So gehen Sie während der Feiertage professionell mit Anrufen um

Lesen Sie unsere Checkliste zur Vorbereitung Ihres Unternehmens auf die Weihnachtszeit, damit Ihr Unternehmen bleibt produktiv und Ihre Kunden sind zufrieden.

Die Weihnachtszeit steht bereits vor der Tür. Es ist wieder eine Zeit des Jahres, in der Sie Ihre Kunden, Interessenten und Partner informieren sollten, wenn sich Ihre Geschäftszeiten, Tage und Erreichbarkeit ändern. Am besten planen Sie, wie Sie dies Ihren Anrufern mitteilen und Ihren Kundenservice während der Festtage organisieren, damit jeder wichtige Anruf rechtzeitig beantwortet wird.

Die gute Nachricht ist, dass Sie das beste Mittel haben, um mit beiden Aufgaben fertig zu werden – ihr Cloud-TelefonsystemSie können mühelos eine Voicemail-Nachricht für die Feiertage aufzeichnen und sie einfach verwalten und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Und wenn Sie planen, dass ein Mitarbeiter oder ein Team die Anrufe während der Feiertage entgegennimmt, können sie dies immer noch bei einer Tasse heißer Schokolade von ihrem gemütlichen Zuhause aus tun. Dank der erweiterten Funktionen Ihrer Cloud-Telefonanlage können Sie von überall und mit Ihrem Lieblingsgerät arbeiten. Lesen Sie unsere Checkliste für die Vorbereitung Ihres Unternehmens auf die Feiertage. Helfen Sie Ihrem Unternehmen, produktiv zu bleiben, und Ihre Kunden sind zufrieden.

Legen Sie eine Urlaubsnachricht für die Mailbox fest.

Die Feiertage sind der perfekte Zeitpunkt, um Ihre Anrufer mit einer positiven, persönlicheren und dennoch professionellen Nachricht zu überraschen. Denken Sie daran, dass eine Voicemail-Begrüßung ein intelligenter Weg sein kann, um mit Kunden in Kontakt zu treten, auch wenn Sie gerade nicht erreichbar sind. Es ist die perfekte Gelegenheit, einen positiven ersten Eindruck bei potenziellen Kunden zu hinterlassen, die Ihre Voicemail-Box erreichen. Der Hauptzweck einer speziellen festlichen Voicemail-Nachricht besteht darin, Ihre Anrufer darüber zu informieren, wann und wie sie Sie während der Feiertage erreichen können. Fügen Sie die Daten ein, an denen Ihr Unternehmen geschlossen sein wird, sowie die neuen Öffnungszeiten. Sie können auch eine alternative Möglichkeit hinzufügen, Sie über Ihre E-Mail oder eine SMS-Nachricht zu kontaktieren.

Vergessen Sie nicht, Ihren Anrufern einen Zeitrahmen zu nennen, in dem sie mit einem Rückruf oder einer Antwort auf ihre E-Mail rechnen können. Die Gewissheit, dass sich jemand innerhalb eines bestimmten Zeitraums bei ihnen melden wird, ermutigt sie, weitere Details über den Grund ihres Anrufs zu hinterlassen. Versichern Sie Ihren zukünftigen oder aktuellen Kunden immer, dass Sie ihre Nachrichten beantworten werden, sobald Sie wieder erreichbar sind. Das ist eine positive Aussage, die Wertschätzung und Engagement zeigt. Wenn Sie eine kleine Urlaubsinspiration für das Skript Ihrer festlichen Voicemail-Begrüßung brauchen, lesen Sie unseren Artikel ": "9 festliche Mailboxansagen für ein besseres Kundenerlebnis“.

Aktualisieren Sie Ihre Regeln für die Anrufbehandlung, um flexibel zu sein.

Nutzen Sie Ihr modernes Telefonsystem, um spezielle Regeln für die Bearbeitung von Anrufen während der Feiertage festzulegen. Ihr IT-Manager kann Regeln festlegen, die für die Hauptkontaktnummer des Unternehmens gelten und der Verfügbarkeit des Teams entsprechen, das diese Anrufe normalerweise entgegennimmt. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, ihre Anrufpläne für die Feiertage entsprechend ihren Arbeitsplänen zu aktualisieren. Sie können zum Beispiel alle eingehenden Anrufe auf ihre Voicemail-Box leiten, auf der die aufgezeichnete persönliche oder abteilungsspezifische Festtagsnachricht abgespielt wird. Wenn die Kollegen während der Feiertage im Büro anwesend sind, können Sie die eingehenden Anrufe direkt auf die geschäftlichen Nummern Ihrer Innendienstmitarbeiter umleiten. Auf diese Weise wird jeder Anruf pünktlich entgegengenommen, was die Kundenzufriedenheit erhöht.

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Nutzen Sie intelligentes Anrufmanagement und Remote-Meetings, wenn das Büro über die Feiertage geschlossen ist.

