So gehen Sie während der Feiertage professionell mit Anrufen um

Schauen Sie sich zur Vorbereitung Ihres Unternehmens auf die Feiertage unsere Checkliste an, damit Ihr Unternehmen weiterhin produktiv bleibt und Ihre Kunden zufrieden sind.

Die besinnliche Zeit klopft bereits an Ihre Tür. Schon wieder ist die Zeit des Jahres gekommen, in der Sie Ihre Kunden, Interessenten und Partner informieren sollten, wenn Sie Ihre Geschäftszeiten und Erreichbarkeit ändern. Überlegen Sie sich, wie Sie dies Ihren Anrufern mitteilen und auch wie Sie Ihren Kundenservice während dieser Zeit organisieren wollen, damit jeder wichtige Anruf rechtzeitig beantwortet wird.

Die gute Nachricht ist, dass Sie das beste Mittel haben, um mit beiden Aufgaben fertig zu werden – ihr Cloud-Telefonsystem. Nehmen Sie eine festliche Mailboxansage auf und passen Sie sie einfach auf Ihre Bedürfnisse an. Wenn ein bestimmter Angestellter oder ein Team die Anrufe während der Festtage entgegennehmen soll, können sie das sogar mit einer Tasse Tee oder heißer Schokolade von zu Hause aus erledigen. Dank der verbesserten Funktionen ihrer Cloud PBX arbeiten Sie von überall aus und das mit ihrem bevorzugten Gerät. Lesen Sie nachfolgend unsere Checkliste für die Vorbereitung Ihres Unternehmens auf die Feiertage. Unterstützen Sie damit die Produktivität Ihres Unternehmens sowie die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Eine Mailboxansage für die Feiertage erstellen

Die Feiertage sind perfekt dafür geeignet, um Ihre Anrufer mit einer heiteren, etwas persönlicheren, aber trotzdem professionellen Nachricht zu überraschen. Denken Sie daran, dass die Mailboxansage ein sehr intelligenter Weg sein kann, um mit Kunden in Kontakt zu treten, auch wenn Sie in diesem Moment nicht verfügbar sind. Es ist die perfekte Gelegenheit für einen positiven ersten Eindruck auf potentielle Kunden, die Ihre Mailbox erreichen. Der hauptsächliche Zweck einer festlichen Mailboxansage ist es Ihre Anrufer darüber zu informieren, wann und wie Sie während der Feiertage zu erreichen sind. Stellen Sie sicher, dass Sie die neuen Öffnungszeiten und die genauen Daten erwähnen, an denen Ihr Unternehmen geschlossen sein wird. Sie können auch alternative Wege erwähnen, auf denen Sie kontaktiert werden können, zum Beispiel per Mail oder durch eine kurze Nachricht über ein Kontaktformular.

Vergessen Sie dabei nicht, Ihren Anrufern einen Zeitraum zu nennen, in dem mit einer telefonischen oder schriftlichen Antwort zu rechnen ist. Das Wissen, dass innerhalb bestimmter Zeit jemand Kontakt aufnehmen wird, ermutigt sie, detailliertere Angaben zum Grund des Anrufs zu machen. Versichern Sie Ihren Kunden immer, dass Sie ihnen antworten werden, sobald Sie wieder verfügbar sind, dadurch zeigen Sie Ihre Wertschätzung. Wenn Sie etwas festliche Inspiration für das Skript Ihrer Mailboxansage benötigen, dann lesen Sie einfach unseren Artikel: "9 festliche Mailboxansagen für ein besseres Kundenerlebnis“.

Aktualisieren Sie für mehr Flexibilität Ihre Regeln zum Umgang mit Anrufen

Nutzen Sie Ihr modernes Telefonsystem zu Ihrem Vorteil und richten Sie spezielle Regeln für den Umgang mit Anrufen während der Feiertage ein. Ihr IT-Manager kann für die Kontaktnummer des Unternehmens Regeln einstellen, die zur Verfügbarkeit des Teams passen, das normalerweise diese Anrufe entgegennimmt. Erinnern Sie auch Ihre Angestellten daran, ihren individuellen Zeitplan für die Feiertage zu aktualisieren. Sie können eingehenden Anrufe beispielsweise direkt an die Mailbox weiterleiten, auf der die zuvor aufgenommene persönliche oder allgemeine festliche Nachricht der Abteilung abgespielt wird. Falls während der Feiertage Mitarbeiter im Büro sind, können Sie die eingehenden Anrufe direkt an ihre Geschäftsnummern weiterleiten. So wird jeder Anruf rechtzeitig beantwortet und die Zufriedenheit Ihrer Kunden steigt.

