Comment optimiser vos outils de communication professionnelle ?

Le lieu de travail est désormais un espace en ligne où les employés peuvent travailler de n'importe où. Aujourd'hui, les réunions en ligne permettent aux travailleurs de Ils peuvent collaborer sur des projets à l'aide d'appels vidéo ou d'applications de messagerie, indépendamment de leur localisation. Vous pouvez mettre en place un grand nombre d'outils de communication, mais parfois, ça devient trop.

Les outils de communication professionnelle permettent aux entreprises de toute taille de fonctionner plus efficacement. Le lieu de travail numérique a révolutionné notre façon de travailler. Le temps est révolu où les gens devaient se déplacer pour rencontrer leurs collègues et partenaires en personne ou envoyer des courriels pendant les heures de bureau, entre 9 heures et 17 heures.

L'évolution du monde du travail a conduit les entreprises à rechercher des solutions de communication et de collaboration plus avancées. Les nouveaux lieux de travail diversifiés, composés d'équipes de bureau, hybrides et à distance, exigent des entreprises qu'elles créent des environnements de travail numériquement connectés. Elles se tournent donc vers des solutions de communication conviviales, une gestion informatique externalisée et des outils permettant d'améliorer l'engagement des employés.

Nombreux sont ceux qui pensent que plus vous mettez en place d'outils de communication professionnelle, mieux c'est. Si vous comptez ceux que vous utilisez quotidiennement, vous inclurez probablement au moins un PBX, des applications vidéo, une messagerie instantanée, des téléphones, des applications mobiles, des médias sociaux et bien plus encore. Cependant, jongler avec toutes ces solutions peut être frustrant et nuire à l'efficacité d'une équipe. Quel est donc le bon nombre d'outils de communication professionnelle que vous devriez utiliser, et pourquoi les consolider et les réduire est bénéfique pour la productivité ? Lisez l'article ci-dessous pour découvrir comment les bonnes solutions de communication professionnelle contribuent à la réussite de votre entreprise.

Que sont les outils de communication ?

Un outil de communication peut être tout logiciel ou matériel permettant à deux ou plusieurs personnes d'interagir entre elles. Ce sont des solutions numériques avec lesquelles des équipes collaborent de manière plus efficace. Cela peut se faire par la voix, le texte ou la vidéo.

Les entreprises utilisent des outils de communication pour permettre à leurs employés de travailler plus efficacement. En consolidant le nombre d'outils qu'elles utilisent, les entreprises peuvent simplifier leur gestion informatique et améliorer l'engagement de leurs employés. L'utilisation des bons outils peut aider les entreprises à atteindre leurs objectifs. Par exemple, la vidéoconférence peut aider les équipes distantes à se sentir plus connectées et engagées sur le lieu de travail, tandis que les applications de chat peuvent faciliter la collaboration en temps réel entre les membres de l'équipe. Lorsque vous choisissez les bons outils pour votre entreprise, il est important de prendre en compte les besoins de vos employés et les objectifs de votre organisation.

Outils pour la communication interne des entreprises

La connexion au réseau intranet et les outils de collaboration tels que le courrier électronique et les services de chat sont indispensables aux entreprises de toute taille qui souhaitent favoriser une communication interne fluide. L'application de chat est un outil de communication interne plus efficace que le courrier électronique. Un membre de l'équipe peut entrer en contact avec un autre collègue à la volée et envoyer des fichiers et des images rapidement sans avoir à attendre des jours ou des semaines avant d'obtenir une nouvelle réponse.

Le système téléphonique cloud est un excellent moyen pour les entreprises de communiquer en interne. Les entreprises peuvent utiliser des solutions VoIP pour passer et recevoir des appels via une plateforme tout-en-un avec un système de téléphonie en nuage. Cela permet aux employés de se connecter sans effort, quel que soit leur emplacement.

Un autre outil pratique pour la communication interne est la messagerie instantanée. Avec ces applications, les entreprises envoient des messages aux membres d'équipe en temps réel. C'est un bon moyen pour les équipes éloignées de rester connectées et de collaborer sur des projets.

Outils pour la communication externe des entreprises

Lorsqu'elles communiquent avec leurs clients ou leurs fournisseurs, les entreprises ont besoin de plusieurs outils stratégiques pour mener à bien leur mission. L'un des outils essentiels pour la communication externe est le système téléphonique. Un PBX en nuage permet aux entreprises de passer et de recevoir des appels via une plateforme tout-en-un, ce qui facilite et accélère la communication avec les clients et les fournisseurs.

