Conférences vidéo – comment le faire correctement ?
La conférence vidéo est un des outils de communication les plus efficaces et utiles pour le travail à distance. Les utilisateurs de multiples endroits peuvent interagir d'une façon qui est très similaire à la réunion personnelle.
Afin de conduire une réunion vidéo avec succès, il faut suivre certaines règles : Nous avons déjà écrit un article sur "Les choses à faire et à ne pas faire pour une conférence web efficace" Si certains de ces conseils sont également valables pour la vidéoconférence, les appels vidéo requièrent des règles d'étiquette supplémentaires. Suivez notre guide pour apprendre à mener une réunion à distance efficace par vidéoconférence.
1. Préparer l'appel vidéo
Être préparé pour une réunion (de face-à-face ou en ligne) est essentiel pour son succès.
1.1 Choisir un outil de conférence vidéo
Il existe plusieurs solutions de vidéoconférence sur le marché. Le choix de la bonne solution dépend des besoins spécifiques de votre entreprise en matière de communication. Cependant, elle doit être conviviale, facile à naviguer pendant la conversation et compatible avec la plupart des systèmes d'exploitation. La facilité d'utilisation est l'une des caractéristiques les plus importantes de l'outil de vidéoconférence idéal. Étant donné que vous ne saurez pas toujours quelles sont les connaissances techniques des autres participants à la réunion vidéo, vous devez choisir une solution qui.. :
• ne nécessite pas de téléchargements de logiciels complexes ou d'installation
• est optimisée pour les dispositifs mobiles
• le rend possible d'inviter des participants via un lien à partager
- peuvent être accessibles rapidement et facilement par tout le monde
Commencez maintenant une conférence vidéo gratuite de n'importe où et sur n'importe quel appareil.
1.2 Contrôler la connexion internet
Une connectivité à haut débit assure une bonne synchronisation de l'audio et de la vidéo, ce qui garantit une conversation fluide, sans perturbations visuelles ni incohérences audio.
1.3 Tester les options de microphone, de caméra et de partage d'écran
Avant d'organiser une vidéoconférence professionnelle (avec un ami ou un collègue), il est nécessaire de procéder à quelques tests. Assurez-vous de bien comprendre le fonctionnement de la technologie et vérifiez votre équipement :
• Coupez et rétablissez le son du microphone
• Trouvez le meilleur emplacement pour votre caméra
Elle ne doit pas être placée trop bas ou trop haut, mais à la hauteur des yeux. Laissez une distance suffisante entre vous et la caméra pour que le haut de votre corps soit visible. Les participants peuvent lire votre langage corporel - comme les gestes de la main ou la posture.
• Testez les options de partage de l'écran et nettoyez votre bureau
Nous vous conseillons de le tester plusieurs fois avant la réunion vidéo. N'oubliez pas d'effacer votre bureau afin que les informations personnelles ou sensibles ne soient pas visibles par vos partenaires de conférence.
1.4 Envoyer une invitation et un programme
L'invitation à la réunion et l'ordre du jour, accompagnés de toutes les informations et de tous les documents nécessaires, doivent être envoyés plusieurs jours avant la vidéoconférence. Les participants ont besoin de suffisamment de temps pour prendre connaissance des informations et se préparer à la réunion. Cela permet de garantir que la communication et la collaboration se dérouleront sans problème pendant la vidéoconférence.
2. La préparation de l'environnement de travail
2.1 Organisation de l'espace de travail
Trouvez un endroit calme
a) Au bureau
Le fait de se trouver dans une salle de réunion équipée d'un téléphone de conférence professionnel doté d'une technologie anti-bruit intégrée garantit une excellente qualité audio et vidéo. Veillez à la réserver à l'avance. Sinon, il est préférable de s'isoler. Si cela n'est pas possible, prévenez vos collègues les plus proches de l'heure et de la date de votre vidéoconférence afin de minimiser les bruits de fond (discussion, musique, ...) et les interruptions.
b) Dans un espace public
Si vous vous connectez depuis un lieu public (par exemple, un café ou un aéroport), il est fortement recommandé d'utiliser des écouteurs pour éliminer les bruits de fond et pouvoir entendre les autres participants. Essayez d'éviter les heures d'affluence.
c) À la maison
Au bureau à domicile, choisissez une pièce calme où les enfants, les colocataires, les membres de la famille ou les animaux domestiques ne peuvent pas interférer pendant votre réunion. Informez-les que vous êtes en réunion d'affaires et que vous ne devez pas être dérangé.
Prêtez attention à vos antécédents.
