Vorteile, Probleme und Lösungen für erfolgreiche Remote-Arbeit

Was sind die Vorteile der Telearbeit? Warum ist Cloud-Telefonie wesentlich für Remote-Teams?

Remote-Arbeit ist bereits ein weitgehend akzeptierter Standard für Unternehmen aller Größen. Remote-Arbeit bezieht sich auf jede Art von Arbeitsumfeld, bei dem die Mitarbeiter ihren beruflichen Aufgaben außerhalb des Büros nachgehen. Remote-Arbeit ist auch bekannt als Fernarbeit, Telearbeit, Heimarbeit, mobile Arbeit, Homeoffice oder flexibler Arbeitsplatz. Die Arbeit von zu Hause aus, in einem Café oder auf Reisen ist eine Win-Win-Situation für das Unternehmen und seine Angestellten. Das Unternehmen profitiert von minimierten Kosten, gesteigerter Produktivität und einem besseren Zugang zu entfernten Arbeitskräften. Gleichzeitig genießen die Mitarbeiter die Flexibilität, durch die sie eine gesunde Work-Life-Balance aufrechterhalten können. 

Für Remote-Arbeit wird für gewöhnlich eine Kombination aus Cloud-basierten Lösungen und anderen funktionsreichen Kollaborationstools benötigt. Die Entwicklung der Kommunikationstechnologie ist einer der Hauptgründe, aus denen sich auch der Homeoffice-Trend so schnell entwickelt. Aktuell werden Mobilgeräte, Video- und Audio Konferenzen, Filesharing und Instant Messaging immer zugänglicher. All diese modernen Tools unterstützen die Remote-Arbeit. Deshalb ziehen immer mehr Unternehmen die Fernarbeit für ihre Mitarbeiter in Betracht.

Vorteile einer flexiblen Arbeitsgestaltung für das Unternehmen

Die Produktivität des Teams wird erhöht

Die Remote-Arbeit steigert die Produktivität der Mitarbeiter, da sie ihre Zeiteinteilung optimieren können. Büros sind zudem normalerweise ein eher lauter Ort mit kleinen und großen Störungen, welche die Konzentration beeinträchtigen können. Mitarbeiter sind daher weniger abgelenkt, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Dadurch wird die Leistung des gesamten Teams gesteigert. Darüber hinaus ist die tägliche Fahrt zur Arbeit oft mit vielen stressigen Situationen verbunden, darunter die Angst, zu spät zu kommen. Im Homeoffice entfällt dieses Problem und die Mitarbeiter sparen gleichzeitig Zeit, die sie nun für ihre täglichen Aufgaben nutzen können. Sie erhalten die Möglichkeit, ihr Arbeitsumfeld perfekt auf sich abzustimmen, was ebenfalls zur Konzentration und einer besseren Leistung beiträgt.

Eine Studie, durchgeführt von der International Workplace Group, zeigt, dass 85% aller Befragten bestätigen, dass die Produktivität und Effizienz innerhalb der Unternehmen dank der größeren Flexibilität angestiegen sind. Außerdem gaben 65% an, dass Unternehmen, die das Arbeitsumfeld an die flexibleren Arbeitsstandards anpassen, produktiver sind.

Kostenminimierung

Mit einer flexiblen Arbeitspolitik können Unternehmensausgaben stark reduziert werden. Laut Vodafone UK Survey sparen Unternehmen in Großbritannien, die Remote-Arbeit bereits eingeführt haben, bis zu 34 Mrd. Pfund, da sie weniger Arbeitsplätze benötigen und Wartungskosten geringer ausfallen. Die finanziellen Vorteile der Fernarbeit beinhalten zudem geringere Mietkosten, denn mit mehr Mitarbeitern im Homeoffice reichen den Unternehmen kleinere Büros. Darüber hinaus werden die Betriebskosten reduziert, da Reise- und Transportkosten teilweise oder vollständig entfallen. Auch Ausgaben für Büromaterial, Versorgungsleistungen, Parkplätze und technische Wartung verringern sich.

