Vorteile, Probleme und Lösungen für erfolgreiche Remote-Arbeit

Was sind die Vorteile der Telearbeit? Warum ist Cloud-Telefonie wesentlich für Remote-Teams?

Fernarbeit (Telearbeit) ist bereits eine weithin akzeptierte Norm für Unternehmen aller Größenordnungen. Sie bezieht sich auf jede Möglichkeit für Mitarbeiter, berufliche Aufgaben außerhalb des Büros zu erledigen. Fernarbeit ist ein Begriff, der auch als Telearbeit, Teleworking, Telework, Remote Employment, Home Office, Arbeiten von zu Hause aus, mobiles Arbeiten und flexibler Arbeitsplatz bekannt ist. Das Arbeiten von zu Hause aus, in einem Café oder auf Reisen ist eine Win-Win-Situation für das Unternehmen und sein Team. Das Unternehmen profitiert von der Kostenoptimierung, der erhöhten Produktivität und dem besseren Zugang zu den Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten. Gleichzeitig genießen die Mitarbeiter die Flexibilität, während sie ein gesundes Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben aufrechterhalten. 

Telearbeit erfordert in der Regel eine Kombination aus Cloud-basierten Lösungen und anderen funktionsreichen Tools für die Zusammenarbeit. Die Entwicklung der Kommunikationstechnologie ist einer der Hauptfaktoren, warum der Trend zur Telearbeit so schnell wächst. Heutzutage sind mobile Geräte, Video- und Audiokonferenzen, Dateifreigabe und Instant Messaging immer leichter zugänglich. All diese verbesserten Tools unterstützen die Telearbeit. Infolgedessen erwägen immer mehr Unternehmen die Telearbeit.

Vorteile einer flexiblen Arbeitsgestaltung für das Unternehmen

Die Produktivität des Teams wird erhöht

Telearbeit steigert die Produktivität der Mitarbeiter. Mobile Mitarbeiter versuchen, ihre Zeit besser zu nutzen. Außerdem gibt es weniger Ablenkungen, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Dadurch ist das gesamte Team produktiver. Der tägliche Weg zur Arbeit ist oft mit verschiedenen Stresssituationen verbunden - die größte davon ist, zu spät zur Arbeit zu kommen. Durch die Arbeit von zu Hause aus wird diese Last von den Schultern der Mitarbeiter genommen. Die Zeitersparnis beim Pendeln hilft den Mitarbeitern, ihre täglichen Aufgaben effektiver zu erledigen. In einem Büro ist es in der Regel laut, und viele kleinere oder größere Unterbrechungen stören die tiefgründige Arbeit. Telearbeiter sind weniger abgelenkt, wenn sie von zu Hause aus arbeiten, und können sich besser konzentrieren. Die Arbeit im Homeoffice ermöglicht es jedem, seine Arbeitsumgebung so gut wie möglich zu organisieren. Dies sorgt dafür, dass sich Telearbeiter besser konzentrieren und ihre Aufgaben besser erfüllen können.

Eine Studie des International Workplace Group, zeigt, dass 85% aller Befragten bestätigen, dass die Produktivität und Effizienz innerhalb der Unternehmen dank der größeren Flexibilität angestiegen sind. Außerdem gaben 65% an, dass Unternehmen, die das Arbeitsumfeld an die flexibleren Arbeitsstandards anpassen, produktiver sind.

Kostenminimierung

Mit einer flexiblen Arbeitspolitik können Unternehmensausgaben stark reduziert werden. Laut Vodafone UK Survey - Unternehmen im Vereinigten Königreich, die Telearbeit eingeführt haben, sparen bis zu 34 Milliarden Pfund ein, indem sie Büroflächen freimachen und die Unterhaltskosten senken. Die finanziellen Vorteile der Telearbeit lassen sich durch die Senkung der Immobilienkosten erzielen. Ein Unternehmen, das die Telearbeitspolitik unterstützt, benötigt weniger Quadratmeter für Büroflächen. Daher können die geschätzten Kosteneinsparungen einen erheblichen Betrag ausmachen.
Darüber hinaus kann das Unternehmen seine Betriebskosten senken. Der Arbeitgeber übernimmt die Reise- und Transportkosten, die bei Teilzeit- oder Vollzeitarbeit aus der Ferne weitgehend reduziert werden. Weniger Mitarbeiter am Unternehmensstandort bedeuten auch weniger Ausgaben für Büromaterial, Versorgungsleistungen, Parkplätze und technische Wartung.

