Wie optimieren Sie Ihre Business-Kommunikation?

Kommunikationstools

Der Arbeitsplatz ist heute ein Online-Raum, in dem die Mitarbeiter von überall aus arbeiten können. Online-Meetings ermöglichen den Mitarbeitern heute Sie können mit Teams aus allen Zeitzonen interagieren und mit Hilfe von Videoanrufen oder Messaging-Apps an Projekten zusammenarbeiten, unabhängig von ihrem Standort. Dafür benötigen sie viele Business-Kommunikationstools, manchmal zu viele.

Tools für die Unternehmenskommunikation ermöglichen es Unternehmen jeder Größe, effizienter zu arbeiten. Der digitale Arbeitsplatz hat die Art und Weise, wie wir arbeiten, revolutioniert. Vorbei sind die Zeiten, in denen man pendeln musste, um sich mit Kollegen und Partnern persönlich zu treffen oder während der Geschäftszeiten zwischen 9 und 17 Uhr E-Mails hin- und herzuschicken.

Die sich verändernde Arbeitsplatzlandschaft hat dazu geführt, dass Unternehmen nach fortschrittlicheren Kommunikations- und Kollaborationslösungen suchen. Die neuen, diversifizierten Arbeitsplätze, die aus Büro-, Hybrid- und Remote-Teams bestehen, erfordern, dass Unternehmen digital vernetzte Arbeitsumgebungen schaffen. Daher wenden sie sich benutzerfreundlichen Kommunikationslösungen, ausgelagertem IT-Management und Tools für eine bessere Mitarbeiterbindung zu.

Viele Menschen glauben, dass es umso besser ist, je mehr Tools für die Unternehmenskommunikation Sie einsetzen. Wenn Sie die Tools zählen, die Sie täglich nutzen, werden Sie wahrscheinlich mindestens eine Telefonanlage, Video-Apps, Instant Messaging, Telefone, mobile Apps, soziale Medien usw. einbeziehen. Das Jonglieren mit all diesen Lösungen kann jedoch frustrierend sein und die Effizienz eines Teams untergraben. Wie viele Tools für die Unternehmenskommunikation Sie also einsetzen sollten und warum die Konsolidierung und Reduzierung dieser Tools gut für die Produktivität ist, erfahren Sie in dem folgenden Artikel, und wie die richtigen Lösungen für die Unternehmenskommunikation zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen.

Was sind Kommunikationstools?

Optimierung Kommunikationstools

Als Kommunikationstool gilt jede Software oder Hardware, die es zwei oder mehr Personen ermöglicht, miteinander zu interagieren. Es sind digitale Lösungen, mit denen Teams effizienter zusammenarbeiten können, sei es durch Sprache, Text oder Video.

Unternehmen setzen Kommunikationstools ein, um ihre Mitarbeiter zu befähigen, effizienter zu arbeiten. Durch die Konsolidierung der Anzahl der verwendeten Tools können Unternehmen ihre IT-Verwaltung vereinfachen und das Engagement ihrer Mitarbeiter verbessern. Der Einsatz der richtigen Tools kann Unternehmen dabei helfen, ihre Ziele zu erreichen. Beispielsweise können Videokonferenzen dazu beitragen, dass sich Remote-Teams am Arbeitsplatz verbundener und engagierter fühlen, während Chat-Apps die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern in Echtzeit erleichtern können. Bei der Auswahl der richtigen Tools für Ihr Unternehmen ist es wichtig, die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter und die Ziele Ihres Unternehmens zu berücksichtigen.

Tools für interne Business-Kommunikation

interne Business-Kommunikation

Intranet-Netzwerkverbindungen und Kollaborationstools wie E-Mail- und Chat-Dienste sind ein Muss für Unternehmen jeder Größe, die eine reibungslose interne Kommunikation unterstützen wollen. Die Chat-App ist ein effizienteres Instrument für die interne Kommunikation als E-Mail. Ein Teammitglied kann mit jedem anderen Kollegen in Kontakt treten und Dateien und Bilder schnell versenden, ohne Tage oder Wochen auf eine Antwort warten zu müssen.