Réglez la caméra de votre appareil en gardant à l'esprit que vos partenaires de conférence verront votre arrière-plan. Assurez-vous qu'elle est bien réglée :
• approprié pour le travail
• propre
• sans objets distrayants
• correctement éclairé
Quelques solutions sur le marché disposent de la fonction de flouter l'arrière-plan. Testez cette option plusieurs fois avant la conférence vidéo.
2.2 La bonne lumière
Il est important de faire attention à la lumière pendant un appel vidéo pour montrer que vous vous êtes préparé de manière professionnelle :
• ayez suffisamment de lumière naturelle dans la pièce
• évitez mélanger la lumière naturelle et artificielle
• la lumière sur votre visage doit venir du côté
- Une fois l'appareil photo allumé, assurez-vous que votre visage n'est pas dans l'obscurité.
3. Un comportement professionnel lors d'une réunion vidéo
3.1 Faire attention à l'apparence
Le code vestimentaire du bureau à domicile est souvent associé à des sweat-shirts, des combinaisons d'entraînement et des pyjamas. Pour participer à une vidéoconférence, vous devez vous habiller de manière appropriée depuis votre domicile. Une apparence fraîche, propre et raisonnablement bonne est le strict minimum. Une bonne règle à suivre est d'éviter les motifs de couleurs extrêmes ou les rayures, qui peuvent distraire pendant l'appel vidéo. N'oubliez pas votre posture corporelle - elle doit être naturelle, mais droite et concentrée.
3.2 Garder la fenêtre d'aperçu ouverte
L'ouverture de votre fenêtre de prévisualisation pendant l'appel vidéo vous rappellera de sourire, de vous détendre et d'agir naturellement. Vous avez probablement maîtrisé votre comportement devant la caméra si vous êtes un interlocuteur vidéo expérimenté. Mais pour les débutants, il est important de s'observer pendant la réunion. Voyez cela comme un miroir qui vous permet de savoir comment les autres participants vous voient pendant la réunion. Lorsque vous parlez, regardez votre caméra... et non votre écran. Cela donne aux spectateurs l'impression que vous vous connectez et interagissez avec eux, ce qui les rend plus engagés. Regarder l'écran n'est pas un problème lorsque quelqu'un d'autre parle.
3.3 Parler un à la fois et être patient
Lors d'un appel vidéo, l'approche est différente de celle d'une réunion en personne. Attendez quelques secondes pour déterminer s'il y a un décalage sonore avant de commencer. Vous pouvez également signaler par un geste que vous voulez parler.
Ne coupez pas la parole à quelqu'un - Communiquer de cette manière sera contre-productif et très frustrant. Selon un rapport de State of Remote Work 2019, les deux principaux problèmes lors des réunions vidéo sont les interruptions et le fait d'être interrompu. En général, il incombe à votre hôte de gérer correctement la discussion virtuelle - en désignant une personne à la fois pour prendre la parole.
Si vous êtes l'hôte de l'appel vidéo - Énoncez vos règles lorsque tous les participants ont rejoint la vidéoconférence. Une autre suggestion utile consiste à organiser une séance de questions-réponses à la fin de la réunion, à laquelle chacun peut participer dans un certain ordre. Cela doit également être mentionné au début de l'appel vidéo.
3.4 Couper le son du microphone
Les bruits de fond peuvent être très gênants lors des vidéoconférences. Assurez-vous que votre microphone est coupé lorsque vous ne parlez pas. Il est essentiel d'activer et de désactiver rapidement le volume pour garantir une réponse rapide.
3.5 Observer attentivement la discussion
Vous devez être attentif, concentré et respectueux pendant la vidéoconférence, comme lors d'une véritable réunion d'affaires en personne. N'essayez pas de faire plusieurs choses à la fois, comme envoyer des courriels, lire des articles ou communiquer avec quelqu'un d'autre. Vous êtes dans une vidéoconférence et votre langage corporel en dit long. Si vous avez besoin de consulter des fichiers liés à la discussion, vous pouvez le faire, mais veuillez en informer le reste du groupe. Créez une salle de conférence vidéo instantanée pour une réunion à distance à succès !
4. La règle d'or
La ponctualité (si vous organisez la réunion) et la préparation (si vous êtes un participant) sont les règles d'or des conférences téléphoniques et des réunions vidéo. Une arrivée tardive perturbera le déroulement de la réunion simplement à cause des bruits de fond ou des excuses. Planifiez votre prochaine réunion vidéo productive grâce à la rubrique solution de conférence vidéo de Mixvoip.
Ne manquez plus une nouveauté ou un article !