Weniger Krankheitstage

Telearbeitnehmer nehmen weniger Krankheitstage in Anspruch als ihre Kollegen im Büro. Umfragen zufolge nehmen viele Arbeitnehmer "falsche" Urlaubstage aus persönlichen Gründen. Flexible Zeitpläne ermöglichen es den Arbeitnehmern, ihre persönlichen und beruflichen Aufgaben besser zu vereinbaren. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Krankheitsurlaub zu nehmen, um persönliche Probleme zu lösen.

Ein weiterer Vorteil der Telearbeit besteht darin, dass jemand selbst bei leichter Krankheit eher bereit ist, von zu Hause aus weiterzuarbeiten. Im Gegensatz dazu neigen viele Büroangestellte dazu, sich sofort krankschreiben zu lassen, um ihre Kollegen zu schonen. 75% von Telearbeitern geben an, dass sie weniger Stress empfinden (The IWG Global Workspace SurveyDadurch ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass sie krank werden und ihren Aufgaben nicht nachkommen können. Eine bessere Work-Life-Balance ist für die körperliche und geistige Gesundheit der Arbeitnehmer sehr wichtig. Das Home Office ist einer der wichtigsten Schritte zu einem harmonischeren Lebensstil.

Bessere Mitarbeiterbindung

Unternehmen, die Telearbeit fördern, haben die Bindungsrate um über 10% erhöht (gartner.com). Remote-Mitarbeiter genießen ihre flexiblen Arbeitszeiten, weshalb sie mit ihrer Arbeit zufriedener sind. So werden sie ihrem Arbeitgeber gegenüber loyaler und das Unternehmen verliert seltener Mitarbeiter.

Ein Unternehmen, das flexible Arbeitsmöglichkeiten anbietet, kann eine starke langfristige Beziehung zu seinem Team aufbauen. Engagierte Mitarbeiter mit fundierten Geschäftskenntnissen sind für jedes Unternehmen wertvoll. Außerdem bedeutet eine geringere Fluktuation weniger Investitionen in die ständige Schulung neuer Mitarbeiter. Mit anderen Worten: Die Einführung von Fernarbeitspraktiken hat einen klaren finanziellen Nutzen für das Unternehmen. Das US-Beratungsunternehmen Deloitte berichtet, dass die Investitionen in einen neu eingestellten Mitarbeiter bis zu $4000* betragen können (forbes.com).

Weltweiter Zugang zu talentierten Mitarbeitern

Auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt von heute wird die Arbeit von zu Hause aus häufig von den besten Talenten verlangt. Daher versuchen die Unternehmen, ihre organisatorischen und technischen Systeme an diese Erwartungen anzupassen. Die flexible Arbeitspolitik ist ein strategisches Rekrutierungsinstrument für jede Personalabteilung. Sie gilt als äußerst wirksames Mittel, um einen größeren Talentpool zu erschließen. Für das Unternehmen bedeutet dies die Freiheit, die talentiertesten Fachkräfte unabhängig von ihrem Standort einzustellen. Niemand ist gezwungen, in eine andere Stadt oder ein anderes Land umzuziehen. Dadurch entfallen die Reise- und Unterbringungskosten für den neuen Mitarbeiter, die in der Regel vom Unternehmen übernommen werden.

Positiver Einfluss auf die Umwelt 

Eine flexible Arbeitspolitik ist oft Teil einer Markenstrategie, denn Remote-Arbeit bietet viele Vorteile. Dazu gehört beispielsweise der positive Einfluss auf die Umwelt. Sie hilft Unternehmen aber auch dabei, ihr soziales Verantwortungsbewusstsein zu präsentieren. Viele Bewerber geben an, dass sie einen bestimmten Arbeitgeber wählen würden, wenn das Unternehmen eine nachhaltige Politik verfolgt. Dies gilt vor allem für Millenials und die Generation Z.

Ein zusätzlicher Vorteil für das Unternehmen besteht darin, dass sich die Mitarbeiter oft motivierter fühlen, wenn sie für ein umweltfreundliches Unternehmen arbeiten. Abgesehen von den Vorteilen für das Unternehmen kann die Telearbeit einen entscheidenden Beitrag zur Bekämpfung des Klimawandels leisten. Der Verkehr ist eine der größten Quellen für Treibhausgasemissionen und Luftverschmutzung. Wenn mehr Mitarbeiter die Möglichkeit zur Telearbeit erhalten, kann dies den CO2-Fußabdruck vieler Unternehmen verringern. Es trägt auch zur Optimierung des Energieverbrauchs bei. Experten empfehlen, dass mehr Unternehmen und Institutionen Telearbeit einführen, um den positiven Umwelteffekt zu beschleunigen.

