces de collaboration en temps réel qui font toute la différence.

Aucun équipement coûteux requis

Teleconferencing is compatible with cell phones, tablets and laptops.Une conférence téléphonique peut se tenir à partir de la plupart des appareils téléphoniques en usage dans le commerce. Cette intégration homogène dans l’infrastructure de télécommunication existante évite aux entreprises d’investir des fonds additionnels dans de l’équipement coûteux.

Avec les avancées de la technologie de téléphonie cloud, plusieurs entreprises n’utilisent plus de ligne téléphonique traditionnelle. La téléconférence est compatible avec les téléphones mobiles, les tablettes et les ordinateurs.

Frais associés à une conférence téléphonique

Les frais associés à une conférence téléphonique varient en fonction du type de service de conférence sélectionné par l’entreprise. Le choix dépend du modèle commercial de l’entreprise, de sa taille et de ses besoins en communication.


Avant de choisir un service de téléconférence, plusieurs aspects méritent considération.

  • La fréquence des conférences téléphoniques anticipée
  • Le nombre habituel de participants aux réunions à distance
  • La durée moyenne d’une conférence téléphonique
  • La mise en place de services VoIP dans le système téléphonique de l’entreprise
  • Le fournisseur de service cloud inclut-il l’audioconférence dans les services additionnels ?

Plusieurs types de services d’audioconférence sont offerts par les divers fournisseurs, avec des variations en matière de coûts et de fonctionnalités.

Standard Conference Call Services

Large companies with higher volume of conference calls often choose a vendor specialized only in audio conferencing services. The organisation expects premium quality voice conferencing and the provider offers instant activation with no setup fees or long term commitment. 

The associated monthly costs for such service are usually calculated depending on the number of meeting participants. Additionally long-distance charges per call may occur even if call duration is unlimited.

Logiciel gratuit de conférence téléphonique

Ce type de service d’audioconférence est simple à installer et facile à utiliser. L’accès à un appareil avec une connexion Internet est requis, comme un ordinateur de bureau ou ordinateur portable. La création d’un compte avec le système d’audioconférence est entièrement gratuite. Le nombre de participants à la réunion est strictement limité et la qualité de l’appel varie.

Service de téléconférence avec un numéro sans frais

Les fournisseurs de service d’appels gratuits offrent aux participants à la conférence téléphonique l’accès à un numéro sans frais pour la téléconférence.

conference call services

Les participants à la téléconférence composent ce numéro sans frais via une ligne fixe, un téléphone mobile ou un système cloud VoIP.


Les coûts d’appel facturés par les fournisseurs de numéro sans frais au propriétaire du compte sont calculés en fonction du nombre de participant et de la durée de l’appel en minutes. Des frais additionnels peuvent s’appliquer pour les participants appelant via un téléphone mobile, selon le forfait téléphonique du client.

Service de conférence téléphonique PBX Cloud

Les fournisseurs de téléphonie VoIP offrent généralement à leurs clients un PBX Cloud incluant des fonctionnalités avancées comme l’audioconférence gratuite. La téléconférence VoIP traite les appels via un pont de téléconférence. Cette technologie permet aux participants de se connecter simultanément à une conférence téléphonique à l’aide de numéro d’accès locaux prédéterminés.

Pour les clients utilisant une ligne fixe, les conférences téléphoniques sont entièrement gratuites, et ce, où qu’ils se trouvent. Si le client souhaite initier la conférence téléphonique via un appareil mobile, des frais d’appel peuvent s’appliquer en fonction de son forfait de téléphonie mobile.

Les fournisseurs de service PBX Cloud offrent des appels d’une durée illimitée, la possibilité de tenir plusieurs audioconférences simultanément et l’accès à partir de n’importe quel appareil. Inutile de réserver une conférence téléphonique à l’avance.


Si le fournisseur VoIP n’a pas inclut la téléconférence dans le forfait mensuel du client, l’entreprise sera facturée à la minute.