Das Cloud-Telefonsystem ist eine großartige Möglichkeit für Unternehmen, intern zu kommunizieren. Unternehmen können VoIP-Lösungen nutzen, um Anrufe über eine All-in-One-Plattform mit einem Cloud-Telefonsystem zu tätigen und zu empfangen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich mühelos zu verbinden, unabhängig von ihrem Standort.

Ein weiteres praktisches Tool für die interne Kommunikation sind Sofortnachrichten-Apps. Solche Apps ermöglichen es Unternehmen, alle Nachrichten in Echtzeit an Teammitglieder zu verschicken. So bleiben Remote-Teams spielend einfach in Verbindung und arbeiten wie gewohnt zusammen an Projekten.

Tools für externe Business-Kommunikation

externe Kommunikation

Bei der Kommunikation mit Kunden oder Lieferanten benötigen Unternehmen mehrere strategische Werkzeuge, um ihre Arbeit zu erledigen. Eines der wichtigsten Werkzeuge für die externe Kommunikation ist das Telefonsystem. Mit einer Cloud-PBX können Unternehmen Anrufe über eine All-in-One-Plattform starten und entgegennehmen und so schnell und einfach mit Kunden und Lieferanten in Kontakt treten.

Ein weiteres nützliches Werkzeug für die externe Kommunikation sind Videokonferenzlösungen. Dank Videokonferenzen können Sie Meetings mit Kunden und Partnern von Angesicht zu Angesicht abhalten, egal wo sich die Teilnehmer befinden. Dies ist eine gute Möglichkeit, um Beziehungen aufzubauen und um Geschäfte abzuschließen.

Viele Unternehmen sind heutzutage in verschiedenen Sprachen in den sozialen Medien aktiv, um auf die Bedürfnisse ihrer globalen Community einzugehen. Eine weitere Möglichkeit, um sich effizient mit Kunden und Partnern zu verbinden, ist das Einrichten von Rufnummern für verschiedene Abteilungen, wenn Sie ein mittleres oder großes Unternehmen leiten.

Integrationen zwischen Tools und Cloud-basierten Kommunikationslösungen

integrierte Lösungen

Um mit Kunden und Angestellten zu interagieren, nutzen die meisten Unternehmen eine Vielzahl an Hilfsmitteln. In manchen Fällen mag diese Vorgehensweise effektiv sein, meistens jedoch ist es frustrierend und womöglich auch etwas überwältigend. Was können Sie also unternehmen, um die Anzahl der genutzten Mittel zu reduzieren und dadurch produktiver zu werden? Denken Sie über folgende Optionen nach:

• Mangelt es Ihnen an einem Werkzeug, um eine komplette Kommunikationslösung aufzubauen?
• Haben Sie Tools, die überflüssig sind, weil sich ihre Funktionen überschneiden?
• Können Sie manche der Tools über eine All-in-One Kommunikationsplattform verbinden?

Einfach immer mehr Tools zu implementieren ist keine Lösung. Viele Unternehmen zögern, dem Team ein weiteres neues Instrument vorzustellen, denn Angestellte denken oft, dass es zusätzliche Arbeit mit sich bringt, anstatt ihren Alltag zu erleichtern.

Der Stand von SaaS im Jahr 2021

Das durchschnittliche Unternehmen hat 254 SaaS-Apps;
Die durchschnittliche App-Nutzung über 60 Tage hinaus lag nur bei ca. 45%; 
Ungefähr 55% aller SaaS-Apps werden nicht vom Team genutzt.*
*productive.com

Eine Möglichkeit, die Anzahl Ihrer Kommunikationstools zu optimieren, besteht also darin, sie in Lösungen zu integrieren, die Sie bereits täglich nutzen. Dazu gehören Google Suite-Apps und Ihre CRM-Lösung - wie Salesforce, Zendesk, Odoo oder die Microsoft Teams-Anwendung. Sie können sich zum Beispiel für ein business phone system entscheiden, das die Integration mit Apps und Programmen von Drittanbietern ermöglicht. Das kann eine VoIP-Lösung sein, die mehrere Kommunikationskanäle unterstützt und es Ihnen ermöglicht, verschiedene Systeme miteinander zu verbinden, um einen reibungsloseren täglichen Arbeitsablauf zu erreichen.