Vorteile von Fernarbeit für die Mitarbeiter

Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit

Flexible Arbeitszeiten erhöhen die Arbeitszufriedenheit. 75% der Unternehmen weltweit haben Telearbeit eingeführt, weil sie sich davon eine zufriedenere und effektivere Belegschaft versprechen (vodafone.com). Unabhängig von Alter, Geschlecht, Standort oder Branche steht die Möglichkeit zur Telearbeit oft ganz oben auf der Wunschliste von Arbeitssuchenden. Die größere Unabhängigkeit bei der Arbeit führt in der Regel zu zufriedeneren und produktiveren Teams. Sie fördert auch die Kreativität, da die Arbeit an unkonventionellen Arbeitsplätzen zu mehr Innovation anspornen kann. Durch die Telearbeit können die Mitarbeiter ihre täglichen Aktivitäten besser planen und Prioritäten setzen, was ihnen ein positives Gefühl gegenüber ihrem Arbeitgeber vermittelt und sie stärker an das Unternehmen bindet.

Remote-Arbeit in Zahlen:

• 13,5% sind effizienter als ihre Kollegen im Büro
• 9% - engagierter als ihre festangestellten Mitarbeiter 
• 23% nehmen kürzere Pausen, sind seltener krank und arbeiten mehr*

*Inc.com

Bessere Work-Life-Balance

Fernarbeit unterstützt das gesunde Gleichgewicht zwischen dem Privat- und dem Berufsleben eines Mitarbeiters. Umfragen zeigen, dass flexibles Arbeiten ein Schlüsselfaktor für ein besseres Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit ist. Laut der  European Working Conditions Survey, bevorzugen es 80% aller Befragten ihren Arbeitsort frei zu wählen. 86% geben an, dass eine bessere Work-Life-Balance zu den Hauptgründen zählt, aus denen sie sich flexiblere Arbeitsoptionen wünschen. 

Flexibilität am Arbeitsplatz unterstützt die persönlichen und familiären Beziehungen der Arbeitnehmer. Mehr Kontrolle über den Tagesablauf ermöglicht es jedem, wertvolle Zeit mit Familie und Freunden zu verbringen. Die Fähigkeit, persönlichen Verpflichtungen nachzukommen, wirkt sich in hohem Maße auf den beruflichen Erfolg der Arbeitnehmer aus. Sie stimuliert die berufliche Leistung der Arbeitnehmer und gibt ihnen das Gefühl, erfüllter zu sein. Viele Arbeitnehmer stehen vor dem Problem, persönliche Verantwortlichkeiten und berufliche Pflichten erfolgreich zu vereinbaren. Der Versuch, diesen ständigen Konflikt zu vermeiden, verursacht bei den Arbeitnehmern viel Stress. Fernarbeit hilft ihnen, flexibler zu sein und eine bessere Work-Life-Balance zu erreichen. Sie gibt den Telearbeitern eine gewisse Freiheit, ihre Zeit für persönliche und berufliche Aufgaben zu optimieren.

Verbessertes Wohlbefinden

Telearbeit verbessert das Wohlbefinden von Telearbeitern. Ein gesunder Lebensstil ist für Arbeitnehmer und Arbeitgeber wichtig, da er sich auf die Produktivität des Teams auswirkt. Flexible Arbeitsregelungen wirken sich positiv auf die körperliche und geistige Gesundheit von Telearbeitern aus. Dies könnte darauf zurückzuführen sein, dass Arbeitnehmer, die von zu Hause aus arbeiten, ein geringeres Stressniveau haben. Da sie nicht täglich zur Arbeit pendeln müssen, vermeiden sie Verkehrsstaus. Dies trägt stark zur Verringerung des täglichen Stresses bei und verbessert ihr Wohlbefinden. Telearbeiter können auch mehr Zeit für Schlaf, Bewegung und persönliche Treffen aufwenden. Und ein gesünderer und aktiverer Lebensstil wirkt sich positiv auf die Arbeitszufriedenheit und Produktivität aus.

