Conférences vidéo – comment le faire correctement ?

La conférence vidéo est un des outils de communication les plus efficaces et utiles pour le travail à distance. Les utilisateurs de multiples endroits peuvent interagir d'une façon qui est très similaire à la réunion personnelle.

Afin de conduire une réunion vidéo avec succès, il faut suivre certaines règles : Nous avons déjà écrit un article sur "Les choses à faire et à ne pas faire pour une conférence web efficace" et bien que quelques de ces conseils sont également applicables aux conférences vidéo, ces appels nécessitent des règles d'étiquette supplémentaires. Suivez notre guide pour apprendre comment vous pouvez conduire une réunion à distance efficace via une conférence vidéo.

1. Préparer l'appel vidéo

Être préparé pour une réunion (de face-à-face ou en ligne) est essentiel pour son succès.

1.1 Choisir un outil de conférence vidéo

Vous trouverez de nombreuses solutions pour les conférences vidéo sur le marché. Choisir la bonne solution dépend des besoins de communication spécifiques de votre entreprise. Pourtant, elle doit être facile à utiliser pendant la conversation et elle doit être compatible avec le système d'exploitation de la majorité des dispositifs. La facilité d'utilisation est l'une des caractéristiques les plus importantes de l'outil de conférence vidéo idéal. Étant donné que vous ne saurez pas toujours quelles sont les connaissances techniques des autres personnes participant à la réunion vidéo, vous devez choisir une solution qui :

• ne nécessite pas de téléchargements de logiciels complexes ou d'installation
• est optimisée pour les dispositifs mobiles
• le rend possible d'inviter des participants via un lien à partager
• peut être accédé rapidement et facilement par tout le monde

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1.2 Contrôler la connexion internet

Afin de bien communiquer avec vos collègues, partenaires ou clients via un appel vidéo, vous avez besoin d'une connexion internat stable. La connectivité à haut débit garantit que l'audio et la vidéo sont bien synchronisés, ce qui permet une conversation fluide sans perturbations visuelles ou des incohérences sonores.

1.3 Tester le microphone, la caméra et les options du partage de l'écran

Effectuer quelques tests (avec un ami ou un collègue) avant une vidéoconférence professionnelle est indispensable. Assurez-vous de comprendre le fonctionnement de la technologie et de contrôler votre équipement :

• Coupez et rétablissez le son du microphone
• Trouvez le meilleur emplacement pour votre caméra

Ne la positionnez pas trop bas ou trop haut, mais au niveau des yeux. Laissez assez de place entre la caméra et vous pour que votre haut du corps est visible. Cela permet aux autres participants de lire votre langage corporel, comme les gestes de la main ou la posture du corps.

• Testez les options de partage de l'écran et nettoyez votre bureau

Nous vous conseillons de tester plusieurs fois le partage de l'écran avant la réunion vidéo. N'oubliez pas de nettoyer votre bureau afin que toute information personnelle ou sensible ne soit pas visible pour vos partenaires de conférence.

1.4 Envoyer une invitation et un programme

Envoyez l'invitation pour la conférence et le programme avec toutes les informations et les documents nécessaires quelques jours avant de la conférence vidéo. Les participants ont besoin d'assez de temps pour se familiariser avec les informations et pour se préparer. Cela assure le bon déroulement de la communication et de la collaboration pendant la vidéoconférence.

2. La préparation de l'environnement de travail

2.1 L'organisation de l'espace de travail

Trouvez un endroit calme

a) Au bureau
Une salle de conférence avec un téléphone de conférence professionnel doté d'une technologie antibruit intégrée vous garantit une qualité audio et vidéo excellente. Assurez-vous de le réserver à l'avance. Sinon, il est préférable de s'isoler. Si cela n'est pas possible, demandez aux collègues proches de vous de minimiser le bruit de fond (discussions, musique, ...) et les interruptions pendant la réunion.

b) Dans un espace public
Quand vous vous connectez depuis un lieu public (p.ex. : un café ou un aéroport) nous recommandons l'utilisation d'un casque pour éliminer le bruit de fond et pour pouvoir entendre les autres participants clairement. Essayez d'éviter les heures de pointe.

c) À la maison
À la maison, choisissez un endroit calme : une pièce dans laquelle les enfants, les colocataires, les membres de la famille ou les animaux domestiques ne peuvent pas interrompre votre réunion. Informez-les que vous êtes en réunion d'affaires et que vous ne devez pas être dérangé.