Wenn Sie planen, Ihre Büroräume über die Feiertage zu schließen, können Sie dennoch Mitarbeiter beauftragen, für eingehende Anrufe erreichbar zu sein - auch wenn diese von zu Hause aus arbeiten. Sie können mobile Apps nutzen, um von überall und auf dem bequemsten Gerät zu arbeiten. So können Sie immer noch jemanden beauftragen, das Firmentelefon für Notfälle von zu Hause oder einem anderen Ort aus zu beantworten.

Außerdem können Sie dank der Audio- und Videokonferenzlösungen an allen wichtigen oder dringenden Sitzungen teilnehmen, die während der Ferien organisiert werden. Arbeit im Home-Office an, mit denen Sie von überall und mit jedem Gerät arbeiten können.

Aktualisieren Sie Ihren Urlaubskalender rechtzeitig.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist es für Sie und Ihr Team immer nützlich, die Urlaubspläne Ihrer Kollegen zu kennen. Noch besser ist es, wenn Sie deren Verfügbarkeit auf einen Blick an einem Ort sehen können. Sofern Sie nicht das gesamte Unternehmen über die Feiertage schließen, sind diese Informationen wirklich wichtig. Sie stellen sicher, dass Ihr Unternehmen weiterläuft, wenn ein Teil Ihrer Mitarbeiter im Urlaub ist.

Sie können spezielle Tools für die Urlaubsverwaltung verwenden, wie z. B. Google Calendar oder Outlook Calendar. Mit Timelogger und HR-Software wie SOOP können Sie diese Informationen sogar in Ihr Telefonsystem integrieren. Ist das nicht praktisch? Mit Hilfe der Echtzeit-Statusfunktion wissen die Mitarbeiter, die im Büro sind, auf einen Blick, ob ihre Kollegen verfügbar sind oder nicht. Darüber hinaus können Telefonanrufe direkt an verfügbare Mitarbeiter weitergeleitet werden, wodurch lange Wartezeiten und abgebrochene Anrufe vermieden werden. Vergessen Sie also nicht, Ihren Zeitplan für die Feiertage zu aktualisieren und Ihre Kollegen daran zu erinnern, dasselbe zu tun.

Weisen Sie einen Bereitschaftsdienst für Notfälle zu.

Je nach Branche benötigen Sie einen Bereitschaftsdienst, der in dringenden Fällen während der Feiertage ans Telefon geht. Dafür brauchen Sie keine spezielle Hotline, denn die Konvergenz von Festnetz und Mobiltelefon ermöglicht es Ihnen, Anrufe mit Ihrer Bürotelefonnummer über Ihr Mobiltelefon entgegenzunehmen und zu tätigen. Sobald Sie die Person zugewiesen haben, die während der Feiertage als Bereitschaftsdienst fungiert, müssen Sie dies Ihren Zuhörern mitteilen. Das beste Instrument dafür ist die Sprachnachricht Ihres Unternehmens. Stellen Sie sicher, dass Sie die Notrufnummer und die Zeitspanne, in der Ihr Kollege erreichbar ist, klar angeben, oder ob es sich um eine 24/7-Nummer handelt. Seien Sie immer unter Ihrer Büronummer erreichbar, auch zu Hause, mit der mobilen App Mixcall!

Aktualisieren Sie Ihre Öffnungszeiten auf allen Kommunikationskanälen

Ihre Website - eine primäre Informationsquelle - sollte auf der Startseite Informationen über Ihre aktuellen Geschäftszeiten enthalten. Sie können auch Angaben über die Notrufnummer (falls vorhanden) oder andere Möglichkeiten der Kontaktaufnahme - E-Mail oder SMS - hinzufügen. Vergessen Sie nicht zu erwähnen, wann sie in diesem Zeitraum eine Antwort erwarten.

Wenn Ihr Unternehmen auf verschiedenen Online-Plattformen vertreten ist, sollten Sie auch die Änderungen Ihrer Arbeitszeiten und -tage bekannt geben. Ob es sich um Ihr Profil auf Google my business, Ihre Facebook- und LinkedIn-Seite oder einen Eintrag in den lokalen Online-Verzeichnissen handelt - es ist sehr empfehlenswert, Ihre Öffnungszeiten auf diesen Plattformen zu aktualisieren und eine Feiertagsnachricht mit Informationen über Ihre neuen Geschäftszeiten während der Feiertage zu veröffentlichen. Auf diese Weise können Sie Ihre Anrufer professionell begrüßen, auch wenn Ihr Unternehmen geschlossen ist.

Heute hilft Ihnen Ihr Cloud-Telefonsystem dabei, Ihre Kunden während der Feiertage bei Laune zu halten. Noch nie war es so einfach, Ihre eingehenden Anrufe während der Festtage mit Hilfe seiner fortschrittlichen Funktionen zu verwalten. Je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen können Sie mit nur wenigen Klicks intelligente Anrufweiterleitungen, personalisierte Voicemail-Ansagen oder intelligente Regeln für die Anrufbearbeitung einrichten. Das gibt Ihnen Flexibilität und gewährleistet einen besseren Kundenservice für Ihre Anrufer, wenn Sie nicht im Büro sind.

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