Präsenz- und Telefonstatus für ein besseres Anruferlebnis

Heutzutage ist es unumgänglich, eine Nutzer-Präsenzfunktion für Kommunikation in Echtzeit in technische Lösungen zu integrieren, um eine interaktive Erfahrung zu erhalten.

Den Telefon- und Präsenzstatus der Kollegen zu kennen bedeutet zu wissen, ob sie gerade Anrufe beantworten und Kundenanfragen beantworten können. Eine solche Funktion optimiert die interne und externe Kommunikation und unterstützt eine bessere Zusammenarbeit.

Sie müssen nicht mehr raten, ob Sie Ihre Mitarbeiter zu einem bestimmten Moment kontaktieren können, da Sie ihren Präsenzstatus zu jeder Zeit selbst sehen können. Den Präsenz- sowie den Telefonstatus finden Sie zudem über ein einziges Dashboard. Die Aktualisierung der Nutzerverfügbarkeit in Echtzeit bedeutet, dass eingehende Anrufe von Kunden schnell und einfach an die richtige Person weitergeleitet werden.

Lesen Sie weiter, um mehr über den Präsenzstatus in Echtzeit und dessen Optionen zu erfahren und wie Ihr Unternehmen davon profitieren kann.

Was ist die Nutzerpräsenz?

Die Nutzerpräsenz ist eine erweiterte Funktion, die den Online- oder Offline-Status eines Angestellten zeigt. Sie spielt eine Schlüsselrolle, wenn Sie eine Anwendung oder ein Programm erstellen und die virtuelle Echtzeit-Erfahrung der Benutzer verbessern möchten.

Nutzerpräsenz ist der Sammelbegriff, der sowohl der Telefon- als auch der Standortstatus Ihrer Mitarbeiter unter sich vereint.

Sie ist account- und geräteneutral, da sie mit den verschiedenen Profilen der Nutzer verbunden und auf Desktop- und Mobilgeräten implementiert werden kann.

Was ist Telefonpräsenz?

Echtzeitstatus-Dashboard

Die Telefonpräsenz gibt die Verfügbarkeit anderer Mitarbeiter in Echtzeit an. Sie zeigt auf einen Blick den Status der Durchwahl: 

  • online verfügbar 
  • beschäftigt – telefoniert gerade oder DND (Do-not-Disturb) 
  • offline 

Die Telefonpräsenz zeigt an, ob jemand Anrufe entgegennehmen kann oder nicht.

Die Telefonstatusfunktion wurde für Tischtelefone eingerichtet zu einer Zeit, in der herkömmliche Telefonsysteme als professionelle Kommunikationslösung für Unternehmen dominierten. Diese Option wurde vor allem für Verwaltungsassistenten oder Büroangestellte entworfen, die den Telefonstatus verschiedener Durchwahlen sehen mussten, um eingehende Anrufe weiterleiten zu können.

Die heutigen fortgeschrittenen Telefonsysteme, die auf VoIP-Technologie beruhen, erweitern den Telefonstatus über Büro-Tischtelefone hinaus und machen ihn zu einer Funktion für jedes mobile Gerät – Laptops, Tablets oder Smartphones. So haben Sie eine genaue Übersicht über den aktuellen Telefonstatus Ihrer Kollegen, selbst wenn sie von einem anderen Ort aus arbeiten.

Verbessern Sie die Zusammenarbeit und Kommunikation mit unserem Cloud-Telefonsystem mit integriertem Telefonstatus!

Was ist der Standort- oder Präsenzstatus?

Standort-Status

Der Standortstatus ist Teil des Echtzeitstatus der Nutzer und zeigt an, ob sich Mitarbeiter beispielsweise an ihrem Schreibtisch, im Büro (bei einer Kaffeepause; in der Mittagspause) oder außerhalb befinden. Mit dieser Funktion erhalten Nutzer ein komplett interaktives Erlebnis. Sie wissen immer, ob die anderen Mitarbeiter online oder offline sind und vor allem, ob sie gerade Zeit für ein Telefonat haben.

Durch die Integration von Onlinedaten wie dem Echtzeitstatus in Ihre Telefonsystem-App für die Bereitstellung wichtiger Informationen (wie der Verfügbarkeit von Mitarbeitern) fühlen sich Teammitglieder motivierter und verbundener. Dies hilft allgemein bei der Verbesserung der Effizienz und der Kommunikation.

