The ultimate office moving checklist

Viele Unternehmen legen den Umzug ihres Büros auf die Sommermonate, da sie dort oft recht wenig zu tun haben. Ob Sie nun einen Umzug planen, weil Ihr Unternehmen wächst, sich global ausdehnt, Sie Ihre Kosten reduzieren wollen oder ob Sie einen Standort mit moderner technischer Infrastruktur suchen: ein Umzug sollte so glatt wie möglich ablaufen.

To achieve this, you should plan, manage and communicate the move ahead of time. A useful tool is a checklist with all necessary actions and important information to consider and the timeline to follow. It will help you not forget details that you can miss trying to see the big picture; in the end, it is too late to include. With a checklist in front, you can ensure the office relocation process will run cohesively. 

If you need a detailed guide on handling your technology and systems during your office relocation, read our article  Telefonie, IT und Hardware während eines Umzugs verwalten – wie geht das?

Below you will find a handy checklist with all the steps you should follow to ensure your office move will be smooth, with less stress, and your partners and the team will see the positive change in the big move.

6 Monate vor dem Umzug – erste Vorbereitungen

• Finden Sie heraus, was Sie für den Umzug benötigen und legen Sie sich eine Strategie zurecht
• Appoint a project manager and team in charge of office relocation.
• Lesen Sie sich Ihren alten Mietvertrag durch und schätzen Sie die vertragliche Strafe ab, die bei vorzeitiger Beendigung Ihres Mietvertrags zu zahlen wäre.
• Erstellen Sie mit Ihrem Projektmanager eine Liste der Top-Prioritäten für das neue Büro.
• Wenn Sie Zeit haben, führen Sie bei den Mitarbeitern Umfragen durch, um ihre Wünsche bezüglich Verbesserungen des Arbeitsplatzes zu erfahren.
• Suchen Sie online und offline nach einem passenden Büro.
• Wie gut ist das Internet am neuen Standort? Das ist die wichtigste Frage, deren Antwort Sie auf jeden Fall vor einem Umzug kennen müssen.
• Bitten Sie Ihren Internetanbieter, sich die technische und kommunikative Infrastruktur des potentiellen Bürogebäudes anzusehen.
• If you move away, ask the Internet companies operating at the new location to send you information about their Internet bandwidth capacity.
• Contact your telecommunications and IT service providers to know the possible technical restraints and solutions that will allow you to build a better telecommunications system in the new office space.
• Wenn Sie das Büro Ihrer Träume gefunden haben, legen Sie einen Zeitplan fest, dem alle folgen sollten.
• Legen Sie auch ein Budget für den Umzug fest und versuchen Sie es einzuhalten.
• Fragen Sie Umzugsfirmen nach Angeboten. Vergleichen Sie die Angebote und wählen Sie das beste Preis-Leistungsverhältnis darunter aus.
• Finden Sie heraus, ob sie eine Umzugsversicherung für teure Hardware und Möbel benötigen.
• Erstellen Sie einen detaillierten Plan und legen Sie die Deadline fest (passend zu Ihrem zuvor aufgestellten Zeitplan).
• Teilen Sie den Plan dem Team mit, das für den Umzug verantwortlich ist.

3 Monate vor dem Umzug – Kontaktieren Sie Ihren Telekommunikations- und IT-Anbieter 

• Überprüfen Sie Ihre aktuelle Anlage und legen Sie fest, wann das neue Telekommunikations- und IT-System bereit sein muss.
• Konzipieren Sie Ihre neuen Räumlichkeiten und organisieren Sie alles für die Arbeitsplätze, IT-Anlagen und die Einrichtung.
• Ask your IT services provider to check your ICT systems and equipment needs and give you options for connecting your new office space.
• Sprechen Sie mit dem Internetdienstleister vor Ort über Ihre spezifischen Anforderungen an die Internetverbindung.
• Koordinieren Sie zusammen die Zeitpunkte für die Bestellung, Einrichtung und Aktivierung Ihrer neuen Leitungen und wann die bestehenden Leitungen abgestellt werden sollen.
• Reden sie mit Ihrem Business-Telefonie-Anbieter über:

• Achten Sie auf das Timing Ihrer Anbieter für den Anschluss des neuen Büros – alles muss vor Ankunft der Büromöbel und selbstverständlich der Mitarbeiter fertig sein.