Conférence téléphonique versus réunion en personne

La technologie d’audioconférence a considérablement simplifié la manière dont les entreprises communiquent. L’avènement de la téléconférence a transformé le système traditionnel des réunions professionnelles.

Toutefois, dans certains cas, les réunions en personne demeurent irremplaçables.

Pourquoi davantage d’entreprises optent-elles pour l’audioconférence ?

  • Les conférences téléphoniques font appel à la technologie téléphonique existante de l’entreprise, ce qui réduit considérablement les frais de déplacement pour voyage d’affaires.

Les conférences téléphoniques permettent à plus de deux interlocuteurs de participer à une réunion professionnelle par téléphone.

Une rencontre en personne exige de réunir tous les participants en même temps, au même endroit.

  • Il est facile de rejoindre tous les participants à une réunion par téléphone, où qu’ils se trouvent.
  • Les participants peuvent se joindre à la réunion de n’importe quel endroit, ce qui réduit aussi les frais d’hébergement.
  • Il est plus simple de planifier la réunion à l’avance, puisqu’il est inutile de prendre en compte le temps de déplacement et l’hébergement de tous les participants.
  • L’entreprise n’a pas à réserver une salle de conférence, un équipement en particulier ni à prévoir un repas d’affaires. C’est une meilleure utilisation du budget et ces fonds peuvent être utilisés pour d’autres activités.
  • Les participants sont plus détendus et mieux concentrés. Ils n’ont pas à se soucier de vols en retard, du trafic ou de problèmes avec leur réservation d’hôtel.
  • Les conférences téléphoniques améliorent le rendement et l’efficacité d’une équipe de travail, puisque des réunions peuvent être organisées chaque jour, au besoin.
  • Il est très facile de traiter une question urgente via une conférence téléphonique. Les responsables peuvent se joindre à la réunion moyennant un court préavis.
  • Si l’audioconférence est enregistrée, la réunion peut ensuite être analysée et des améliorations peuvent y être apportées.
  • L’utilisation de la téléconférence comme outil de communication standard de l’entreprise démontre son respect pour l’environnement.

Quand une réunion en personne peut-elle se révéler nécessaire ?

  • Les réunions en personne sont préférables lorsque tous les participants travaillent au même endroit et que la réunion est brève. Il suffit alors d’une simple conversation pour planifier et animer une rencontre informelle.
  • Lorsque la réunion dure toute la journée et qu’un très grand nombre de participants y assiste.
  • Parfois, la communication non verbale et le langage corporel révèlent des indices importants sur le point de vue des participants à une réunion. Une rencontre en personne est souvent plus efficace pour discuter de sujets très sensibles ayant un impact direct sur plusieurs participants.
face-to-face meeting
  • Mener un premier entretien d’embauche via téléconférence pour évaluer les candidats à un poste est aujourd’hui une méthode de recrutement couramment adoptée. Plus loin dans le processus, le responsable des ressources humaines préférera peut-être rencontrer le candidat en personne pour mieux évaluer sa facilité d’intégration dans l’entreprise.
  • Il est fortement conseillé d’organiser plusieurs conférences téléphoniques avec un client ou partenaire potentiel aux premiers stades d’une négociation commerciale. Toutefois, la conclusion d’une entente commerciale requiert souvent une rencontre en personne. Habituellement, de nombreux documents exigent la signature des deux parties.
  • Pour mieux orienter certains projets, il est parfois essentiel d’avoir des retours immédiats sur les idées discutées pendant la réunion, ce qui est plus facile dans une réunion en personne.

Étiquette pour une conférence téléphonique productive

Les conférences téléphoniques sont un outil de communication efficace et productif pour planifier et animer des réunions professionnelles. Afin de maximiser leur efficacité, certaines règles s’appliquent à la tenue d’une réunion à distance.