Telefonstatus – Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und Funktionsweise

Zusammenarbeit in Echtzeit

Wie bereits erwähnt, ist der Telefonstatus eine wesentliche Funktion für professionelle Telefonlösungen. Den Telefonstatus der Person sehen zu können, die Sie anrufen möchten, spart Zeit und hilft Ihnen so dabei, Frustration zu vermeiden. Es garantiert somit, dass Sie Ihre Zeit bei der Arbeit bestmöglich nutzen.

In Zeiten, in denen Unternehmen unterschiedliche Personalverwaltungsstrategien und Arbeitsmodelle einführen, bietet Echtzeit-Konnektivität den Nutzern das unmittelbare Gefühl einer persönlichen Betreuung. Dank Funktionen wie z.B. dem Telefonstatus, integriert in Ihr Cloud-Telefonsystem, genießen Teammitglieder eine authentische virtuelle Erfahrung, unabhängig ihres Standorts.

Demo buchen – für alle, die mehr über unser Business-Telefonsystem Voxbi erfahren möchten!

Die Hauptvorteile des Telefon- und Präsenzstatus für die Kommunikation
Zeitersparnis

Sie wissen auf einen Blick, ob die Person, die Sie kontaktieren möchten, verfügbar ist. Dies gilt sowohl für Kollegen im Büro wie auch für Remote-Mitarbeiter.

Minimiert Arbeitsunterbrechungen

Wenn die Person, an die Sie einen Anruf weiterleiten möchten, beschäftigt ist, gerade telefoniert oder sich in einem Meeting befindet, können Sie den Anrufer an den nächsten verfügbaren Mitarbeiter oder direkt an die Mailbox weiterleiten.

Steigert die Kundenzufriedenheit

Die Wartezeit, die oftmals der ausschlaggebende Faktor für ein hervorragendes Kundenerlebnis ist, wird optimiert. Sie können den wartenden Anrufer sofort darüber informieren, ob er einen Rückruf erwarten kann oder an den nächstmöglichen Mitarbeiter weitergeleitet wird.

Verbessert die Produktivität der Angestellten
Kommunikation in Echtzeit

Mit dem Telefonstatus sparen Ihre Kunden und gleichzeitig Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit. Durch den Status erhalten die Mitarbeiter direkt einen Einblick, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt Anrufe entgegennehmen kann. Sie benötigen dafür keine Mails, separate Anrufe oder andere zeitraubende Aktivitäten.

Für Remote-Angestellte ist diese Funktion ebenfalls eine Bereicherung, da sie den Kommunikationsprozess beschleunigt. Dadurch fühlen sie sich verbundener und motivierter, auch wenn sie nicht das Büro mit den Kollegen teilen.

Optimiert das Anrufmanagement

Der Telefonstatus bietet Ihnen einen Überblick über alle verfügbaren Mitarbeiter Ihres Supportteams. So können Sie eingehende Anrufe problemlos und schnell dem passenden Mitarbeiter zuweisen oder ihn weiterleiten.

Wenn der Status auf beschäftigt steht, kann der Anrufer sich (je nach Konfiguration des Systems) entscheiden, ob er lieber eine Nachricht auf der Mailbox hinterlassen oder einen Rückruf erhalten möchte. Das Beste daran ist, dass dieser Vorgang in nur wenigen Sekunden abgeschlossen ist.

Welche Optionen bietet Ihnen Mixvoips Echtzeitstatus-Dashboard – SOOP?

HR-Management-Team

Drei Hauptindikatoren zeigen die Verfügbarkeit Ihres Telefons in Echtzeit auf dem Dashboard der App an:

Verfügbar – online. Sie befinden sich aktuell an Ihrem Schreibtisch und können eingehende Anrufe entgegennehmen. Ihr Status ist grün.

Beschäftigt – im Gespräch. Dieser Status zeigt an, dass Sie arbeiten, aber momentan telefonieren. So kann jeder weitere Anrufer eine Sprachnachricht hinterlassen oder sich für die Option eines Rückrufs entscheiden. Ihr Status ist weiterhin grün, allerdings blinkt das Telefon-Icon.

Beschäftigt – im Meeting. Auch wenn Sie an einem Meeting teilnehmen, zeigt Ihr Status dies an. Die Farbe ist ein helles Grün, das sich für andere Mitarbeiter deutlich erkennbar abhebt. So wissen alle, dass Sie im Moment nicht für Anrufe verfügbar sind.

Der Standort- oder Präsenzstatus kann auf verschiedene Arten angezeigt werden:

Pause – zeigt, dass Sie arbeiten (im Büro oder außerhalb), aber aktuell keine Anrufe entgegennehmen können. Die Farbe des Status auf dem Dashboard ist gelb.