Un autre outil très pratique pour la communication externe est la vidéoconférence. Avec des vidéoconférences, les entreprises se réunissent en face-à-face avec leurs clients et partenaires, peu importe où ils se trouvent. C'est un excellent moyen de développer des relations et de conclure des affaires.

Aujourd'hui, beaucoup d'entreprises gèrent des pages de médias sociaux dans différentes langues pour répondre aux besoins de leur communauté globale. De plus, les entreprises moyennes ou grandes ont la possibilité de configurer des numéros de téléphone pour différents départements afin de relier les clients et les partenaires au bon agent.

Intégrations entre les outils actuels et les solutions de communication basées sur le cloud

Un grand nombre d'entreprises utilisent de nombreux outils de communication pour interagir avec leurs clients et employés. Cela peut être efficace dans quelques cas, mais la plupart du temps, c'est frustrant et accablant. Que pouvez-vous alors faire pour optimiser le nombre d'outils tout en conservant une productivité élevée ? Considérez les options suivantes :

• Il vous manque un outil pour construire une solution de communication complète ?
• Avez-vous des outils dont les fonctions se chevauchent et qui sont donc superflus ?
• Pouvez-vous interconnecter quelques outils via une plateforme de communication tout-en-un ?

La mise en œuvre de solutions de plus en plus nombreuses n'est pas la meilleure façon de procéder. La plupart des entreprises sont hésitantes à présenter un nouveau dispositif à l'équipe parce que souvent, les employés sont convaincus que cela n'apportera que du travail supplémentaire plutôt qu'un soulagement dans leur emploi du temps chargé.

L'une des options permettant d'optimiser le nombre de vos outils de communication consiste donc à les intégrer aux solutions que vous utilisez déjà quotidiennement, notamment les applications de Google Suite et votre solution CRM - comme Salesforce, Zendesk, Odoo ou l'application Microsoft Teams. Par exemple, vous pouvez choisir un business phone system qui permet l'intégration d'applications et de programmes tiers. Il peut s'agir d'une solution VoIP qui prend en charge plusieurs canaux de communication et vous permet d'interconnecter différents systèmes afin d'obtenir un flux de travail quotidien plus harmonieux.

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Séparer la communication professionnelle et privée

Il peut être difficile de séparer la communication professionnelle et privée. Pourtant, il est important de maintenir une distinction claire entre les deux pour préserver la productivité. Une bonne gestion de la communication privée et professionnelle est essentielle pour l'efficacité de l'équipe, car elle soutient l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée au sein de l'entreprise. Pour le service chat que vous utilisez comme outil de communication interne vous pouvez créer des salles de chat spécifiques : pour des discussions concernant le travail et pour les sujets personnels ou non liés au travail.

Beaucoup d'employés, et pas seulement ceux des départements de vente et d'assistance, utilisent les mêmes dispositifs pour les conversations professionnelles et privées. C'est souvent stressant et entrave l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Grâce à des technologies avancées comme la convergence fixe-mobile (CFM)Vous ne manquerez aucun appel important et n'aurez pas besoin d'être disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour les appels professionnels. Vous pouvez relier votre extension de bureau à votre smartphone ; votre numéro professionnel vous suivra partout. Vous pouvez définir des règles personnalisées pour déterminer quand les appels professionnels entrants doivent être dirigés vers votre boîte vocale (si vous n'êtes pas disponible).

Avec un système téléphonique cloud, vous disposez d'une solution parfaite pour la communication d'entreprise efficace. À l'aide des fonctions améliorées comme la CFM, vous réduisez le nombre de dispositifs que vos employés utilisent pour la communication professionnelle sans perdre en productivité.

Trouvez une plateforme tout-en-un pour vos outils de communication d'entreprise

Lorsqu'il s'agit de trouver les bons outils de communication pour votre entreprise, les options peuvent être écrasantes. Il existe tellement de logiciels et de services différents qu'il peut être difficile de savoir par où commencer.