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Wenn das Büro über die Feiertage geschlossen bleibt, dann nutzen Sie Remote-Meetings und intelligentes Anrufmanagement

Sollten Sie Ihr Büro während der Feiertage schließen wollen, können Sie weiterhin Mitarbeiter festlegen, die für eingehende Anrufe verfügbar sein sollen – selbst wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Nutzen Sie dafür mobile Apps mit denen von zu Hause aus und über ein gerade passendes Gerät gearbeitet werden kann. Somit haben Sie immer noch jemanden, der die Anrufe des Unternehmens im Notfall beantwortet und das bequem von zu Hause oder einem anderen Ort aus.

Nehmen Sie dank Lösungen für Audio- und Videokonferenzen weiterhin an allen wichtigen oder dringenden Meetings teil, die während der Feiertage stattfinden. Schauen Sie sich auch unsere Lösungen für die Arbeit im Home-Office an, mit denen Sie von überall und mit jedem Gerät arbeiten können.

Aktualisieren Sie rechtzeitig Ihren Kalender für die Feiertage

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist es für Sie und Ihr Team immer von Nutzen, der Urlaubsplan Ihrer Kollegen zu kennen. Es ist sogar noch besser, wenn Sie ihre Verfügbarkeit auf einen einzigen Blick sehen. Diese Information ist sehr wichtig, es sei denn Sie schließen das ganze Unternehmen während der Feiertage. Mit einer guten Übersicht läuft Ihr Unternehmen einfach weiter, wenn ein Teil Ihrer Belegschaft im Urlaub ist.

Sie können spezielle Tools zur Urlaubsverwaltung wie Google Kalender oder Outlook Kalender verwenden. Mit Timelogger und HR-Software wie SOOP können Sie solche Informationen sogar direkt in Ihr Telefonsystem integrieren. Ist das nicht praktisch? Mit einer Echtzeit-Status-Funktion wissen die Angestellten im Büro auf einen Blick, ob ihre Mitarbeiter verfügbar sind oder nicht. Darüber hinaus können Anrufe unmittelbar an verfügbare Mitarbeiter weitergeleitet werden, wodurch lange Wartezeiten und nicht beantwortete Anrufe vermieden werden. Vergessen Sie also nicht, Ihren Zeitplan für die Feiertage zu aktualisieren und erinnern Sie Ihre Kollegen ebenfalls daran.

Zuweisung eines Bereitschaftsdienstes für Notfälle

Je nachdem, auf welchem Gebiet Sie tätig sind, benötigen Sie möglicherweise einen Bereitschaftsdienst, also eine Person, die in dringenden Fällen während der Feiertage Anrufe entgegen nimmt. Dafür brauchen Sie keine besondere Hotline, da die Festnetz-Mobilfunk-Konvergenz es ermöglicht, Anrufe mit Ihrer geschäftliche Telefonnummer über ein persönliches Mobilgerät zu tätigen und entgegenzunehmen. Sobald Sie die Person festgelegt haben, die diesen Bereitschaftsdienst während der Feiertage übernimmt, müssen Sie es den Empfängern mitteilen. Die beste Möglichkeit hierfür ist die Mailboxansage. Geben Sie auf jeden Fall klar und deutlich die Nummer für den Notfall an sowie den Zeitraum, in dem der Kollege erreichbar ist, oder ob rund um die Uhr jemand zur Verfügung steht. Seien Sie immer über die Nummer Ihres Büros erreichbar, selbst zu Hause über die mobile App Mixcall!

Aktualisieren Sie Ihre Öffnungszeiten auf allen Kommunikationskanälen

Ihre Webseite sollte als primäre Informationsquelle auf der Startseite Informationen zu aktualisierten Geschäftszeiten enthalten. Geben Sie (falls Sie eine haben) ebenfalls Details zur Notfallnummer an oder erwähnen Sie andere Wege, über die Ihre Besucher Sie kontaktieren können. Vergessen Sie außerdem nicht zu erwähnen, bis wann in diesem Zeitraum mit einer Antwort zu rechnen ist.

Wenn Ihr Unternehmen auf verschiedenen Plattformen auch online vertreten ist, sollten Sie Änderungen Ihrer Arbeitszeiten dort angeben. Egal, ob es Ihr Profil bei Google my Business ist, Ihre Firmenseite bei Facebook oder LinkedIn, oder ein Eintrag in einem lokalen Verzeichnis – ein Update Ihrer neuen Öffnungszeiten während der Feiertage ist sehr zu empfehlen.

Heute hilft Ihnen Ihr Cloud-Telefonsystem dabei, Ihre Kunden während ihrer Erfahrung mit Ihnen an den Feiertagen zu begeistern. Noch nie war es einfacher, eingehende Anrufe während der Feiertage zu verwalten, als mit den erweiterten Funktionen Ihres Telefonsystems. Abhängig von den bestimmten Bedürfnissen Ihres Unternehmens können Sie mit nur wenigen Klicks eine intelligente Anrufweiterleitung, personalisierte Mailboxansagen oder intelligente Regeln für die Beantwortung von Anrufen einrichten. Die dadurch entstehende Flexibilität ermöglicht einen besseren Kundenservice für Ihre Anrufer, wenn Sie gerade nicht erreichbar sind.

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