Kosteneffizienz

Abgesehen von der Zeitersparnis kann die Telearbeit auch eine kosteneffiziente Entscheidung sein. Dies ist einer der wichtigsten Gründe, warum so viele Menschen die Arbeit von zu Hause aus bevorzugen. Die Ausgaben für die täglichen Fahrten, die Mittagspausen oder die Einhaltung der Kleiderordnung des Unternehmens sind für Telearbeiter oft geringer. Diese Einsparungen werden von vielen als tatsächliche Gehaltserhöhung für die von zu Hause aus arbeitenden Arbeitnehmer angesehen. Einige Arbeitnehmer entscheiden sich sogar dafür, in eine Stadt mit niedrigen Lebenshaltungskosten umzuziehen. Dies ist möglich, da flexible Arbeitsregelungen keine Anwesenheit des Arbeitnehmers am Standort des Unternehmens erfordern.

Anpassung an die individuellen Bedürfnisse der Angestellten

Ein Telearbeiter kann sich eine individuelle Arbeitsumgebung schaffen, die genau seinen Vorlieben entspricht. Das kann ein ruhiger Ort mit gedämpfter Beleuchtung zu Hause sein oder ein Café mit natürlichem Licht und entspannender Musik. Das Tragen von gemütlicher Kleidung anstelle der strengen Kleiderordnung des Unternehmens ermöglicht es den Heimarbeitern, sich bei der Arbeit wohl und sicher zu fühlen. Diese Option ist Teil der positiven Erfahrung für diejenigen, die sich für alternative Arbeitsbedingungen entscheiden. Die Arbeit von zu Hause aus ermöglicht es Telearbeitern, ihren Raum mit verschiedenen persönlichen Gegenständen einzurichten. Die Schaffung eines einzigartigen Arbeitsplatzes macht die Mitarbeiter glücklicher, produktiver und motivierter.

Welches sind die größten Herausforderungen für die Telearbeit und wie kann man sie bewältigen?

Die Vorteile der Telearbeit liegen auf der Hand. Allerdings bringt diese vergleichsweise neue Arbeitsform für viele Unternehmen auch neue Herausforderungen mit sich. Die erfolgreiche Verwaltung von Mitarbeitern, die sich an verschiedenen Orten und sogar in verschiedenen Zeitzonen befinden, erfordert andere Strategien für die Personalverwaltung. Die Integration verschiedener verbesserter Kommunikationsmittel erleichtert die reibungslose Zusammenarbeit innerhalb des virtuellen Teams. Die Schaffung eines effektiven Systems der Zusammenarbeit, das das gesamte Team unterstützt, ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg. Nachfolgend haben wir die wichtigsten Probleme bei der Anwendung einer Richtlinie für die Arbeit von zu Hause aus und einige mögliche Lösungen aufgeführt:

1. Kommunikationsprobleme

Während es einfach ist, mit Kollegen zu kommunizieren, die sich denselben Arbeitsbereich teilen, kann die Kommunikation mit Remote-Mitarbeitern ein echtes Problem darstellen. Deskless-Mitarbeiter sind sehr stark auf Collaboration-Technologien angewiesen, um Informationen von ihrem Team rechtzeitig zu erhalten. Wenn der Kommunikationsprozess nicht reibungslos verläuft, muss das gesamte virtuelle Team mit einem Rückgang der Produktivität und Effizienz rechnen.

Die 3 größten Herausforderungen, die die Zusammenarbeit von Mitarbeitern im Außendienst beeinträchtigen

- schlechte Kommunikation mit Mitarbeitern und Vorgesetzten
• fehlende Informationen
• Informationen nicht rechtzeitig erhalten

Effiziente und effektive Kommunikation ist für jede Arbeitsumgebung unerlässlich. Sie kann eine echte Herausforderung sein, wenn die beteiligten Parteien in der Regel per E-Mail, Telefon, Videokonversation oder Chat miteinander kommunizieren. Ein weiteres großes Problem für virtuelle Teams ist, wenn ein Vorgesetzter nicht rechtzeitig Informationen zur Verfügung stellen kann. Dies kann zu Missverständnissen und Fehlkommunikation unter den Kollegen führen. Für Vorgesetzte ist es oft schwierig, mit den unterschiedlichen Kommunikationsstilen von Remote-Mitarbeitern zurechtzukommen. Sie müssen sich besonders anstrengen, damit das gesamte Remote-Team auch ohne tägliche persönliche Kommunikation als eine Einheit funktioniert.