Weniger Krankheitstage

Im Vergleich zu ihren Kollegen im Büro melden sich Mitarbeiter im Homeoffice seltener krank. Laut Umfragen lassen sich viele Angestellte aus persönlichen Gründen von Zeit zu Zeit krankschreiben. Mit flexiblen Arbeitszeiten können sie ihre persönlichen und beruflichen Aufgaben jedoch besser unter einen Hut bringen und müssen sich keine Krankmeldung mehr besorgen, um private Probleme zu lösen.

Ein weiterer Vorteil für Unternehmen ist, dass eine Person, die nur leicht krank ist, oft von zu Hause aus weiterarbeitet. Angestellte, die im Büro arbeiten, neigen eher dazu sich krankzumelden, damit sie ihre Kollegen nicht anstecken. 75% der befragten Fernarbeiter geben an, dass sie sich weniger gestresst fühlen (The IWG Global Workspace Survey). Aus diesem Grund werden sie seltener krank und fallen aus. Eine gute Work-Life-Balance ist sehr wichtig für die körperliche und geistige Gesundheit der Mitarbeiter. Homeoffice ist ein großer Schritt in die Richtung eines harmonischen Lifestyles.

Bessere Mitarbeiterbindung

Unternehmen, die Fernarbeit fördern, haben eine um 10% bessere Mitarbeiterbindung (gartner.com). Remote-Mitarbeiter genießen ihre flexiblen Arbeitszeiten, weshalb sie mit ihrer Arbeit zufriedener sind. So werden sie ihrem Arbeitgeber gegenüber loyaler und das Unternehmen verliert seltener Mitarbeiter.

Ein Unternehmen, das flexible Arbeitsmöglichkeiten anbietet, kann eine langfristig starke Beziehung zu seinem Team aufbauen. Engagierte Mitarbeiter, die das Unternehmen gut kennen, sind für jeden Arbeitgeber sehr wertvoll. Eine geringere Mitarbeiterfluktuation bedeutet auch, dass weniger Kapital in das Training neuer Angestellter fließt. Die Einführung flexibler Arbeitsmodelle hat also einen positiven finanziellen Einfluss auf das Unternehmen. Die amerikanische Beratungsgesellschaft Deloitte berichtet, dass bis zu $4000* (forbes.com) in einen neu eingestellten Mitarbeiter fließen.

Weltweiter Zugang zu talentierten Mitarbeitern

Im stark kompetitiven Arbeitsmarkt von heute wird Homeoffice oftmals von den Top-Talenten als Voraussetzung gefordert. Unternehmen versuchen also, ihre betrieblichen und technischen Systeme auf diese Erwartungen anzupassen. Flexible Arbeit ist ein strategisches Werkzeug der HR-Abteilung. Es ist eine sehr effiziente Art, um an eine größere Auswahl von Talenten zu gelangen. Der Arbeitgeber erhält so die Möglichkeit, die talentiertesten Personen einzustellen, ganz egal wo sie sich befinden. Niemand ist verpflichtet, die Stadt oder das Land zu wechseln. Somit entfallen Reise- und Unterkunftskosten für den neuen Angestellten, die für gewöhnlich von den Unternehmen übernommen werden.

Positiver Einfluss auf die Umwelt 

Eine flexible Arbeitspolitik ist oft Teil einer Markenstrategie, denn Remote-Arbeit bietet viele Vorteile. Dazu gehört beispielsweise der positive Einfluss auf die Umwelt. Sie hilft Unternehmen aber auch dabei, ihr soziales Verantwortungsbewusstsein zu präsentieren. Viele Bewerber geben an, dass sie einen bestimmten Arbeitgeber wählen würden, wenn das Unternehmen eine nachhaltige Politik verfolgt. Dies gilt vor allem für Millenials und die Generation Z.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Angestellte sich oft motivierter fühlen, wenn sie für ein umweltfreundliches Unternehmen arbeiten. Über die betrieblichen Vorteile hinaus kann Remote-Arbeit im Kampf gegen den Klimawandel einen großen Unterschied machen. Der Straßenverkehr ist eine der größten Quellen für CO2-Emissionen und Luftverschmutzung. Wenn mehr Personal aus der Ferne arbeiten kann, wird der CO2-Fußabdruck der Unternehmen dadurch verkleinert und ihr Energieverbrauch optimiert. Experten empfehlen Unternehmen und Institutionen Homeoffice anzubieten, um den positiven Einfluss auf die Umwelt noch zu vergrößern.