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2 Monate vor dem Umzug – Kommunikation und logistische Planung

• Legen Sie das Datum fest und teilen Sie es sowohl intern als auch extern mit.
• Solange nicht anders im Mietvertrag vereinbart, informieren Sie Ihren Hausverwalter über Ihre Entscheidung.
• Informieren Sie auch alle Angestellten über den kommenden Umzug und teilen Sie jedem detailliert mit, wie er helfen kann.
• Review and update the lists with your clients, partners, suppliers, and affiliates.
• Erstellen Sie eine Hauptliste mit verschiedenen Unterteilungen für Kunden, Partner, Behörden und Institutionen, denen Sie den Umzug mitteilen müssen.
• Mögliche Unterteilungen:

• Benachrichtigen Sie alle über den Umzug.
• Überarbeiten Sie mit der Rechtsabteilung Ihre Kontaktinformationen auf allen rechtlichen Dokumenten.
• Weisen Sie das Marketingteam an, rechtzeitig Ihre Kontaktinformationen auf Marketingunterlagen und in den sozialen Medien zu ändern.
• Remind your employees to set a date in the calendar to change their email signatures when the move occurs.
• Beginnen Sie die Planung mit Ihrer IT-Abteilung und fragen Sie, ob zusätzliche Hilfe für die Demontage komplexer Hardware oder Kommunikationssysteme benötigt wird. 
• Buchen Sie die gewünschte Umzugsfirma.
• Buchen Sie einen Reinigungsdienst für das aktuelle und das neue Büro.
• Buchen Sie für den Tag des Umzugs auch einen Parkplatz in der Nähe des Eingangs
• Erledigen Sie die nötigen Formalitäten sowohl für die alten als auch für die neuen Räumlichkeiten.

1 Monat vor dem Umzug – Die Ausstattung und Einrichtung auf den Umzug vorbereiten

• Audit your office furniture and order new pieces if you move to a bigger working space.
• Erstellen Sie einen detaillierten Raumplan mit Abmessungen und Einrichtung.
• Outline working stations, meeting rooms, and communal space.
• Ask each employee to tag their office equipment like PC sets with the keyboard, monitor and mouse, laptops, desk phones, and headsets.
• Appoint members of the IT team who should organize the transfer of your ICT machinery like servers, racks, switches, and routers.
• Let them handle other office hardware – conference systems, TVs, printers, copy machines, fax machines, IP doorbells, and badging systems.
• Create a list of all IT and telecom items you are taking into the new office.
• Überprüfen sie die Kompatibilität zwischen Ihrer Ausrüstung und der technischen Infrastruktur am neuen Standort.
• Bestellen Sie neue Hardware-Anlagen, damit sie rechtzeitig ankommen.
• Reden Sie mit Ihrem Telekommunikationsanbieter über die Optionen zur Verschiebung Ihrer Kommunikation in die Cloud.

2 Wochen vor dem Umzug – Daten- und Netzsicherheit beim Umzug

• Erstellen Sie ein Backup aller Sprach-Kommunikationsdaten.
• Listen Sie Ressourcen auf, die wichtige Informationen über das Unternehmen enthalten und legen Sie fest, wie damit während des Umzugs umgegangen werden soll.
• Weisen Sie Ihren Mitarbeitern die Rechte entsprechend ihrer Zugriffsebene im Unternehmensnetzwerk zu. Schicken Sie ihnen alle notwendigen Zugangscodes, -karten, -schlüssel und Parkausweise.
• Update your security policies to match your new workspace’s needs.
• Füllen Sie alle Unterlagen vollständig aus – neue Verträge, Lizenzen und den Mietvertrag.

Der Tag des Umzugs 

• Erstellen Sie für Ihr Team einen detaillierten Zeitplan für den Tag des Umzugs.
• Contact IT, Internet, and Telecom providers to ensure that all the communications systems are up and running and the downtime will be minimal.
• Wenn Sie ein Cloud-Telefonsystem, redirect your office calls to your mobile phones so that clients can always reach you.
• Once the equipment arrives, plug in your desk phones, Internet, IT systems, and the rest of the technology to test if it functions properly. Troubleshoot to ensure your business is back online as soon as possible.
• Werfen Sie einen letzten Blick auf das alte Büro und notieren Sie jegliche Schäden in den Räumlichkeiten.
• When the office furniture is unloaded and the company is connected, ask your employees to unpack their inventory, place them at the assigned spots, and arrange their new workstations.
• Sobald der Umzug abgeschlossen ist, können Sie für Ihre Angestellten eine kleine Einzugsparty veranstalten, damit sie sich nach diesem langen Tag etwas entspannen können.

The office move is not an easy step in any business development. It requires good planning and organization, clear communication, and careful execution. There are many important things to consider and minor details that need to be acknowledged. The best way to do it is by having a handy checklist for every stage of the process. With its help, you can manage the office relocation successfully and ensure your service continuity even on the day of the move.

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