Une option qui peut s'avérer particulièrement utile est une plateforme tout-en-un qui fournit différents outils de communication en un seul endroit. Ce type de plateforme peut inclure des solutions VoIP, des systèmes de téléphonie en nuage et des applications de messagerie en un seul package. Cela peut permettre aux entreprises de trouver facilement l'outil adapté à leurs besoins sans avoir à chercher parmi différents fournisseurs.

Le fait d'avoir un seul endroit duquel vous gérez tous vos canaux de communication supporte une communication d'entreprise efficace. En même temps, vous gagnez du temps puisque vous ne devez plus alterner entre les différents dispositifs et plateformes. Vous gérez facilement différentes méthodes de collaboration d'un seul lieu. Un système téléphonique cloud moderne peut constituer une plateforme tout-en-un qui interconnecte des systèmes de communication de différents types, du PBX à la messagerie instantanée, en passant par l'Internet. outils de vidéoconférence.

Le système téléphonique complet : la solution évolutive qui vous aide à réduire le nombre de vos outils de communication

Le système téléphonique cloud apporte un grand nombre d'avantages – vous gardez vos téléphones actuels et vous adoptez tout de même un écosystème basé 100% sur le cloud. C'est souvent une option qui est compatible avec plusieurs marques de téléphones IP. Une autre fonction pratique de votre système téléphonique est le plug and play grâce au provisionnement de zero touch. Vous gérez et mettez à jour vos outils VoIP anciens et nouveaux sans problème.

Les plateformes tout-en-un peuvent également être une solution abordable. Les entreprises obtiennent souvent tous les outils dont ils ont besoin dans un paquet à un prix plus bas plutôt que payer de multiples services de différents fournisseurs.

Lorsque vous choisissez un système téléphonique en nuage, il est important de vous assurer qu'il offre toutes les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin. Tenez compte du nombre de postes dont vous avez besoin, des forfaits d'appel et de la disponibilité de fonctionnalités telles que la messagerie vocale et la conférence. Trouver une plateforme tout-en-un pour vos outils de communication d'entreprise peut rendre le travail plus facile et plus efficace. Avec tous vos outils en un seul endroit, vous pouvez vous concentrer sur la gestion de votre entreprise au lieu d'essayer de trouver différents fournisseurs pour chaque besoin de communication.

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Facteurs clé à considérer quand vous voulez améliorer votre communication d'entreprise

Si vous souhaitez augmenter la productivité en réduisant le nombre d'outils et de programmes que vous utilisez chaque jour, considérez les points suivants :

1. Cherchez une solution tout-en-un

2. Les outils doivent permettre à toute l'équipe de collaborer sans problème
• N'oubliez pas les outils de gestion de projet et
• outils de communication interne

3. Choisissez und solution sécurisée avec une politique de confidentialité

4. Elle doit être riche en fonctions pour répondre à plusieurs objectifs

5. Choisissez une option abordable et personnalisable

De nos jours, les entreprises dépendent de divers outils de communication en profitant de la grande flexibilité que les fournisseurs de télécommunication peuvent leur offrir. Les Softphones, la téléphonie IP et les solutions VoIP ont remplacé la téléphonie fixe comme source de communication primaire et obligatoire. Les entreprises sont en mesure de se connecter aux clients via un éventail de canaux comme leur site web, les médias sociaux, le téléphone et le chat. Néanmoins, les attentes des clients sont aujourd'hui plus hautes qu'auparavant et leur moyen préféré de contacter les entreprises a changé. Pour répondre à leurs attentes, il faut utiliser les bons outils de communication sur le lieu de travail.

Le cloud est parfait pour la communication. Vous pouvez l'utiliser pour passer des appels, pour envoyer des messages et pour organiser des conférences avec des personnes du monde entier. Mais que faire si vous souhaitez utiliser le cloud pour vos communications professionnelles ? Pouvez-vous mélanger la communication personnelle et professionnelle dans le cloud ou avez-vous besoin de deux systèmes séparés ?

La plupart des personnes préfèrent de séparer leur communication privée de leur communication personnelle. Après tout, vous ne voulez pas que votre supérieur voie vos photos de vacances ! Mais lorsque vous utilisez des outils de communication basés sur le cloud, il est facile de séparer les deux. Beaucoup de fournisseurs vous offrent des intégrations entre leurs outils et des applications cloud populaires comme Google Apps ou Microsoft Office 365. Cela veut dire que vous collaborez sans problème avec vos coéquipiers sur des projets et que vous restez productif en toute circonstance.

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