Professionelle Mailboxnachrichten für deutsche Nationalfeiertage

Use 12 scripts for your voicemail greeting to record a professional message for each German public national or regional holiday. Find out the dates of Germany’s bank holidays, including the special regional non-working days.

There are several occasions for which you can hardly forget to record voicemail business greetings for your clients and partners. Christmas and Easter, if they are public holidays in the country you operate in or your summer vacation period. In such a case, you have enough time to plan your voicemail message, record it with a professional voice-over artist, and ensure your community is informed on time about the changes in your business hours. More importantly – about when they can get in touch with you.

However, country-specific holidays or even region-specific days are non-working for their residents. If you are native, you are usually aware of these “free” days – the public holidays valid for the whole country and those that apply only in your state. So again, you can prepare your voicemail business greeting on time.

If you are a foreign company opening its new location in a big country like Germany, you may be confused about national and regional, or religious official holidays. Even your German employees probably know only some of the holidays in neighboring states. That’s why having voicemail greetings scripts pre-recorded for different occasions is handy. To save you time, we have gathered 12 scripts for your voicemail messages that you can easily record by yourself or with the help of professional voice-over artists.

Eine kleine Einführung in deutsche Feiertage 

Wie bereits zuvor erwähnt, sollten Sie mit einer Geschäftsstelle in Deutschland die verschiedenen lokalen Feiertage kennen, die Einfluss auf Ihre Öffnungszeiten haben und Ihre Kunden und Partner beeinflussen. Jedes Jahr gibt es bundesweit neun offizielle Feiertage. Darüber hinaus haben die lokalen Behörden einiger Regionen weitere Termine als offizielle arbeitsfreie Tage festgelegt. Abhängig vom Sitz Ihres Unternehmens haben Sie bis zu 13 Feiertage, an denen Ihr Mailboxdienst zum Einsatz kommt.

Multiple German bank holidays are religious and date back many years or even centuries. The so-called Day of German Unity is a relatively new holiday on 3 October. It celebrates the anniversary of the German Reunification, which took place in 1990. The Day of German Unity is the only holiday determined on the government level. Federal state authorities set the other holidays. Most companies close during German public national or regional holidays or work with reduced open hours. Below we have listed all the important dates you should mark in your calendar to set your voicemail message with accurate information.

Deutsche Nationalfeiertage im Jahr 2021

• 1 January – New Year’s holiday (Neujahrstag).
• 2 April – Good Friday (Karfreitag). The date varies each year.
• 5 April – Easter Monday (Ostermontag). The date varies each year.
• 1 May – Labor Day (Maifeiertag).
• 13 May – Ascension Day (Christi Himmelfahrt, 40 days after Easter). The date varies each year.
• 24 May – Whit Monday (Pfingstmontag) – the seventh Monday after Easter, also called Pentecost Monday. The date varies each year.
• 3. Oktober – Tag der Deutschen Einheit
• 25 December – Christmas Day (Weihnachtstag).
• 26. Dezember – 2. Weihnachtsfeiertag
• 31. Dezember – Silvester (Viele Unternehmen haben an diesem Tag verkürzte Öffnungszeiten, wenn sie nicht gerade die ganze Zeit zwischen Weihnachten und dem neuen Jahr geschlossen haben)

Regionale deutsche Feiertage im Jahr 2021

The holidays listed below are official non-working days only for specific regions. It is a good practice to add the name of the holidays to why your company is closed in your voicemail message. That way, your clients from other regions in Germany or abroad will not wonder why you are not working in the middle of the week.

• 6 January – Epiphanie, (Heilige Drei Könige). It is a non-working day in Baden-Württemberg, Bavaria, and Saxony-Anhalt (names in German).
• 8. März – Internationaler Frauentag (Berlin)
• 3. Juni – Fronleichnam (Baden-Württemberg, Bayern, Hessen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland und ein paar Gemeinden in Sachsen und Thüringen)
• 8. August – Friedensfest (Augsburg)
• 15 August – Assumption Day (Maria Himmelfahrt) – Saarland and some local authorities in Bavaria.
• 31. Oktober – Reformationstag (Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Teile von Thüringen)
• 1. November – Allerheiligen (Baden-Württemberg, Bayern, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Saarland)
• 17 November – Day of Prayer and Repentance (Buß-und Bettag, Wednesday before 23 November) – Saxony.

