Präsenz- und Telefonstatus für ein besseres Anruferlebnis
Today including user presence as an integrated feature in tech solutions for real-time communication is vital for achieving a complete and interactive experience.
Knowing your colleagues’ phone and presence status means knowing their availability to handle calls and answer customer queries in real time. Using such a feature streamlines internal and external communications and supports better collaboration.
Sie müssen nicht mehr raten, ob Sie Ihre Mitarbeiter zu einem bestimmten Moment kontaktieren können, da Sie ihren Präsenzstatus zu jeder Zeit selbst sehen können. Den Präsenz- sowie den Telefonstatus finden Sie zudem über ein einziges Dashboard. Die Aktualisierung der Nutzerverfügbarkeit in Echtzeit bedeutet, dass eingehende Anrufe von Kunden schnell und einfach an die richtige Person weitergeleitet werden.
Read on to learn more about real-time presence status options and how your company can benefit from their use.
Was ist die Nutzerpräsenz?
User presence is the unified term that includes your co-workers’ phone and location status at any given moment. It is an advanced feature that represents the online or offline status of the employee. It plays a key role if you build an application or program to enhance the real-time virtual experience of users. It also is account and device-neutral as it can be connected to the various profiles of users and implemented on desktop and mobile devices.
Was ist Telefonpräsenz?
Phone presence is the status indicator showing another employee’s real-time availability. It displays at a glance the phone extension status, which can be:
• online verfügbar
• beschäftigt – telefoniert gerade oder DND (Do-not-Disturb)
• offline
The Phone status feature was set up on some desk phones when legacy phone systems dominated as a business communication solution. Such an option was configured, especially for administrative assistants or office receptionists who needed to view the phone status of different extensions before they transfer inbound calls.
Die heutigen fortgeschrittenen Telefonsysteme, die auf VoIP-Technologie beruhen, erweitern den Telefonstatus über Büro-Tischtelefone hinaus und machen ihn zu einer Funktion für jedes mobile Gerät – Laptops, Tablets oder Smartphones. So haben Sie eine genaue Übersicht über den aktuellen Telefonstatus Ihrer Kollegen, selbst wenn sie von einem anderen Ort aus arbeiten.
Verbessern Sie die Zusammenarbeit und Kommunikation mit unserem Cloud-Telefonsystem mit integriertem Telefonstatus!
What is a location or presence status?
Location status is part of the users’ real-time status showing whether your co-worker is at his desk, in the office – having a coffee or lunch break, or is away. With the help of such features, real-time technology gives users a real interactive experience. At any time during the workday, you know if your co-workers are online or offline and whether they are available to communicate.
Durch die Integration von Onlinedaten wie dem Echtzeitstatus in Ihre Telefonsystem-App für die Bereitstellung wichtiger Informationen (wie der Verfügbarkeit von Mitarbeitern) fühlen sich Teammitglieder motivierter und verbundener. Dies hilft allgemein bei der Verbesserung der Effizienz und der Kommunikation.
Telefonstatus – Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und Funktionsweise
As mentioned, phone or presence status is a key feature for any business phone solution requiring real-time communications. Being able to see the phone status of the person you are trying to reach can help you save time and frustration. It ensures you make the best use of your time during your workday.
In Zeiten, in denen Unternehmen unterschiedliche Personalverwaltungsstrategien und Arbeitsmodelle einführen, bietet Echtzeit-Konnektivität den Nutzern das unmittelbare Gefühl einer persönlichen Betreuung. Dank Funktionen wie z.B. dem Telefonstatus, integriert in Ihr Cloud-Telefonsystem, team members enjoy the authentic virtual experience regardless of location.
Die Hauptvorteile des Telefon- und Präsenzstatus für die Kommunikation
Zeitersparnis
You know at a glance if the person you are trying to contact is available or not. It applies to both in-office and remote colleagues.
Minimiert Arbeitsunterbrechungen
Wenn die Person, an die Sie einen Anruf weiterleiten möchten, beschäftigt ist, gerade telefoniert oder sich in einem Meeting befindet, können Sie den Anrufer an den nächsten verfügbaren Mitarbeiter oder direkt an die Mailbox weiterleiten.
Steigert die Kundenzufriedenheit
Die Wartezeit, die oftmals der ausschlaggebende Faktor für ein hervorragendes Kundenerlebnis ist, wird optimiert. Sie können den wartenden Anrufer sofort darüber informieren, ob er einen Rückruf erwarten kann oder an den nächstmöglichen Mitarbeiter weitergeleitet wird.