Mögliche Lösungen

Um einen reibungslosen Informations- und Kommunikationsfluss mit den Fernmitarbeitern zu gewährleisten, sollten sich die Manager auf folgende Punkte konzentrieren:

• Einen effektiven Kommunikationsstil anregen
• Die richtigen Tools zur Verfügung stellen
• Die passenden Personen einstellen

Einen effektiven Kommunikations- und Kollaborationsstil anregen

Jeder Teamleiter sollte die aktive Kommunikation innerhalb des Teams fördern. Dadurch fühlen sich die Teammitglieder engagierter und motivierter. Fernmitarbeiter sollten alle Informationen über das Unternehmen erhalten, damit sie über wichtige Ereignisse innerhalb der Organisation informiert sind.

Planen Sie reguläre Meetings ein, mit dem gesamten virtuellen Team, um den Projektfortschritt und andere arbeitsrelevante Themen zu besprechen. Der Manager muss schriftliche Leitlinien für den Umgang der Teammitglieder miteinander erstellen. Außerdem muss er festlegen, welche Nachrichten bei Bedarf über verschiedene Medienkanäle verschickt werden sollen. Wenn sich die Mitglieder des virtuellen Teams in unterschiedlichen Zeitzonen befinden, ist es sehr wichtig, einen Standard für die Kommunikationsverfahren festzulegen. Achten Sie darauf, dass sich die Arbeitszeiten der Telearbeiter überschneiden. Alle virtuellen Sitzungen, die das gesamte Team betreffen, sollten in diesem Zeitraum stattfinden.

Planen Sie, wenn möglich, bestimmte Aktivitäten, die noch persönliche Treffen mit den Mitarbeitern erfordern, die aus der Ferne arbeiten. Die Organisation einiger interner Verpflichtungen wird ihnen helfen, sich als Teil des Teams zu fühlen. Es ermöglicht ihnen, stärker mit der Unternehmensgemeinschaft verbunden zu sein und fördert einen besseren Kommunikationsprozess.

Stellen Sie die richtigen Werkzeuge bereit.

Wenn ein Unternehmen seine Politik der flexiblen Arbeit in eine erfolgreiche Strategie umwandeln will, muss es wirksame Kommunikationsmittel einsetzen. So werden die Remote-Mitarbeiter ständig verbunden sein und Zugang zu den Ressourcen und Informationen des Büros haben. Die fortschrittliche Technologie von heute macht die Remote-Arbeit möglich. Die Ausstattung des virtuellen Teams mit verbesserten Werkzeugen gewährleistet seine hohe Leistung und Produktivität. Unter Berücksichtigung der spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens kann ein Arbeitgeber aus Werkzeugen wählen, die die Kommunikations- und Organisationsprozesse der Remote-Mitarbeiter erleichtern.

• E-Mail

Eines der meist genutzten Tools für die interne und externe Kommunikation, das aufgrund seiner Zugänglichkeit und der Möglichkeit, bei Bedarf lange, informative E-Mails zu schreiben, immer in Betracht gezogen werden sollte.

• Chat und Instant Messaging Programme

Instant-Messaging-Programme ermöglichen es den Mitarbeitern, unabhängig von ihrem Standort eine textbasierte Echtzeit-Konversation zu führen. Die virtuellen Chat-Räume können entsprechend der Unternehmensstruktur organisiert werden. Diese Tools helfen den Teammitgliedern, arbeitsbezogene Themen in Echtzeit zu besprechen, ähnlich wie bei einer persönlichen Besprechung. Die Mitarbeiter können auch eine Nachricht hinterlassen, wenn jemand gerade nicht erreichbar ist. Ein Teamleiter sollte jedoch darauf achten, dass das ständige Messaging die Mitarbeiter nicht zu sehr ablenkt.

• VoIP 

Das Cloud-basierte Business Telefonsystem ist einer der Meilensteine der flexiblen Arbeitspolitik. Es bietet einen schnellen und einfachen Weg für Anrufe, Nachrichten, Konferenzen und Aufgabenmanagement. Diese Funktionen bilden ein effektives Kommunikationssystem zwischen entfernten Mitarbeitern. Gehostete Telefonielösungen mit ihren funktionsreichen Anwendungen unterstützen die effektive Zusammenarbeit zwischen entfernten Mitarbeitern. VoIP-Telefonsysteme stellen jedem Mitarbeiter unabhängig von seinem Standort geschäftliche Telefonanschlüsse zur Verfügung. Ein Teamleiter kann leicht virtuelle Durchwahlen für Rufnummern konfigurieren für einzelne Nutzer mit verschiedenen Geräten und an unterschiedlichen Standorten. Dadurch kann jeder schnell und einfach eine spezifische Person des Unternehmens erreichen.