Denken Sie daran, dass alle Daten in Zusammenhang mit Ostern variieren.

12 Skripte für eine professionelle Mailboxansage

Sobald Sie alle nationalen oder regionalen Feiertage (für den Standort Ihres Büros) in Ihren Kalender eingetragen haben, sollten Sie Ihre Mailboxansagen sorgfältig planen. Stellen Sie sicher, dass Kunden, Partner oder Dienstleister aus anderen Regionen rechtzeitig über die für den Feiertag aktualisierten Öffnungszeiten informiert werden.

Business voicemail scripts for the holidays period

1. Vielen Dank für Ihren Anruf bei [Name des Unternehmens]! Wir haben wegen des Feiertags vom [Datum] bis [Datum] geschlossen. Am [Datum] sind wir wieder mit unseren normalen Öffnungszeiten von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] für Sie da. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören und wünschen Ihnen einen frohen [Name des Feiertags].

2. Hello! You have reached [company’s name]. Currently, we are closed from [X date] till [X date] for the [X holiday] period. For emergency issues, please contact [employee’s name] on [telephone number]. You can also reach them at the following [email address]. Thank you for calling! Happy holidays!

3. Hello! Thank you for reaching out to [company’s name]. It is [X holiday] time, and we are not working from [X date] till [X date]. We will be available again on [X date], and you can contact us anytime from [X hours] till [X hours]. You can reach our colleague in an emergency at the following number [telephone number].

4. Hello! Thank you for contacting us at [company’s name]. It is a festive season, and we are working with reduced business hours from [X date] till [X date]. You can reach us by phone daily from [X hours] till [X hours], or you can contact us by email at [email address]. Starting from [X date], you can reach us during our standard business hours from [X hours] till [X hours]. Happy and cheerful holidays!

For more ideas of what voicemail message you can record for holidays, read our article on festliche Mailboxansage for a better customer experience.

Professionelle Mailboxansagen für regionale Feiertage 

5. Thank you for reaching out to [company’s name]. Today in Bavaria, we celebrate Epiphany (Heilige Drei Könige), an official public holiday. We shall be available tomorrow during our standard business hours from [X hours] till [X hours], and we will be happy to have you back! Have a lovely day!

6. Hello! Thank you for calling [company’s name]. International Women’s Day is today, and our Berlin office is not working. You can contact us tomorrow from [X hours] till [X hours]. In an emergency, please call [telephone number] to report your problem. We are at your disposal again tomorrow with our usual business hours from [X hours] till [X hours].

7. Hello! You have reached out to [company’s name]. Thank you for your call. We celebrate Corpus Christi (Fronleichnam) here in Baden-Württemberg today, so we are closed for the day. You can contact us again tomorrow from [X hours] till [X hours], or you can email us at [email address] so we can get back to you as soon as possible.

8. Hallo! Vielen Dank, dass Sie mit [Name des Unternehmens] Kontakt aufnehmen möchten. Es tut uns leid, dass wir Ihren Anruf heute nicht entgegennehmen können, da wir in Augsburg einen besonderen Tag feiern, das Friedensfest ist hier ein offizieller Feiertag. Rufen Sie uns doch falls möglich morgen während der normalen Öffnungszeiten von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] zurück und wir können Ihren Anruf persönlich beantworten.

9. Hi there! You have reached [employee’s name] at [company’s name]. I am out of the office today since we celebrate Assumption Day in Saarland. You can always email me at [email address], and I will answer you as soon as possible. Otherwise, you can contact me again tomorrow from [X hours] till [X hours].

10. Hello! Thank you for calling [company’s name]. We are officially closed today as we celebrate Reformation Day, a bank holiday in Brandenburg. Contact us tomorrow, we are at your disposal from [X hours] till [X hours], or you can always email us at [email address]. Have a nice day!

11. You have contacted [company’s name]. Our office in North Rhine-Westphalia is not working today because we are celebrating All-Saint’s Day, a public holiday here. We would love to hear from you, so please call us tomorrow from [X hours] till [X hours]. Thank you for your call, and have a nice day. 

