Präsenz- und Telefonstatus für ein besseres Anruferlebnis
Heutzutage ist die Einbeziehung der Benutzerpräsenz als integriertes Merkmal in technische Lösungen für die Echtzeitkommunikation von entscheidender Bedeutung, um ein umfassendes und interaktives Erlebnis zu schaffen.
Die Kenntnis des Telefon- und Anwesenheitsstatus Ihrer Kollegen bedeutet, dass Sie wissen, ob sie in Echtzeit Anrufe entgegennehmen und Kundenanfragen beantworten können. Die Verwendung einer solchen Funktion rationalisiert die interne und externe Kommunikation und unterstützt eine bessere Zusammenarbeit.
Sie müssen nicht mehr raten, ob Sie Ihre Mitarbeiter zu einem bestimmten Moment kontaktieren können, da Sie ihren Präsenzstatus zu jeder Zeit selbst sehen können. Den Präsenz- sowie den Telefonstatus finden Sie zudem über ein einziges Dashboard. Die Aktualisierung der Nutzerverfügbarkeit in Echtzeit bedeutet, dass eingehende Anrufe von Kunden schnell und einfach an die richtige Person weitergeleitet werden.
Lesen Sie weiter, um mehr über die Optionen für den Präsenzstatus in Echtzeit zu erfahren und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.
Was ist die Nutzerpräsenz?
Die Benutzerpräsenz ist ein einheitlicher Begriff, der den Telefon- und Standortstatus Ihrer Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt umfasst. Es handelt sich um eine fortschrittliche Funktion, die den Online- oder Offline-Status des Mitarbeiters darstellt. Sie spielt eine Schlüsselrolle, wenn Sie eine Anwendung oder ein Programm erstellen, um die virtuelle Erfahrung der Benutzer in Echtzeit zu verbessern. Außerdem ist sie konto- und geräteneutral, da sie mit den verschiedenen Profilen der Benutzer verbunden und auf Desktop- und Mobilgeräten implementiert werden kann.
Was ist Telefonpräsenz?
Die Telefonpräsenz ist der Statusindikator, der die Echtzeit-Verfügbarkeit eines anderen Mitarbeiters anzeigt. Er zeigt auf einen Blick den Status der Telefondurchwahl an, der sein kann:
• online verfügbar
• beschäftigt – telefoniert gerade oder DND (Do-not-Disturb)
• offline
Die Funktion Telefonstatus wurde auf einigen Tischtelefonen eingerichtet, als ältere Telefonsysteme als Kommunikationslösung für Unternehmen dominierten. Eine solche Option wurde insbesondere für Verwaltungsassistenten oder Empfangsmitarbeiter eingerichtet, die den Telefonstatus verschiedener Nebenstellen anzeigen müssen, bevor sie eingehende Anrufe weiterleiten.
Die heutigen fortgeschrittenen Telefonsysteme, die auf VoIP-Technologie beruhen, erweitern den Telefonstatus über Büro-Tischtelefone hinaus und machen ihn zu einer Funktion für jedes mobile Gerät – Laptops, Tablets oder Smartphones. So haben Sie eine genaue Übersicht über den aktuellen Telefonstatus Ihrer Kollegen, selbst wenn sie von einem anderen Ort aus arbeiten.
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Was ist ein Standort- oder Anwesenheitsstatus?
Der Standortstatus ist Teil des Echtzeit-Status der Nutzer und zeigt an, ob Ihr Mitarbeiter an seinem Schreibtisch sitzt, im Büro ist - in der Kaffee- oder Mittagspause - oder abwesend ist. Mit Hilfe solcher Funktionen bietet die Echtzeit-Technologie den Nutzern ein echtes interaktives Erlebnis. Sie wissen zu jeder Zeit während des Arbeitstages, ob Ihre Mitarbeiter online oder offline sind und ob sie für eine Kommunikation zur Verfügung stehen.
Durch die Integration von Onlinedaten wie dem Echtzeitstatus in Ihre Telefonsystem-App für die Bereitstellung wichtiger Informationen (wie der Verfügbarkeit von Mitarbeitern) fühlen sich Teammitglieder motivierter und verbundener. Dies hilft allgemein bei der Verbesserung der Effizienz und der Kommunikation.