Vorteile von Fernarbeit für die Mitarbeiter

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessert sich

Flexible Zeitpläne erhöhen die Zufriedenheit im Job. 75% der Unternehmen weltweit haben bereits Fernarbeitspraktiken eingeführt, um im Gegenzug zufriedenere und effizientere Mitarbeiter zu erhalten (vodafone.com). Unabhängig vom Alter, Geschlecht, Wohnort oder der Branche steht Homeoffice oft ganz oben auf der Wunschliste der Bewerber. Mehr Flexibilität bei der Arbeit führt zu zufriedeneren und produktiveren Teams und stärkt die Kreativität der Mitarbeiter, da sie sich in unkonventionellen und innovativen Umgebungen arbeiten können. Remote-Arbeit erlaubt es den Mitarbeitern, ihre täglichen Aktivitäten besser zu organisieren und bestimmte Aufgaben zu priorisieren, wodurch ihre Motivation wächst.

Remote-Arbeit in Zahlen:

• 13,5% sind effizienter als ihre Kollegen im Büro
• 9% sind motivierter als ihre Kollegen mit festen Arbeitszeiten 
• 23% nehmen kürzere Pausen, sind seltener krank und arbeiten mehr*

*Inc.com

Bessere Work-Life-Balance

Fernarbeit bietet dem Mitarbeiter einen gesunden Mix aus Privat- und Berufsleben. Umfragen zeigen, dass dies ein Schlüsselfaktor für die Verbesserung der Balance zwischen Arbeit und Freizeit darstellt. Laut der  European Working Conditions Survey, bevorzugen es 80% aller Befragten ihren Arbeitsort frei zu wählen. 86% geben an, dass eine bessere Work-Life-Balance zu den Hauptgründen zählt, aus denen sie sich flexiblere Arbeitsoptionen wünschen. 

Flexible Arbeit hat einen positiven Einfluss auf die persönlichen und familiären Beziehungen der Angestellten. Mit mehr Kontrolle über ihren täglichen Zeitplan können sie mehr Zeit mit Familie und Freunden verbringen. Gleichzeitig beeinflusst dies ihre Arbeit auf positive Art und Weise, denn sie fühlen sich motivierter und ausgeglichener. Viele Beschäftigte stehen vor dem Problem, persönliche Verpflichtungen und berufliche Aufgaben erfolgreich zu bewältigen. Diesem konstanten Konflikt aus dem Weg zu gehen, verursacht viel Stress. Remote-Arbeit hilft ihnen daher dabei, eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen, denn sie können ihre Zeit für beide Bereiche optimieren.

Verbessertes Wohlbefinden

Fernarbeit verbessert auch das Wohlbefinden der Mitglieder eines Remote-Teams. Ein gesunder Lebensstil ist sowohl für die Mitarbeiter, als auch für die Arbeitgeber wichtig, da er sich auf die Produktivität des Teams auswirkt. Flexible Arbeitsbedingungen wirken sich positiv auf die körperliche und mentale Gesundheit der Mitarbeiter aus. Sie müssen nicht mehr täglich ins Büro fahren, vermeiden Staus, können länger schlafen und haben mehr Zeit für Sport und Freunde. Insgesamt führt ein gesünderer und aktiverer Lebensstil zu mehr Produktivität und Zufriedenheit im Job.

Kosteneffizienz

Neben der Zeitersparnis kann die Fernarbeit auch eine kostengünstige Entscheidung sein. Dies ist auch einer der wichtigsten Gründe, aus denen viele Personen lieber von zu Hause aus arbeiten. Ausgaben für die Fahrt, Mittagessen oder den Dresscode des Unternehmens fallen für Remote-Mitarbeiter oft wesentlich geringer aus. Die dadurch entstandenen Einsparungen werden von vielen wie eine Gehaltserhöhung empfunden. Manche Mitarbeiter entscheiden sich sogar für einen Umzug in eine andere Stadt mit niedrigeren Lebenskosten. Dies wird erst durch die Homeoffice-Regelung möglich, denn damit müssen sie nicht mehr vor Ort im Büro des Unternehmens präsent sein.