12. Hallo! Schön, dass Sie [Name des Unternehmens] kontaktieren! Heute haben unsere Mitarbeiter frei, da wir hier in Sachsen offiziell den Buß- und Bettag feiern. Morgen sind wir wieder während unserer normalen Öffnungszeiten von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit] für Sie da. Sie können uns auch immer an [E-Mail-Adresse] eine Mail schicken und wir kontaktieren Sie daraufhin so schnell wie möglich. 

Bewährte Praktiken für eine professionelle Mailbox-Nachricht

Even if you decide to record yourself the voicemail greeting for the public national or regional holidays in Germany, do not forget several gold rules to follow. Thus, you can transform your voicemail message into an effective communication tool with your clients and partners, even if you cannot answer their call immediately.

• Das hauptsächliche Ziel der Mailboxansage für den Feiertag ist es, Ihre Anrufer über die Änderungen der Geschäftszeiten während des Feiertags / der Festtage zu informieren.
• Nennen Sie das genaue Datum, an dem Sie geschlossen haben oder mit verkürzten Öffnungszeiten arbeiten.
• Fügen Sie eine Telefonnummer für Notfälle hinzu, falls Sie eine haben.
• Geben Sie den Anrufern eine E-Mail-Adresse, damit sie ihnen schreiben und auf eine Antwort warten können.
• Tell your callers when exactly you are available again so they can contact you back.
• Last but not least, be concise. The callers are probably a little annoyed that they could not contact you right away, so keep your message short, simple, and informative. 

If you want to record a professional voicemail message in German or French, try the Mixvoip voice-over artists!

Wie kann Ihr Business-Telefonsystem Sie während eines regionalen oder landesweiten Feiertags in Deutschland unterstützen? 

Ohne Zweifel sind Mailboxnachrichten ein Standardinstrument für geschäftliche Kommunikation, wenn gerade niemand den Anruf entgegennehmen kann. Ihr Business-Cloud-Telefonsystem ist jedoch auch eine hervorragende Lösung für die Bearbeitung von Anrufen, wenn Sie aus verschiedenen Gründen nicht im Büro sind, zum Beispiel nationale oder regionale Feiertage. Mit der Hilfe von den erweiterten Funktionen Ihrer Cloud PBX sind Sie selbst außerhalb des Büros an Feiertagen flexibel, mobil und produktiv. Wenn Sie in Ihrer Mailboxansage eine Notfallnummer angeben, sollten Sie diese Nummer einem bestimmten Angestellten zuteilen. Dieser Angestellte muss seinen Telefondienst während des Feiertags aber zum Glück nicht vom Schreibtisch aus erledigen. 

Mit intelligentem Anrufmanagement ist Ihr Kollege von zu Hause aus für eingehende Anrufe verfügbar. Installieren Sie ein Softphone oder eine mobile App accessible through your business phone system and start getting any emergency calls on the most convenient device at home – be it a PC, laptop, tablet, or smartphone. If you want more tips on handling your calls successfully during the holiday season, read our article: So gehen Sie während der Feiertage professionell mit Anrufen um?

Ganz gleich, ob sich Ihr Unternehmen in Berlin, Trier oder München befindet, ist es letztendlich ihr Geschäftsziel, glückliche und loyale Kunden zu haben. Dafür brauchen Sie eine reibungslose sowie effektive Kommunikation mit ihnen, die gestört werden kann, wenn die Kunden oder Lieferanten bei einem versuchten Anruf herausfinden, dass Sie mitten in der Woche nicht arbeiten. Eine unangenehme Überraschung und eine Situation, die viele deutsche Unternehmen nur allzu gut kennen.

To avoid disappointment for your callers, we recommend that you record a voicemail message with information that will answer their questions about when and how they can contact you. It is also better to include why your business is closed that day. Remember that callers from other states are unaware of the local bank holidays.

Setting a nice, informative voicemail holiday greeting helps you create a professional image for your target audience. It shows each call matters to you, and you want to leave a positive impression on your community even if they did not have the chance to contact you first because they are located in different German provinces. With a good and well-thought voicemail message, you will make them give you a second call so that you can impress them with your products and customer service.  

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