Zusätzliche Funktionen des Cloud-Kommunikationssystems ermöglichen den Zugang zu Arbeits-, Heim- und Mobiltelefonen Die Anrufe werden an jedes beliebige Gerät - Festnetz, Mobiltelefon oder IP-Softphone - weitergeleitet, um die Zahl der verpassten Anrufe zu minimieren. Auf diese Weise bleiben flexible Mitarbeiter immer mit dem Büro verbunden und erreichen dennoch vollständige Mobilität.

• Telefonkonferenzen 

Telefonkonferenzen sind eine weitere wertvolle Funktion von integrierten Kommunikationssystemen. Sie sind eine nützliche Lösung, wenn eine gemeinsame Diskussion mit Teammitgliedern geführt werden soll, die an verschiedenen Orten arbeiten. Telefonkonferenzen sind sehr hilfreich für regelmäßige Meetings von Remote-Teams oder wenn ein dringendes Problem besprochen werden muss. Anrufe verbessern den Kommunikationsprozess zwischen Remote-Teammitgliedern, da Meetings problemlos organisiert werden können. Lernen Sie, effektive Telefonkonferenzen um die Kommunikation des Teams zu optimieren.

• Videochat, Videokonferenzen und Videobotschaften  

Videochats sind hilfreich, wenn ein Vorgesetzter etwas persönlich besprechen muss und ein Treffen von Angesicht zu Angesicht nicht möglich ist. Videokonferenzen können notwendig sein, wenn es um neu hinzugekommene Teammitglieder geht, die ihren Kollegen vorgestellt werden sollen. Wenn der Vorgesetzte eine Nachricht an das gesamte Team übermitteln muss und der Inhalt nicht sofort besprochen werden soll, kann eine Videobotschaft sehr nützlich sein.

• Projekt-Management-Tools   

Die Organisation der Projekte und Aufgaben mit einem zentralen Projektmanagement-Tool ist für die Kommunikation und Zusammenarbeit von Remote-Teams von entscheidender Bedeutung. Auf diese Weise können die flexibel arbeitenden Mitarbeiter schnell auf alle Ressourcen zugreifen, die mit ihren Projekten in Verbindung stehen. Mit ihrer Hilfe kann ein Manager auf transparente und effiziente Weise Aufgaben zuweisen, die Projektentwicklung skizzieren und Kommentare hinzufügen. Wenn es richtig eingesetzt wird, sollte das Projektmanagement-System zu einer Informationsdrehscheibe für die verteilten Teammitglieder werden.

Stellen Sie für die Telearbeit die richtigen Personen ein

Der Rekrutierungsprozess ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, um herauszufinden, ob der Bewerber ein guter Kommunikator ist. Es ist ratsam, die Interviews über verschiedene Medien zu führen, um festzustellen, ob die Person in ein virtuelles Team passt. Da die Arbeit per Fernzugriff besondere Fähigkeiten in der schriftlichen und telefonischen Kommunikation erfordert, sollten Sie die Kandidaten in diesen beiden Bereichen testen. Das ideale Mitglied eines Remote-Teams wird den Rekrutierer von seinen Kommunikations- und Zeitmanagementfähigkeiten überzeugt haben.

2. Produktivitätsprobleme

Viele Arbeitgeber befürchten, dass ihr Team unter geringer Produktivität leidet, wenn seine Mitglieder nicht im Büro arbeiten. Diese Befürchtung hat eine offensichtliche Erklärung: Manche Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, Fristen einzuhalten, wenn niemand sie persönlich beaufsichtigt. Andere überarbeiten sich und riskieren ein Burnout, was sie unproduktiv und ineffizient macht. Produktivitätsprobleme entstehen durch das Fehlen einer gut etablierten Struktur, langsame Reaktionszeiten, zu viele Ablenkungen und schlechte Kommunikation.

Mögliche Lösungen

• Eine gut funktionierende Struktur aufbauen

Flexibilität ist ein wesentlicher Vorteil der Fernarbeit. Wenn es jedoch an einer definierten Struktur innerhalb des virtuellen Teams mangelt, kann sich dies auf dessen Arbeit auswirken. Ein Manager sollte die Prozesse und Verfahren regelmäßig überprüfen, damit sie klar, einfach und effizient sind. Alle Optimierungen der Unternehmenspolitik und der Geschäftspraktiken sollten rechtzeitig kommuniziert werden.