Faites attention à l'arrière-plan

Configurez la caméra de votre appareil en gardant à l'esprit que votre arrière-plan sera vu par les autres participants. Veillez à ce qu'il soit :

• approprié pour le travail
• propre
• sans objets distrayants
• correctement éclairé

Quelques solutions sur le marché disposent de la fonction de flouter l'arrière-plan. Testez cette option plusieurs fois avant la conférence vidéo.

2.2 La bonne lumière

Il est important de faire attention à la lumière pendant un appel vidéo pour montrer que vous vous êtes préparé de manière professionnelle :
• ayez suffisamment de lumière naturelle dans la pièce
• évitez mélanger la lumière naturelle et artificielle
• la lumière sur votre visage doit venir du côté
• quand vous activez votre caméra, assurez-vous que votre visage est bien visible

3. Un comportement professionnel lors d'une réunion vidéo

3.1 Faire attention à l'apparence

Le code vestimentaire du télétravail est souvent associé avec les sweat-shirts, les joggings, et même les pyjamas. Participer dans une vidéoconférence signifie que vous devez être habillé de manière appropriée, même à la maison. Avoir une apparence fraîche, propre et raisonnablement bonne est le strict minimum. Une bonne règle à suivre est d'éviter les motifs ou des rayures de couleurs extrêmes parce que cela pourrait distraire les autres participants pendant l'appel vidéo. N'oubliez pas votre posture – elle doit être naturelle, mais définitivement droite et concentrée.

3.2 Garder la fenêtre d'aperçu ouverte

Gardez la fenêtre d'aperçu ouverte pendant l'appel vidéo pour vous rappeler de sourire, de se détendre et d'agir naturellement. Quand vous avez déjà de l'expérience dans les appels vidéo, vous avez probablement maîtrisé votre comportement face à la caméra. Mais pour les débutants, il est important de pouvoir s'observer pendant la réunion. Comme un miroir, cette fenêtre vous montre comment les autres participants vous voient pendant la réunion. Lorsque vous parlez, regardez votre caméra, pas votre écran. En faisant cela, les autres participants ont l'impression que vous vous connectez et interagissez avec eux personnellement, ce qui leur rend plus motivés. Quand une autre personne parle, vous pouvez bien sûr regarder l'écran.

3.3 Parler un à la fois et être patient

Le fait d'être dans un appel vidéo crée une approche différente lorsque vous voulez parler, par rapport aux réunions en personne. Attendez quelques secondes avant de procéder pour déterminer s'il y a un retard de son. Vous pouvez également signaler avec un geste que vous voulez dire quelque chose.

Ne coupez pas la parole à quelqu'un – Couper la parole à un autre participant est contre-productif et très exaspérant. Selon un rapport de State of Remote Work 2019 les deux problèmes majeurs pendant les réunions vidéo sont les interruptions et couper la parole à quelqu'un. En général, cela fait partie du travail de votre hôte de gérer correctement la discussion virtuelle en désignant une seule personne pour prendre la parole à la fois.

Si vous êtes l'hôte de l'appel vidéo – Clarifiez les règles quand tous les participants ont rejoint la vidéoconférence. Une autre recommandation utile est d'avoir une séance de questions-réponses à la fin de la réunion dans laquelle tout le monde peut participer dans un certain ordre. Mentionnez cette séance au début de l'appel vidéo.

3.4 Couper le son du microphone

Le bruit de fond peut être très distrayant pendant les réunions vidéo. Coupez le son de votre microphone quand vous ne parlez pas. Il reste essentiel de pouvoir activer et désactiver rapidement votre volume pour garantir une réponse en temps voulu.

3.5 Observer attentivement la discussion

Pendant la conférence vidéo, vous devriez être attentif, concentré et respectueux comme pendant une réunion professionnelle de face-à-face. N'essayez pas de faire de multiples choses en même temps – comme envoyer des courriels, lire des articles ou communiquer avec des autres personnes. Vous vous trouvez dans une réunion vidéo et votre langage corporel vous dénonce. Si vous avez besoin de regarder quelques fichiers liés à la discussion, vous pouvez le faire, mais faites-le savoir au reste du groupe. Créez une salle de conférence vidéo instantanée pour une réunion à distance à succès !

4. La règle d'or

Être ponctuel et préparé sont les règles d'or pour l'hôte et les participants d'une conférence téléphonique ou d'une réunion vidéo. Une arrivée tardive perturbera certainement le déroulement de la réunion, simplement à cause du bruit de fond ou des excuses. Organisez votre prochaine réunion vidéo productive avec la solution de conférence vidéo de Mixvoip.

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