Telefonstatus – Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und Funktionsweise
Wie bereits erwähnt, ist der Telefon- oder Anwesenheitsstatus eine wichtige Funktion für jede geschäftliche Telefonlösung, die eine Kommunikation in Echtzeit erfordert. Die Möglichkeit, den Telefonstatus der Person zu sehen, die Sie zu erreichen versuchen, kann Ihnen helfen, Zeit und Frustration zu sparen. Es stellt sicher, dass Sie Ihre Zeit während Ihres Arbeitstages optimal nutzen.
In Zeiten, in denen Unternehmen unterschiedliche Personalverwaltungsstrategien und Arbeitsmodelle einführen, bietet Echtzeit-Konnektivität den Nutzern das unmittelbare Gefühl einer persönlichen Betreuung. Dank Funktionen wie z.B. dem Telefonstatus, integriert in Ihr Cloud-Telefonsystemgenießen die Teammitglieder das authentische virtuelle Erlebnis unabhängig von ihrem Standort.
Die Hauptvorteile des Telefon- und Präsenzstatus für die Kommunikation
Zeitersparnis
Sie wissen auf einen Blick, ob die Person, die Sie kontaktieren möchten, verfügbar ist oder nicht. Dies gilt sowohl für Kollegen im Büro als auch für Kollegen aus der Ferne.
Minimiert Arbeitsunterbrechungen
Wenn die Person, an die Sie einen Anruf weiterleiten möchten, beschäftigt ist, gerade telefoniert oder sich in einem Meeting befindet, können Sie den Anrufer an den nächsten verfügbaren Mitarbeiter oder direkt an die Mailbox weiterleiten.
Steigert die Kundenzufriedenheit
Die Wartezeit, die oftmals der ausschlaggebende Faktor für ein hervorragendes Kundenerlebnis ist, wird optimiert. Sie können den wartenden Anrufer sofort darüber informieren, ob er einen Rückruf erwarten kann oder an den nächstmöglichen Mitarbeiter weitergeleitet wird.
Verbessert die Produktivität der Angestellten
Mit dem Telefonstatus sparen Ihre Kunden und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit. Durch den Status erhalten die Mitarbeiter direkt einen Einblick, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt Anrufe entgegennehmen kann. Sie benötigen dafür keine Mails, separate Anrufe oder andere zeitraubende Aktivitäten. Für Remote-Angestellte ist diese Funktion ebenfalls eine Bereicherung, da sie den Kommunikationsprozess beschleunigt. Dadurch fühlen sie sich verbundener und motivierter, auch wenn sie nicht das Büro mit den Kollegen teilen.
Optimiert das Anrufmanagement
Mit dem Telefonpräsenzstatus haben Sie auf einen Blick alle verfügbaren Agenten Ihres Kundensupports im Blick. So können Sie, wenn Sie wollen, den eingehenden Anruf nahtlos delegieren, umleiten oder an den richtigen Mitarbeiter weiterleiten. Ist der Präsenzstatus besetzt, kann dem Anrufer eine Voicemail- oder Rückrufoption angeboten werden. Das Beste daran: All diese Aktivitäten geschehen innerhalb von Sekunden.
Welche Möglichkeiten haben Sie mit dem Echtzeit-Status-Dashboard von Mixvoip - Tempus?
Drei Hauptindikatoren zeigen die Verfügbarkeit Ihres Telefons in Echtzeit auf dem Dashboard der App an:
Verfügbar - Das bedeutet, dass Sie gerade an Ihrem Arbeitsplatz sind und den eingehenden Anruf entgegennehmen können. Ihr Status wird ebenfalls grün angezeigt.
Beschäftigt – im Gespräch. Dieser Status zeigt an, dass Sie arbeiten, aber momentan telefonieren. So kann jeder weitere Anrufer eine Sprachnachricht hinterlassen oder sich für die Option eines Rückrufs entscheiden. Ihr Status ist weiterhin grün, allerdings blinkt das Telefon-Icon.
Beschäftigt – im MeetingWenn Sie an einer geschäftlichen Besprechung teilnehmen, wird dies in Ihrem Telefonstatus angezeigt. Die Farbe ist hellgrün und kann von den Kollegen leicht erkannt werden. So wissen sie, dass Sie in diesem Moment nicht erreichbar sind.
Der Standort- oder Präsenzstatus kann auf verschiedene Arten angezeigt werden:
Pause - zeigt an, dass Sie im Büro oder aus der Ferne arbeiten, aber den Anruf gerade nicht entgegennehmen können. Die Farbe des Status ist gelb auf dem Dashboard.