Anpassung an die individuellen Bedürfnisse der Angestellten

Fernarbeiter erschaffen ein auf ihre Vorlieben angepasstes Arbeitsumfeld. Sei es ein ruhiger Ort mit leicht gedämmtem Licht bei sich zu Hause oder in einem Café mit natürlichem Licht und entspannender Musik. Bequeme Kleidung statt des strikten Dresscodes des Unternehmens sorgt dafür, dass das Teammitglied in Fernarbeit sich bei der Arbeit behaglich und sicher fühlt. Zugleich erschafft die Arbeit inmitten persönlicher Gegenstände eine angenehme persönliche Atmosphäre. All diese Faktoren führen zu einer positiven Erfahrung für diejenigen, die außerhalb des Büros arbeiten.

Was sind die größten Bedenken der Unternehmen bezüglich Telearbeit und wie kann man sie überwinden?

Die Vorteile von Remote-Arbeit sind deutlich erkennbar. Jedoch kommt diese relativ neue Art der Arbeit auch mit einigen Herausforderungen für Unternehmen. Personen erfolgreich zu verwalten, die sich an verschiedenen Orten und zum Teil sogar in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, erfordert eine neue Herangehensweise der Personalverwaltung. Die Integration verschiedener moderner Kommunikationstools erleichtert die Zusammenarbeit virtueller Teams. Ein effektives Kooperationssystem, das das gesamte Team unterstützt, ist der Schlüssel zum Erfolg. Nachfolgend haben wir die größten Herausforderungen durch das Homeoffice aufgelistet sowie passende Lösungen dafür:

1. Kommunikationsprobleme

Mit Kollegen im selben Büro zu interagieren ist einfach, die Kommunikation mit Remote-Mitarbeitern kann jedoch zum Problem werden. Angestellte im Homeoffice sind stark von Kollaborationstools abhängig, um rechtzeitig Informationen von Ihrem Team zu erhalten. Wenn der Kommunikationsprozess nicht reibungslos abläuft, leidet die Produktivität des gesamten Teams darunter.

Die hauptsächlichen Herausforderungen bei der Zusammenarbeit mit Angestellten außerhalb:

• schlechte Kommunikation mit Mitarbeitern und Vorgesetzten
• fehlende Informationen
• Informationen nicht rechtzeitig erhalten

Effiziente Kommunikation ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Allerdings kann es eine größere Herausforderung sein, wenn die Mitarbeiter über Chat, E-Mail, Telefon, Audio- oder Videoanrufe miteinander in Verbindung stehen. Ein weiteres Problem für das virtuelle Team ist es, wenn der Vorgesetzte wichtige Informationen nicht rechtzeitig übermittelt. Dadurch entstehen Missverständnisse und Fehlkommunikation zwischen den außerhalb arbeitenden Angestellten und den Mitarbeitern im Büro. Oft ist es für Vorgesetzte schwierig, mit den unterschiedlichen Kommunikationsstilen von extern tätigen Mitarbeitern zurechtzukommen. Das Team muss sich besonders anstrengen, um als Einheit zu funktionieren, ohne sich von Angesicht zu Angesicht zu treffen.

Mögliche Lösungen

Um einen reibungslosen Informations- und Kommunikationsfluss im gesamten Unternehmen zu gewährleisten, sollten sich Manager auf Folgendes konzentrieren:

• Einen effektiven Kommunikationsstil anregen
• Die richtigen Tools zur Verfügung stellen
• Die passenden Personen einstellen

Einen effektiven Kommunikations- und Kollaborationsstil anregen

Teamleiter sollten die Teammitglieder zur aktiven Kommunikation ermutigen, damit sie sich einbezogen und motiviert fühlen. Mitarbeiter, die außerhalb arbeiten, sollten ebenfalls über wichtige Ereignisse im Unternehmen informiert werden.