Es ist wichtig, die Arbeitsabläufe ständig zu analysieren, um die Effizienz des Teams zu optimieren. Die Vorgesetzten sollten die Online-Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern verfolgen und feststellen, ob Anpassungen erforderlich sind. Eine wirksame Zusammenarbeit zwischen entfernten Mitarbeitern ist ohne die Einführung eines Systems zur gemeinsamen Nutzung von Ressourcen und Daten nicht möglich. Jeder sollte unabhängig von seinem Standort einfachen Zugang dazu haben.

Eine weitere hilfreiche Funktion von modernen Kommunikationtools ist die PräsenzfunktionSie ermöglicht es den Mitarbeitern im Büro, den aktuellen Anwesenheitsstatus ihrer entfernten Kollegen zu sehen. Diese Option informiert Manager und Mitarbeiter darüber, ob die Person tatsächlich bei der Arbeit ist und bereit ist, mitzuarbeiten. Ein Manager sollte die entfernten Mitarbeiter anweisen, ihre Anrufe je nach Anwesenheitsstatus weiterzuleiten. So wird sichergestellt, dass alle Fragen rechtzeitig von den verfügbaren Kollegen bearbeitet werden und die Effizienz des Teams nicht leidet.

• Setzen Sie verbindliche Ziele

Die Festlegung klarer und nachvollziehbarer Ziele für die Leistung des Teams ist ein effizienter Weg, um die Produktivität zu fördern. Ein Vorgesetzter sollte die Erwartungen, die mit bestimmten Rollen innerhalb des Teams verbunden sind, offen darlegen. Sie müssen angemessen kommuniziert werden, und es können regelmäßige Treffen abgehalten werden, um die Fortschritte zu verfolgen. Normalerweise arbeitet nicht jeder im gleichen Tempo. Dennoch sollte ein Vorgesetzter wissen, ob es den Teammitgliedern gelingt, ihre Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Es wird empfohlen, eine gemeinsame Frist für die Fertigstellung des gesamten Projekts festzulegen, die für alle Beteiligten gilt. Gleichzeitig sollten die Mitarbeiter die Möglichkeit haben und sogar dazu ermutigt werden, die Ausführung von Kleinstaufgaben selbst zu organisieren. Dies ist nützlich, um die Zusammenarbeit im Team und die Effizienz zu verbessern.

• Die Leistung des Teams überwachen und verwalten

Die Verfolgung der Leistung der Mitarbeiter ist von grundlegender Bedeutung, um die Produktivität des Teams zu steigern. Der Vorgesetzte kann sich ein klares Bild davon machen, ob die Remote-Mitarbeiter ihre Arbeit erfolgreich erledigen. Darüber hinaus kann der Manager analysieren, ob die Teammitglieder ihre Zeit effektiv und richtig nutzen. Legen Sie transparente KPIs (Key Performance Indicators) fest, die für jeden Mitarbeiter des virtuellen Teams überprüft werden. Verschiedene Tools auf dem Markt verfolgen die Leistung von flexiblen Arbeitsteams.

Die Remote-Mitarbeiter sollten eine Anwendung installieren, mit der sie erfassen können, wie viele Stunden sie für ein Projekt aufgewendet haben. Je nach Branche des Unternehmens eignen sich unterschiedliche Tools am besten für die Verfolgung der Arbeitsleistung der Mitarbeiter. Die meisten bieten eine quantitative Methode zur Bewertung des persönlichen Beitrags jedes Teammitglieds. Der Vorgesetzte sollte die Ergebnisse analysieren und prüfen, ob das virtuelle Team die Ziele des Unternehmens erreicht.

• Halten Sie regelmäßige Meetings ab

Das Durchführen von Meetings mit entfernten Mitarbeitern ist der nächste sinnvolle Schritt, um die Produktivität des Teams zu verbessern. Feedback auf der Grundlage von Leistungsdaten zu geben, ist für die Mitarbeiter wertvoll. Es motiviert sie und steigert ihre Effizienz. Außerdem fördert es die Transparenz und schafft ein Gefühl der Verbundenheit unter den Teammitgliedern. Selbst wenn sich die Kollegen an verschiedenen Standorten befinden, gibt es immer eine Möglichkeit, ein Treffen zu vereinbaren, das für alle Beteiligten geeignet ist. Die verbesserten Kommunikationsmittel ermöglichen Gespräche zwischen Mitarbeitern in einem verteilten Team. Regelmäßige Gespräche mit entfernten Mitarbeitern zeigen die Unterstützung des Managers und fördern die Effizienz des Teams.