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Professionelle und persönliche Kommunikation trennen

Mann hält ein Smartphone

Manchmal ist es schwierig, die professionelle und persönliche Kommunikation voneinander zu trennen. Es ist jedoch wichtig, eine klare Grenze zwischen beiden zu ziehen, um die Produktivität aufrecht zu erhalten. Die persönliche und professionelle Kommunikation gut zu organisieren ist wichtig für die Effizienz des Teams, da es auch das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit unterstützt. In dem Chat-Dienst, den Sie für die interne Kommunikation nutzen, können Sie spezifische Chaträume einrichten – für geschäftliche Diskussionen, aber auch für persönliche Themen, die nicht mit der Arbeit zusammenhängen.

Viele Angestellte aus allen Abteilungen nutzen das selbe Gerät für die professionelle Kommunikation wie für private Unterhaltungen. Dies kann zu Stress führen und die Aufrechterhaltung einer ausgewogenen Work-Life-Balance erschweren. Dank moderner Technologien wie Festnetz-Mobilfunk-Konvergenz (FMK)So verpassen Sie keine wichtigen Anrufe und müssen nicht rund um die Uhr für geschäftliche Anrufe erreichbar sein. Sie können Ihre Tischdurchwahl mit Ihrem Smartphone verknüpfen; Ihre Geschäftsnummer folgt Ihnen, wohin Sie auch gehen. Sie können benutzerdefinierte Regeln festlegen, um zu bestimmen, wann eingehende berufliche Anrufe direkt an Ihre Sprachbox gehen sollen (wenn Sie nicht erreichbar sind).

Wenn Sie sich für ein Cloud-Telefonsystem entscheiden, erhalten Sie eine Lösung für effektive Business-Kommunikation. Mit der Hilfe fortschrittlicher Funktionen wie FMK – Festnetz-Mobilfunk-Konvergenz – reduzieren Sie die Anzahl der Geräte, die Ihre Mitarbeiter für die geschäftliche Kommunikation nutzen, ohne an Produktivität zu verlieren.

Eine All-in-One Plattform für die Kommunikationstools Ihres Unternehmens

All-in-One Kommunikationsplattform

Wenn es darum geht, die richtigen Kommunikationstools für Ihr Unternehmen zu finden, kann die Auswahl überwältigend sein. Es gibt so viele verschiedene Software und Dienste, dass es schwer sein kann, zu wissen, wo man anfangen soll.

Eine Option, die sich als besonders nützlich erweisen kann, ist eine All-in-One-Plattform, die verschiedene Kommunikationstools an einem Ort bereitstellt. Diese Art von Plattform kann VoIP-Lösungen, Cloud-Telefonsysteme und Messaging-Apps in einem Paket enthalten. Das kann es für Unternehmen einfach machen, das richtige Tool für ihre Bedürfnisse zu finden, ohne verschiedene Anbieter durchsuchen zu müssen.

Einen Ort zu haben, von dem aus Sie Ihre ganzen Kommunikationskanäle lenken können, macht Ihre Kommunikation effizienter. Sie sparen Zeit und Mühe, da Sie nicht ständig zwischen verschiedenen Geräten und Plattformen wechseln müssen. Sie verwalten einfach alles von einem Ort aus. Ein modernes Cloud-Telefonsystem kann eine All-in-One Plattform das Kommunikationssysteme verschiedener Art miteinander verbindet, von der Telefonanlage bis zum Instant Messaging und Videokonferenztools.