Planen Sie reguläre Meetings ein, um mit dem gesamten virtuellen Team den Fortschritt von Projekten und andere arbeitsbezogene Themen zu besprechen. Manager sollten schriftliche Richtlinien zur Verfügung stellen, wie Teammitglieder am besten miteinander kommunizieren. Falls nötig, kann dort auch geregelt werden, welche Nachrichten über welchen Kanal geschickt werden. Falls sich die Mitglieder des virtuellen Teams in verschiedenen Zeitzonen befinden, ist es sehr wichtig, Regeln für die Kommunikation festzulegen. Stellen Sie sicher, dass es eine überlappende Periode in den Arbeitsplänen der Remote-Mitarbeiter gibt. Virtuelle Meetings, die das ganze Team betreffen, sollten in diesem Zeitfenster stattfinden.

Wenn möglich, planen Sie bestimmte Aktivitäten, die ein Treffen von Angesicht zu Angesicht mit Ihren auswärtigen Mitarbeitern erfordern. Dadurch fühlen sie sich stärker als Teil der Unternehmensgemeinschaft und die Treffen regen auch einen besseren Kommunikationsprozess an.

Die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stellen

Wenn ein Unternehmen seine flexible Arbeitsregelung zu einer erfolgreichen Strategie machen will, braucht es dafür effiziente Kommunikationstools. So bleiben die Remote-Mitarbeiter immer verbunden und haben Zugang zu Büroressourcen und Informationen. Die fortschrittliche Technologie von heute macht Remote-Arbeit erst möglich. Dem Team diese fortschrittlichen Mittel zur Verfügung zu stellen, garantiert eine hervorragende Leistung und Produktivität. Auch im Angesicht der spezifischen Anforderungen eines Unternehmens hat der Arbeitgeber eine große Auswahl an Hilfsmitteln, mit denen er den Kommunikations- und Organisationsprozess der Remote-Angestellten vereinfachen kann.

• E-Mail

Die E-Mail ist vermutlich das am häufigsten genutzte schriftliche Kommunikationstool. Ziehen Sie eine Mail immer in Betracht wegen ihrer hohen Zugänglichkeit und der Möglichkeit, wenn nötig lange und informative Nachrichten zu schreiben.

• Chat und Instant Messaging Programme

Durch Sofortnachrichtenprogramme können Mitarbeiter textbasierte Unterhaltungen in Echtzeit führen. Dabei ist es möglich, die virtuellen Chaträume so zu organisieren, dass sie auch zur Unternehmensstruktur passen. Die Teammitglieder diskutieren dort arbeitsbezogene Themen in Echtzeit wie bei einem persönlichen Treffen. Die Mitarbeiter können auch Nachrichten hinterlassen, wenn jemand in diesem Moment gerade nicht verfügbar ist. Die Teamleitung sollte jedoch ein Auge darauf haben, dass das beständige Schreiben von Nachrichten für die Mitarbeiter nicht zur Ablenkung wird.

• VoIP 

Das Cloud-basierte Business Telefonsystem ist ein Meilenstein der flexiblen Arbeitsgestaltung. Es ermöglicht ganz einfach Anrufe, Nachrichten, Videomeetings, Audiokonferenzen und die Verwaltung von Aufgaben. Mit diesen Funktionen schaffen Sie ein effektives Kommunikationssystem zwischen Mitarbeitern an externen Standorten und im Büro. VoIP-Telefonsysteme bieten für alle Mitarbeiter Durchwahlen, ganz gleich wo sie sich befinden. Teamleiter können ganz leicht virtuelle Durchwahlen für Rufnummern konfigurieren für einzelne Nutzer mit verschiedenen Geräten und an unterschiedlichen Standorten. Dadurch kann jeder schnell und einfach eine spezifische Person des Unternehmens erreichen.

Zusätzliche Funktionen des Cloud-Kommunikationssystems ermöglichen den Zugang zu Arbeits-, Heim- und Mobiltelefonen über eine einzige Rufnummer. Anrufe werden an jedes gewünschte Gerät weitergeleitet, ob Festnetz, Mobilteil oder IP-Softphone - so wird die Anzahl verpasster Anrufe minimiert. Flexibel arbeitende Angestellte bleiben zu jeder Zeit mit dem Büro verbunden und behalten gleichzeitig komplette Mobilität.