Organiser une conférence téléphonique

Une bonne planification et préparation dans les délais prévus sont essentiels à la réussite d’une conférence téléphonique. Il est vital de choisir l’horaire qui convient le mieux aux participants. Évitez de programmer la réunion très tôt le matin, tard dans la soirée ou à l’heure du déjeuner.


Il est aussi important de tenir compte des différents fuseaux horaires des participants. Si la réunion n’est pas urgente, on peut effectuer un sondage auprès des participants pour déterminer l’heure qui convient le mieux à chacun.

Envoyer des invitations par écrit pour confirmer l’heure de la réunion

Invitation à un évènement via calendrier en ligne, messagerie instantanée ou simple email – il existe toute une panoplie de méthodes pour demander aux participants de confirmer leur présence à la conférence téléphonique.


Les participants devraient être notifiés de la date et heure précise de la conférence. Un lien vers l’application d’audioconférence ou le site Internet utilisés ainsi que les identifiants de connexion appropriés doivent être distribués. Un rappel de l’évènement peut être envoyé la veille de la réunion.

Rédiger et envoyer l’ordre du jour de la téléconférence

Un ordre du jour bien planifié est le secret d’une conférence téléphonique efficace et productive. Envoyer le programme à l’avance permet aux participants de poser des questions avant la réunion. Le programme doit être très détaillé, puisqu’il permettra aux intervenants de bien suivre le déroulement de la conversation.


Si des fichiers doivent être envoyés aux participants, il est de mise de les transmettre à l’avance pour que chacun soit bien préparé pour la réunion.

La conférence téléphonique doit débuter à l’heure

L’hôte de la conférence devrait se joindre plus tôt pour la préparation finale avant la réunion. Le son et les microphones doivent être testés. En cas de besoin d’assistance, il peut toujours contacter l’assistance du prestataire de services pour obtenir de l’aide.

Choisir un endroit tranquille

Des bruits de fond peuvent aisément distraire les participants et saper tous vos efforts pour organiser une réunion productive.

conference call on time

L’hôte de la conférence et les autres participants doivent s’assurer de mettre en sourdine les bruits ambiants. Pour éviter de briser le rythme de la discussion, il est recommandé de ne pas placer l’appel en attente.

Les règles doivent être clairement énoncées dès le début

Débuter l’appel avec un tour de table des participants permet à chacun de se présenter et de savoir qui d’autre participe à la réunion. Les membres doivent se nommer et indiquer pourquoi ils assistent à la réunion. Il est très important que chaque participant se nomme avant de prendre la parole. Cela évite les malentendus et permet à l’audience de savoir qui s’exprime.

L’hôte doit survoler rapidement l’ordre du jour et établir la durée de la réunion virtuelle.

Rester concentré, suivre les discussions et s’impliquer

L’hôte de la conférence doit s’assurer que tous les participants sont impliqués et prennent part à la conversation. Les participants peuvent facilement être distraits par d’autres tâches pendant une conférence téléphonique.


Pour minimiser ce risque, l’hôte doit poser davantage de questions et interpeller tous les participants de manière égale. Les discussions doivent comporter des périodes pour poser des questions, faire des commentaires et offrir du retour.

Résumer les points clés de la réunion

Avant la conclusion de la conférence téléphonique, il convient de résumer les résultats de la réunion. De plus, de nouvelles tâches doivent être établies et attribuées et des échéanciers établis. Il est aussi de bon ton pour l’hôte de remercier l’audience pour sa participation active. Ainsi, les participants auront le sentiment que la réunion à distance a été productive.

Email de suivi pour une conférence téléphonique réussie

L’envoi d’un email de suivi aux participants les aide à s’impliquer davantage et les motive à poursuivre leur collaboration. Lister les résultats de la dernière réunion ainsi que les objectifs cibles est une manière très professionnelle de conclure la conférence téléphonique. Les participants sont souvent encore plus satisfaits de la rencontre lorsque l’hôte de la conférence inclut dans l’email un commentaire positif sur leur contribution individuelle à la réunion.