Verbessert die Produktivität der Angestellten
Mit dem Telefonstatus sparen Ihre Kunden und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit. Durch den Status erhalten die Mitarbeiter direkt einen Einblick, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt Anrufe entgegennehmen kann. Sie benötigen dafür keine Mails, separate Anrufe oder andere zeitraubende Aktivitäten. Für Remote-Angestellte ist diese Funktion ebenfalls eine Bereicherung, da sie den Kommunikationsprozess beschleunigt. Dadurch fühlen sie sich verbundener und motivierter, auch wenn sie nicht das Büro mit den Kollegen teilen.
Optimiert das Anrufmanagement
With phone presence status, you have at a glance the display of all available agents from your customer support. So if you want, you can seamlessly delegate, redirect, or route the incoming call to the right co-worker. If the presence status is busy, the caller can be offered a voicemail or callback option. The best part – all these activities happen within seconds.
What options do you have with Mixvoip’s real-time status dashboard – Tempus?
Drei Hauptindikatoren zeigen die Verfügbarkeit Ihres Telefons in Echtzeit auf dem Dashboard der App an:
Verfügbar – online. It means you are at your desk at that moment so that you can take the incoming call. Your status is also colored green.
Beschäftigt – im Gespräch. Dieser Status zeigt an, dass Sie arbeiten, aber momentan telefonieren. So kann jeder weitere Anrufer eine Sprachnachricht hinterlassen oder sich für die Option eines Rückrufs entscheiden. Ihr Status ist weiterhin grün, allerdings blinkt das Telefon-Icon.
Beschäftigt – im Meeting. If you attend a business meeting, your phone status will show it. It is a light green color, which is easily noticeable by co-workers. So they know you are unavailable for a phone call at that moment.
Der Standort- oder Präsenzstatus kann auf verschiedene Arten angezeigt werden:
Pause – shows that you are working in-office or remotely, but you cannot take the call at that very moment. The color of the status is yellow on the dashboard.
Abwesend – mit diesem Status lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie sich nicht an Ihrem Schreibtisch befinden und somit keine Anrufe entgegennehmen können, Sie werden aber bald wieder verfügbar sein. Nutzen Sie diesen Status für kürzere Unterbrechungen, wie zum Beispiel eine Kaffeepause. Die Farbe des Status ist orange.
Mittagspause – that presence status is important, as many companies do not have flexible lunch breaks policy. Setting your location status to lunch in the app means you are unavailable, but you will return the call as soon as you return from lunch.
Unterwegs – many companies have remote teams that often travel to meet customers and partners during the workday. With that presence status, you know that your employee will not be available soon for a phone call, so you should give the caller other options for contact.
Urlaub, krank, Stop – all these options mean you are temporarily unavailable to answer phone calls. It will be so during the whole workday and probably for a longer period.
All these status features are important as customers and suppliers are used to working with a specific person in the company. So if they are trying to reach out to him but he is unavailable, the office admin (viewing his real-time status) can either forward the call to the next available representative or suggest they write an email if the matter is not urgent.
Wer kann die Echtzeitstatusoptionen nutzen?
Phone and presence features are considered smart call management tools. If you want to implement them in your daily communications, you can ask your telephony services provider if they offer them as built-in functionality. Anyone who actively uses a business phone system can benefit from these value-added collaboration features. As they cover incoming and outgoing calls, just like internal calls, office admins, receptionists, and call center agents are among the top users.
Administrative assistants are usually in charge of transferring the inbound calls to the right department and employee. They often manage all communications by forwarding calls to the right person. Having an at-a-glance display of colleagues’ phone availability allows them to connect with clients and workers fast and easy.
Callcenter-Mitarbeiter müssen Unterhaltungen oft an andere Mitarbeiter weitergeben. Wenn sie also über die Information verfügen, wer gerade online und verfügbar ist, kann der Übergang so reibungslos wie möglich erfolgen – ohne Verzögerungen und dementsprechend mit zufriedenen Kunden.
Last but not least, everyone. When it comes to effectively maximizing phone presence literally, anyone who works in the office, from home, or in a coffee shop and needs to collaborate with team members can benefit. High-call volumes can be better organized if users know their colleagues’ real-time presence status.
In today’s fast-paced work environment, real-time communications play a major role in a company’s communications. Managing your calls based on that functionalities helps you solve faster client issues. Features like phone or presence status can help you retain and grow a loyal customer base. Implementing users’ real-time status in your communications platform enables you to enhance your workflow as it helps your whole community to stay connected and feel more engaged.
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