• Telefonkonferenzen 

Telefonkonferenzen sind eine weitere wertvolle Funktion von integrierten Kommunikationssystemen. Sie sind eine nützliche Lösung, wenn eine gemeinsame Diskussion mit Teammitgliedern geführt werden soll, die an verschiedenen Orten arbeiten. Telefonkonferenzen sind sehr hilfreich für regelmäßige Meetings von Remote-Teams oder wenn ein dringendes Problem besprochen werden muss. Anrufe verbessern den Kommunikationsprozess zwischen Remote-Teammitgliedern, da Meetings problemlos organisiert werden können. Lernen Sie, effektive Telefonkonferenzen durchzuführen, um die Kommunikation Ihres Teams zu optimieren.

• Videochat, Videokonferenzen und Videobotschaften  

Videochat ist besonders hilfreich, wenn ein Vorgesetzter etwas persönlich diskutieren muss und ein Treffen von Angesicht zu Angesicht nicht möglich ist. Videokonferenzen können notwendig sein, wenn an einem Meeting auch neue Teammitglieder teilnehmen, die ihrem Team vorgestellt werden sollen. Wenn der Vorgesetzte eine Nachricht an das gesamte Team hat, deren Inhalt nicht sofort diskutiert werden muss, ist eine Videonachricht die passende Lösung.

• Projekt-Management-Tools   

Zentralisierte Projektmanagement-Tools helfen Vorgesetzten, die Aufgaben innerhalb eines Teams zu verteilen, zu organisieren und zu überwachen. Eine solche Lösung unterstützt die effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Remote-Angestellten, denn sie erhalten schnell Zugang zu arbeitsbezogenen Ressourcen und Daten. Es ist eine transparente Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen, die Projektentwicklung zu veranschaulichen oder Kommentare hinzuzufügen. Richtig eingesetzt, kann das Projektmanagementsystem die Informationsbasis für entfernte Mitarbeiter sein.

Stellen Sie für die Telearbeit die richtigen Personen ein

Der Rekrutierungsprozess ist eine exzellente Möglichkeit herauszufinden, ob der Bewerber gut kommunizieren kann oder nicht. Um zudem herauszufinden, ob die Person in ein virtuelles Team passt, ist es ratsam, die Gespräche über verschiedene Medien zu führen. Da Fernarbeit bestimmte Fähigkeiten im Bereich der schriftlichen und telefonischen Kommunikation benötigt, sollten Sie die Kandidaten in diesen zwei Bereichen testen. Das ideale Teammitglied für Fernarbeit überzeugt den Vorgesetzten sowohl mit seiner Kommunikations- als auch mit seiner Zeitmanagementfähigkeit.

2. Produktivitätsprobleme

Viele Arbeitgeber fürchten, dass die Produktivität ihres Teams darunter leidet, wenn die Mitglieder nicht im Büro arbeiten. Es stimmt, dass manche Angestellten Schwierigkeiten damit haben, Deadlines einzuhalten, wenn sie remote arbeiten und niemand sie täglich beaufsichtigt. Andere jedoch arbeiten sogar zu viel und riskieren ein Burn-out, was sie ebenfalls unproduktiv werden lässt. Die Produktivität Ihres Remote-Teams kann ein echtes Problem sein, wenn es an einer gut etablierten Struktur fehlt, Reaktionszeiten zu langsam sind, zu viele Ablenkungen auftreten oder die Kommunikation nicht reibungslos läuft.

Mögliche Lösungen

• Eine gut funktionierende Struktur aufbauen

Flexibilität ist ein Hauptvorteil von Fernarbeit, doch das Fehlen einer definierten Struktur innerhalb Ihres Teams mit Fern-Mitarbeitern kann dessen Produktivität verringern. Ein Manager sollte regelmäßig die Richtlinien und Vorgehensweisen zur flexiblen Arbeitsgestaltung kontrollieren. Diese müssen verständlich, einfach und effizient sein. Alle Änderungen der Unternehmenspolitik und Geschäftspraktiken sollten rechtzeitig mitgeteilt werden.

Um die Effizienz der Teams zu erhöhen, ist es wichtig, regelmäßige Analysen des Arbeitsflusses durchzuführen. Vorgesetzte sollten die Zusammenarbeit online zwischen den Teammitgliedern prüfen und falls nötig kleine Änderungen vornehmen. Eine effektive Zusammenarbeit zwischen Remote-Mitarbeitern ist nicht mögllich, ohne ein System, mit dem Ressourcen und Daten geteilt werden können. Jeder sollte problemlos Zugang zu wichtigen Unterlagen haben, ganz egal von welchem Ort aus.