Abwesend – mit diesem Status lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie sich nicht an Ihrem Schreibtisch befinden und somit keine Anrufe entgegennehmen können, Sie werden aber bald wieder verfügbar sein. Nutzen Sie diesen Status für kürzere Unterbrechungen, wie zum Beispiel eine Kaffeepause. Die Farbe des Status ist orange.
Mittagspause – Der Anwesenheitsstatus ist wichtig, da viele Unternehmen keine flexiblen Richtlinien für die Mittagspause haben. Wenn Sie in der App Ihren Aufenthaltsstatus auf "Mittagspause" setzen, bedeutet das, dass Sie nicht erreichbar sind, aber Sie werden den Anruf zurückrufen, sobald Sie aus der Mittagspause zurück sind.
Unterwegs – Viele Unternehmen haben Außendienstmitarbeiter, die häufig während des Arbeitstages unterwegs sind, um Kunden und Partner zu treffen. Bei diesem Anwesenheitsstatus wissen Sie, dass Ihr Mitarbeiter in nächster Zeit nicht für einen Anruf zur Verfügung stehen wird, also sollten Sie dem Anrufer andere Kontaktmöglichkeiten geben.
Urlaub, krank, Stop – alle diese Optionen bedeuten, dass Sie vorübergehend nicht erreichbar sind, um Anrufe entgegenzunehmen, und zwar während des gesamten Arbeitstages und wahrscheinlich auch über einen längeren Zeitraum.
All diese Statusfunktionen sind wichtig, da Kunden und Lieferanten daran gewöhnt sind, mit einer bestimmten Person im Unternehmen zu arbeiten. Wenn sie also versuchen, diese Person zu erreichen, sie aber nicht erreichbar ist, kann der Büroadministrator (der seinen Echtzeitstatus sieht) den Anruf entweder an den nächsten verfügbaren Vertreter weiterleiten oder vorschlagen, eine E-Mail zu schreiben, wenn die Angelegenheit nicht dringend ist.
Wer kann die Echtzeitstatusoptionen nutzen?
Telefon- und Präsenzfunktionen gelten als intelligente Tools für das Anrufmanagement. Wenn Sie sie in Ihre tägliche Kommunikation einbinden möchten, können Sie Ihren Telefonieanbieter fragen, ob er sie als integrierte Funktionen anbietet. Jeder, der ein business phone system aktiv nutzt, kann von diesen Mehrwertfunktionen für die Zusammenarbeit profitieren. Da sie eingehende und ausgehende Anrufe ebenso wie interne Anrufe abdecken, gehören Büroangestellte, Empfangsmitarbeiter und Callcenter-Agenten zu den wichtigsten Nutzern.
Verwaltungsassistenten sind in der Regel dafür zuständig, eingehende Anrufe an die richtige Abteilung und den richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Sie verwalten oft die gesamte Kommunikation, indem sie Anrufe an die richtige Person weiterleiten. Wenn sie die telefonische Erreichbarkeit ihrer Kollegen auf einen Blick sehen, können sie schnell und einfach mit Kunden und Mitarbeitern in Kontakt treten.
Callcenter-Mitarbeiter müssen Unterhaltungen oft an andere Mitarbeiter weitergeben. Wenn sie also über die Information verfügen, wer gerade online und verfügbar ist, kann der Übergang so reibungslos wie möglich erfolgen – ohne Verzögerungen und dementsprechend mit zufriedenen Kunden.
Last but not least: Jeder, der im Büro, von zu Hause oder in einem Café arbeitet und mit Teammitgliedern zusammenarbeiten muss, kann davon profitieren, wenn es darum geht, die Telefonpräsenz buchstäblich zu maximieren. Ein hohes Anrufaufkommen kann besser organisiert werden, wenn die Benutzer den Präsenzstatus ihrer Kollegen in Echtzeit kennen.
In der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt spielt die Echtzeit-Kommunikation eine wichtige Rolle in der Unternehmenskommunikation. Die Verwaltung Ihrer Anrufe auf der Grundlage dieser Funktionen hilft Ihnen, Kundenprobleme schneller zu lösen. Funktionen wie der Telefon- oder Anwesenheitsstatus können Ihnen helfen, einen treuen Kundenstamm zu halten und auszubauen. Die Implementierung des Echtzeit-Status der Benutzer in Ihre Kommunikationsplattform ermöglicht es Ihnen, Ihren Arbeitsablauf zu verbessern, da sie Ihrer gesamten Community hilft, in Verbindung zu bleiben und sich stärker engagiert zu fühlen.
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