3. Vertrauensvolle Beziehungen zu den Mitarbeitern aufbauen

Vertrauen innerhalb eines Teams ist von entscheidender Bedeutung. Tägliche persönliche Kommunikation und persönliche Treffen schaffen und fördern vertrauensvolle Beziehungen zwischen den Kollegen. Die Arbeit von zu Hause aus hat jedoch ihre natürlichen Grenzen, was die Bindung zu den Kollegen angeht. Oftmals sind mehr Anstrengungen für "teambildende" Aktivitäten unter Telearbeitern erforderlich. Außerdem sollten Manager Telearbeitern gewisse Freiheiten bei der Erledigung ihrer beruflichen Aufgaben lassen. Wenn sie versuchen, den Arbeitsprozess bei jedem Schritt zu kontrollieren, können sich die Teammitglieder frustriert und weniger motiviert fühlen.

Mögliche Lösungen

• Bestimmen Sie eine gemeinsame Vision und Mission des Unternehmens

Legen Sie die Grundwerte des Unternehmens fest und kommunizieren Sie diese aktiv unter den Remote-Mitarbeitern. Eine gemeinsame Vision für die künftige Entwicklung des Unternehmens trägt dazu bei, dass sich die Mitarbeiter engagierter fühlen. Dies fördert den Gemeinschaftsgeist und stärkt die Beziehungen innerhalb des Remote-Teams.

- Virtuellen Mitarbeitern helfen, sich dem Team verpflichtet zu fühlen

Der Vorgesetzte sollte regelmäßig den wertvollen Beitrag der Telearbeitskollegen zur Erreichung der Unternehmensziele anerkennen. Für die Beziehungen im Team ist es wichtig, dass der Vorgesetzte persönliches Feedback gibt. Persönliche Herausforderungen und arbeitsbezogene Fragen sollten ebenfalls Gesprächsthema sein. Es ist außerdem ratsam, die Telearbeitskräfte über das Tagesgeschehen und die internen Projekte des Unternehmens zu informieren. Wenn die Telearbeitskräfte die neuesten Informationen des Unternehmens kennen, fühlen sie sich dem Team zugehörig.

- Organisation der Teambildung und Förderung einer effektiven Zusammenarbeit

Wenn es möglich ist, sollten sich die Remote-Kollegen irgendwann persönlich treffen. Im Idealfall treffen sie sich regelmäßig alle paar Monate persönlich. Wenn das Team über den ganzen Globus verteilt ist, kann der persönliche Kontakt ein- oder zweimal im Jahr stattfinden. Remote-Mitarbeiter, die sich manchmal isoliert fühlen, werden teambildende Aktivitäten begrüßen. Persönliche Treffen ermöglichen es ihnen, die Kollegen außerhalb der strikten beruflichen Aktivitäten besser kennenzulernen. Dies schafft Vertrauen im Team und hilft den Mitarbeitern, sich besser zu verstehen.

• Stellen Sie Tools für die Zusammenarbeit und Transparenz zur Verfügung

Ein Kommunikationskanal kann der informellen Kommunikation gewidmet werden. Kollegen können virtuelle Geburtstagsgrüße verschicken, lustige Bilder austauschen oder um Empfehlungen bitten. Auf diese Weise fühlen sich die Mitarbeiter auch beim Aufbau von Beziehungen außerhalb der Arbeit vom Unternehmen unterstützt. Wenn persönliche Treffen nicht möglich sind, können die Manager die Kommunikationsmittel des Unternehmens auch für persönliche Interaktionen nutzen. Video ist eine großartige Lösung, um die zwischenmenschlichen Beziehungen zwischen Teams zu stärken, und der Aufbau vertrauensvoller Beziehungen kann erreicht werden, wenn sich alle an die festgelegten Regeln halten.

Manager sollten die Zeiterfassungsoptionen oder die Anwesenheitsfunktionen der verwendeten Kommunikationslösungen nutzen. Aufgabenmanagement-Tools sollten transparent und für alle zugänglich sein. So kann der Verdacht, dass einige Teammitglieder mehr arbeiten als andere, verringert werden, und alle profitieren von einer verbesserten Zusammenarbeit.

Cloud-Telefonie-Lösungen haben die moderne Kommunikationsumgebung geformt, die heute viel flexibler und mobiler ist. Funktionsreiche Cloud-Anwendungen helfen Unternehmen und Mitarbeitern dabei, das Homeoffice als erfolgreiche Arbeitspraktik zu etablieren.

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