Eine weitere hilfreiche Funktion von modernen Kommunikationtools ist die Präsenzfunktion. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern im Büro den aktuellen Präsenzstatus ihrer Remote-Kollegen zu sehen. Dadurch sehen alle, ob eine bestimmte Person arbeitet und gerade zur Verfügung steht oder nicht. Manager sollten den Remote-Angestellten sagen, dass sie ihre eingehenden Anrufe abhängig von ihrem Präsenzstatus weiterleiten müssen. So werden alle Fragen direkt von verfügbaren Kollegen entgegengenommen und die Effizienz des Teams bleibt konstant.

• Setzen Sie verbindliche Ziele

Klare und verbindliche Ziele für die Leistung festzulegen ist eine effektive Art, die Produktivität anzuregen. Ein Manager sollte ganz offen kommunizieren, was von den Teammitgliedern erwartet wird. Regelmäßige Treffen können online abgehalten werden, um den Fortschritt zu verfolgen. Es ist normal, dass nicht jeder in derselben Geschwindigkeit arbeitet. Trotzdem sollte ein Vorgesetzter wissen, ob die Teammitglieder es schaffen, ihre Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Es empfiehlt sich, eine gemeinsame Deadline für die Fertigstellung des gesamten Projekts festzulegen, die für alle Beteiligten gilt. Gleichzeitig sollte es Mitarbeitern jedoch gestattet sein, die Ausführung von Mikro-Aufgaben selbst zu regeln – sie sollten sogar dazu ermutigt werden. Dies ist nützlich für die Verbesserung der Zusammenarbeit und der Effizienz des Teams.

• Die Leistung des Teams überwachen und verwalten

Die Teamleistung zu überwachen ist wesentlich für die Produktivität. Vorgesetzte erhalten damit ein klares Bild davon, ob ihre Mitarbeiter ihre Arbeit erfolgreich erledigen oder nicht. Darüber hinaus können sie sehen, ob die Teammitglieder ihre Zeit gut und effektiv nutzen. Legen Sie transparente KPIs fest, die für jedes Mitglied des virtuellen Teams überprüft werden. Es existieren verschiedene Tools zur Leistungsüberwachung von flexibel arbeitenden Teams.

Remote-Mitarbeiter sollten eine Anwendung installieren, die aufzeichnet, wie viele Stunden sie für ein Projekt aufwenden. Je nach Branche, in der das Unternehmen tätig ist, eignen sich unterschiedliche Tools zur Nachverfolgung der Arbeitsleistung der Angestellten. Die meisten davon liefern eine quantitative Analyse des persönlichen Beitrags von jedem Teammitglied. Der Vorgesetzte kann die Ergebnisse einsehen und überprüfen, ob das Remote-Team die Unternehmensziele erfüllt.

• Halten Sie regelmäßige Meetings ab

Das Durchführen von Meetings mit dezentralen Mitarbeitern ist der nächste Schritt zur Verbesserung der Produktivität des Teams. Ein Feedback auf der Grundlage von Leistungsdaten ist für die Mitarbeiter wertvoll. Es bindet sie ein und steigert ihre Effizienz. Außerdem fördert es die Transparenz und schafft ein Gefühl der Verbundenheit unter den Teammitgliedern. Selbst wenn sich Kollegen an verschiedenen Orten befinden, gibt es immer eine Möglichkeit, ein Meeting anzusetzen. Die verbesserten Kommunikationsmittel ermöglichen Unterhaltungen zwischen Mitarbeitern in einem über mehrere Standorte verteilten Team. Die Möglichkeit, regelmäßig mit Remote-Mitarbeitern zu sprechen, zeigt die Unterstützung der Vorgesetzten und steigert die Effizienz der Teams.