Das Rundum-Telefonsystem ist die zukunftssichere Lösung, die Ihnen hilft, die Anzahl Ihrer Kommunikationsmittel zu reduzieren
zukunftssicheres Cloud-Telefonsystem

Ein Cloud-Telefonsystem hat viele Vorteile: Sie können Ihre alten Telefone behalten und trotzdem zu einem 100% webbasierten Ökosystem wechseln. Dabei handelt es sich oft um eine Option für mehrere Marken, die mit mehreren IP-Telefonmarken kompatibel ist. Dank Zero-Touch-Provisioning ist die Plug-and-Play-Fähigkeit ein praktisches Merkmal Ihres Telefonsystems. Sie können sowohl Ihre neuen als auch Ihre alten VoIP-Geräte damit problemlos verwalten.

All-in-One Plattformen sind auch eine kostengünstige Lösung. Anstatt für mehrere Services von verschiedenen Anbietern zu zahlen, erhalten Unternehmen oftmals alle Tools, die sie benötigen, günstig in einem Paket.

Bei der Auswahl eines Cloud-Telefonsystems ist es wichtig, dass es alle Funktionen bietet, die Ihr Unternehmen benötigt. Berücksichtigen Sie die Anzahl der benötigten Nebenstellen, die Tarife und die Verfügbarkeit von Funktionen wie Voicemail, E-Mail und Konferenzschaltungen. Die Suche nach einer All-in-One-Plattform für Ihre geschäftlichen Kommunikationstools kann die Arbeit einfacher und effizienter machen. Wenn Sie alle Tools an einem Ort haben, können Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren, anstatt zu versuchen, verschiedene Anbieter für jeden Kommunikationsbedarf zu finden.

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Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Ihre Unternehmenskommunikation verbessern wollen

Faktoren verbesserte Kommunikation

Falls Sie Ihre Produktivität steigern möchten, indem Sie die Anzahl der genutzten Geräte und Programme reduzieren, dann achten Sie auf folgende Punkte:

1. Suchen Sie nach einer All-in-One Lösung

2. Entscheiden Sie sich für ein Tool, mit dem das ganze Team problemlos zusammenarbeiten kann
• Nutzen Sie Projektmanagementtools und
• Interne Kommunikationstools

3. Wählen Sie eine sichere Lösung mit einer Datenschutzpolitik

4. Sie sollte funktionsreich sein und über mehrere Funktionen verfügen

5. Entscheiden Sie sich für eine kostengünstige und anpassbare Option

Heutzutage verlassen sich Unternehmen auf diverse Kommunikationsmittel, während sie von der Flexibilität profitieren, die Telekommunikationsanbieter ihnen ermöglichen. Softphones, IP-Telefonie und VoIP-Lösungen haben die Festnetztelefonie als primäre und obligatorische Kommunikationsquelle ersetzt. Unternehmen können sich mit Kunden über viele verschiedene Kanäle verbinden, wie zum Beispiel ihre Webseite, die sozialen Medien, per Telefon oder Chat. Dennoch steigen die Anforderungen der Kunden und ihre bevorzugte Kontaktform ändert sich mit der Zeit. Um die Erwartungen zu erfüllen, benötigen Sie die passenden Kommunikationsmittel für Ihr Büro.

Die Cloud ist perfekt für die Kommunikation. Nutzen Sie sie für Anrufe, Nachrichten und Videokonferenzen mit Personen auf der ganzen Welt. Aber was, wenn Sie die Cloud für Ihre Business-Kommunikation nutzen möchten? Können Sie private und geschäftliche Kommunikation dort vermischen, oder benötigen Sie separate Systeme?

Die meisten Menschen ziehen es vor, ihre private und geschäftliche Kommunikation getrennt zu halten. Immerhin möchten Sie nicht, dass Ihr Chef Ihre Urlaubsfotos sieht! Mit Cloud-basierten Kommunikationstools ist es jedoch ganz einfach, beides zu trennen. Viele Anbieter verfügen über Integrationen zwischen Ihren Tools und beliebten Cloud-basierten Anwendungen wie den Google Apps oder Microsoft Office 365. So verbinden Sie sich problemlos mit Mitarbeitern, um an Projekten zu arbeiten und bleiben in jeder Situation produktiv.

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