Abwesend – mit diesem Status lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie sich nicht an Ihrem Schreibtisch befinden und somit keine Anrufe entgegennehmen können, Sie werden aber bald wieder verfügbar sein. Nutzen Sie diesen Status für kürzere Unterbrechungen, wie zum Beispiel eine Kaffeepause. Die Farbe des Status ist orange.

Mittagspause – dieser Status ist wichtig, weil viele Unternehmen keine flexible Regelung für die Mittagspause haben. Den Status in der App auf Mittagspause zu stellen bedeutet, dass Sie aktuell nicht verfügbar sind, aber nach der Pause wieder auf Anrufe antworten können.

Unterwegs – Viele Unternehmen haben Remote-Teams, die während den Arbeitstagen viel unterwegs sind, um Kunden und Partner zu treffen. Durch diesen Status wissen Sie, dass die betreffenden Mitarbeiter nicht auf Anrufe reagieren können, daher sollten Sie Anrufer andere Kontaktmöglichkeiten bieten.

Urlaub, krank, Stop – all diese Optionen bedeuten, dass sie momentan nicht auf Anrufe reagieren können. Dies gilt für den ganzen Tag und möglicherweise für eine längere Zeit.

All diese Statusfunktionen sind wichtig, da Kunden und Lieferanten es gewohnt sind, eine Kontaktperson in einem Unternehmen zu haben. Wenn sie also versuchen, eine bestimmte Person zu erreichen, die aber in diesem Moment nicht verfügbar ist, dann kann der Büroleiter (der den Echtzeitstatus sieht) den Anruf entweder an den nächsten verfügbaren Vertreter weiterleiten oder vorschlagen, eine E-Mail zu schreiben, wenn die Angelegenheit nicht dringend ist.

Wer kann die Echtzeitstatusoptionen nutzen?

Support-Mitarbeiter

Telefon- und Präsenzfunktionen gelten als intelligente Anrufmanagementtools. Wenn Sie diese Tools in Ihre alltägliche Kommunikation integrieren möchten, sollten Sie Ihren Telefoniedienstleister fragen, ob sie als Funktion für das Telefonsystem verfügbar sind.

Jeder Mitarbeiter, der aktiv ein professionelles Telefonsystem benutzt, profitiert von diesen nützlichen Funktionen für die Zusammenarbeit. Da sie ein- und ausgehende sowie interne Anrufe abdecken, befinden sich Büroangestellte, Rezeptionisten und Callcenter-Mitarbeiter unter den häufigsten Nutzern.

Verwaltungsassistenten kümmern sich für gewöhnlich darum, eingehende Anrufe an die richtige Abteilung und den richtigen Mitarbeiter weiterzuleiten. Die telefonische Kommunikation des Unternehmens wird demnach durch manuelle Weiterleitungen organisiert. Wenn diese Mitarbeiter nun durch ein modernes System die Verfügbarkeit der Mitarbeiter sehen können, sind sie dazu in der Lage, Kunden schneller und einfacher mit Mitarbeitern zu verbinden.

Callcenter-Mitarbeiter müssen Unterhaltungen oft an andere Mitarbeiter weitergeben. Wenn sie also über die Information verfügen, wer gerade online und verfügbar ist, kann der Übergang so reibungslos wie möglich erfolgen – ohne Verzögerungen und dementsprechend mit zufriedenen Kunden.

Wenn es darum geht, die telefonische Präsenz so effektiv wie möglich zu gestalten, profitiert jeder Mitarbeiter im Büro, zu Hause oder an einem anderen Ort, der mit Teammitgliedern kollaborieren möchte, von einem System mit Präsenzstatus. Ein hohes Anrufaufkommen kann besser organisiert werden, wenn die Nutzer den Status ihrer Kollegen in Echtzeit übermittelt bekommen.

In der temporeichen Arbeitswelt von heute spielt Kommunikation in Echtzeit eine große Rolle in der Unternehmenskommunikation. Anrufe basierend auf Funktionen zu verwalten hilft Ihnen dabei, die Probleme der Kunden schneller zu lösen. Funktionen wie Telefon- oder Anwesenheitsstatus tragen dazu bei, dass Sie einen treuen Kundenstamm behalten und ausbauen können.

Den Echtzeitstatus der Nutzer in Ihre Kommunikationsplattform zu implementieren, ermöglicht Ihnen die Verbesserung des Arbeitsablaufs, da die ganze Gemeinschaft damit in Verbindung bleiben kann.