3. Vertrauensvolle Beziehungen zu den Mitarbeitern aufbauen

Vertrauen ist essenziell für jedes Team. Während durch tägliche persönliche Treffen einfacher eine vertrauensvolle Beziehung zwischen Kollegen aufgebaut wird, sind der Bindung an Mitarbeiter in der Fernarbeit Grenzen gesetzt. Besondere Anstrengungen sollten in "teambildende" Aktivitäten für flexibel arbeitende Mitarbeiter investiert werden. Die Vorgesetzten sollten darauf vertrauen, dass Fernarbeiter eigenständig arbeiten. Wenn sie versuchen, den Arbeitsablauf für jeden Schritt zu verwalten, könnten sich die Teammitglieder frustriert und weniger motiviert fühlen.

Mögliche Lösungen

• Bestimmen Sie eine gemeinsame Vision und Mission des Unternehmens

Definieren Sie die grundlegenden Werte des Unternehmens und teilen Sie diese den außerhalb arbeitenden Angestellten mit. Wenn sie eine gemeinsame Vision haben, fühlen sie sich stärker eingebunden. Es fördert das Gemeinschaftsgefühl und stärkt die Beziehungen innerhalb des virtuellen Teams.

• Helfen Sie virtuellen Mitarbeitern dabei, sich dem Team verbunden fühlen

Vorgesetzte sollten den Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele von Remote-Teams anerkennen. Es ist wichtig, nicht nur für arbeitsbezogene Themen persönliches Feedback zu geben. Es ist ebenfalls wichtig, persönliche Herausforderungen zu diskutieren, die die Beziehungen zu den Mitarbeitern betreffen. Vergessen Sie nicht, Remote-Mitarbeiter über die täglichen Ereignisse und Projekte des Unternehmens zu informieren. Dadurch fühlen sie sich wie ein untrennbarer Teil des Unternehmens.

• Organisieren Sie Teambuildingmaßnahmen und regen Sie eine effektive Zusammenarbeit an

Es ist empfehlenswert, dass sich die Kollegen von außerhalb persönlich treffen. Sie können sich regelmäßig alle paar Monate persönlich treffen. Wenn das Team über die ganze Welt verstreut ist, kann dies ein- oder zweimal pro Jahr geschehen. Teambuildingaktivitäten werden normalerweise von Remote-Angestellten gern gesehen, da sie sich manchmal isoliert fühlen. Persönliche Treffen ermöglichen es ihnen, ihre Kollegen auch außerhalb der beruflichen Beziehungen kennenzulernen.

• Stellen Sie Tools für die Zusammenarbeit und Transparenz zur Verfügung

Für die informelle Kommunikation kann ein spezieller Chat-Kanal eingerichtet werden. Die Kollegen können Geburtstagsgrüße senden, lustige Bilder austauschen oder um Empfehlungen bitten. Das Unternehmen zeigt auf diese Weise, dass es sich um ein positives Arbeitsumfeld bemüht. Denken Sie auch über die Möglichkeit nach, die unternehmenseigenen Tools zur persönlichen Interaktion zur Verfügung zu stellen. Videoanrufe sind eine großartige Lösung für bessere zwischenmenschliche Beziehungen zwischen den Mitarbeitern. Vertrauensvolle Beziehungen beruhen auf der Vorstellung, dass sich jeder an die festgelegten Regeln hält. Vorgesetzte sollten transparente Instrumente zur Zeiterfassung und zum Aufgabenmanagement verwenden. Es ist wichtig, dass sie für alle zugänglich sind. Dies verringert den Verdacht, dass einige Mitarbeiter mehr arbeiten als andere. Und alle profitieren von einer verbesserten Zusammenarbeit.

Vertrauensvolle Beziehungen basieren auf der Vorstellung, dass sich jeder an die aufgestellten Regeln hält. Vorgesetzte sollten deshalb mit transparenten Tools zur Zeiterfassung und Aufgabenverwaltung arbeiten. Es ist wichtig, dass diese für alle zugänglich sind, da dies den Verdacht verringert, dass manche Angestellten mehr arbeiten als andere. Zusätzlich profitiert jeder von der verbesserten Zusammenarbeit.

Cloud-Telefonie-Lösungen haben die moderne Kommunikationsumgebung geformt, die heute viel flexibler und mobiler ist. Funktionsreiche Cloud-Anwendungen helfen Unternehmen und Mitarbeitern dabei, das Homeoffice als erfolgreiche Arbeitspraktik zu etablieren.

Verpassen Sie keine News oder Artikel mehr!