Comment gérer vos appels de manière professionnelle pendant la période des fêtes

Lisez notre liste et préparez votre entreprise pour la période des fêtes pour qu'elle reste productive et que vos clients soient contents.

travailler pendant la période des fêtes

La période des fêtes frappe déjà à votre porte. C'est à nouveau le moment de l'année où vous devez informer vos clients, prospects et partenaires si vous modifiez vos heures d'ouverture, vos jours et votre disponibilité. Vous devez planifier comment communiquer cela à vos appelants et aussi comment organiser votre service client pendant les fêtes de fin d'année afin que chaque appel important soit traité à temps.

La bonne nouvelle : vous disposez du meilleur outil pour vous aider avec les deux tâches – votre système téléphonique cloud. You can effortlessly record a holiday voicemail message and easily manage and customize it to match your needs.  And if you plan to have a dedicated employee or a team to answer the calls during the holidays they can still do it over a cup of hot chocolate from their cozy homes. Thanks to the enhanced features of your Cloud PBX you can work from anywhere and with your favorite device.

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Définissez un message festif sur la messagerie vocale

Holidays are the perfect time to surprise your callers with a cheerful, more personal, still professional message. Remember that a message de boîte vocale peut être un moyen élégant pour vous connecter à vos clients même si vous n'êtes pas disponible en ce moment. C'est l'occasion idéale de faire une première impression positive sur les clients potentiels qui atteignent votre boîte vocale.

The main purpose of a special festive voicemail message is to keep your callers informed about when and how to contact you during the holidays. Make sure you have included information like the exact dates your business will be closed and/or the new opening hours. You can also add an alternative way to contact you via your email or by sending a text message.
N'oubliez pas de donner à vos appelants un délai au cours duquel ils peuvent s'attendre à un rappel ou à une réponse à leur courriel. Le fait de savoir que quelqu'un va les contacter dans un certain délai les encourage à laisser plus de détails sur la raison de leur appel.

Always reassure your future or current clients that you will reply to their messages as soon as you are available again. It is a positive statement that shows appreciation and commitment.

Si vous avez besoin d'un peu d'inspiration festive pour le script de votre message de boîte vocale, lisez notre article "9-holiday voicemail greetings for better customer experience“.

femme d'affaires qui parle

Mettez à jour vos règles de traitement des appels pour être plus flexible

Tirez profit de votre système téléphonique moderne pour définir des règles de traitement des appels spéciaux pour la période des fêtes. Votre gestionnaire informatique peut définir des règles qui s'appliquent au numéro de contact principal de l'entreprise et qui correspondent à la disponibilité de l'équipe qui répond d'habitude à ces appels.

Rappelez à vos employés de mettre à jour le calendrier des appels de vacances individuels en fonction de leurs plans de travail. Par exemple, ils peuvent configurer tous les appels entrants pour qu'ils aillent directement sur leur boîte vocale qui diffuse le message de fête préenregistré.

Dans le cas où certains employés seront présents au bureau pendant la période des fêtes, vous pouvez renvoyer les appels entrants directement vers les numéros professionnels de ces employés. Ainsi, chaque appel va être traité à temps, ce qui augmente la satisfaction de vos clients.

Set a nice voicemail message for Xmas. Hurry up, it’s free until December, 19th!  

Utilisez une gestion des appels intelligente et des réunions à distance si le bureau est fermé pendant les jours fériés

If you plan to close your office premises for the holidays you can still assign co-workers to be available for incoming calls – even if they work from home. You can use des applications mobiles that allow you to work from anywhere and on the most convenient device. Thus you can still have someone answer the company’s phone for emergency cases from the comfort of his home or another location.

Par ailleurs, vous pouvez toujours assister aux réunions importantes ou urgentes organisées pendant les vacances grâce aux solutions d'audio et de vidéoconférence.

Découvrez nos solutions de bureau à domicile qui vous permettent de travailler de n'importe où et avec tout outil qui vous convient.

Mettez à jour votre calendrier des fêtes à temps

Peu importe de la taille de votre entreprise, il est toujours utile pour vous et votre équipe d'être au courant du calendrier des vacances de vos collègues. Et il est encore mieux si vous pouvez voir leur disponibilité en un coup d'œil, en un seul endroit. À moins que vous fermez toute l'entreprise pendant la période des fêtes, ces informations sont très importants. Cela garantit que l'entreprise continue de fonctionner lorsqu'une partie de votre personnel est en congé.

Vous pouvez utiliser des outils de gestion spéciales comme Google Calendar ou le calendrier d'Outlook. Avec Timelogger et un logiciel RH comme SOOP, vous avez même la possibilité d'intégrer de telles informations directement dans votre système téléphonique. N'est-ce pas pratique ? À l'aide de la fonction du statut en temps réel, les employés qui sont au bureau savent en un clin d'œil si leurs collaborateurs sont disponibles ou non. De plus, les appels téléphoniques peuvent être renvoyés directement aux employés disponibles. Vous évitez donc des longs délais d'attente et des appels non répondus.

Alors n'oubliez pas de mettre à jour votre emploi du temps pour la période des fêtes et rappelez à vos collègues de faire de même.

SOOP time logger

Désignez un agent de permanence pour les appels en cas d'urgence

Selon votre domaine d'activité, vous pouvez avoir besoin d'un agent disponible sur appel – une personne qui répond aux appels dans les cas d'urgence pendant les jours fériés. Vous n'avez pas besoin d'une hotline spéciale pour cela parce que la convergence fixe-mobile vous permet de répondre et passer des appels avec votre numéro de téléphone de bureau via votre téléphone portable personnel.

Quand vous avez désigné la personne qui sera l'agent en disponibilité pendant les vacances, il faut l'annoncer à votre public cible. Le meilleur outil pour cet objectif est le message de boîte vocale d'entreprise. Veillez à indiquer clairement la ligne d'urgence et le délai pendant lequel votre collègue est disponible ou s'il s'agit d'une ligne ouverte 24/7.

Soyez toujours disponible sur votre numéro professionnel, même à la maison, avec l'application mobile MIXcall!

Mettez à jour vos heures d'ouverture dans tous vos canaux de communication

Votre site web – en étant une source primaire d'information – devrait comprendre des informations sur vos heures d'ouverture actualisées sur la page d'accueil. Vous pouvez aussi ajouter des détails sur la ligne d'urgence (si vous en avez une) ou sur d'autres moyens pour vos visiteurs de vous contacter, comme le courriel ou un message texte. N'oubliez pas de mentionner quand ils peuvent s'attendre à une réponse dans ce délai.

If your company is presented on different online platforms you should announce the changes in your working hours and days also there. Whether it is your profile on Google my business, your corporate Facebook and Linkedin page, or a listing in the local online directories – it is highly recommended to update your opening hours on these platforms and post a holiday message with information about your new business hours during the festive season.
That way you can still welcome your callers professionally even if your company is closed.

Aujourd'hui, votre système téléphonique cloud vous aide à garder vos clients heureux tout au long de leur expérience avec vous pendant les fêtes. Il n'a jamais été plus facile de gérer vos appels entrants pendant la période des fêtes à l'aide des fonctions avancées. Selon les besoins spécifiques de votre entreprise, vous pouvez configurer en quelques clics le routage intelligent des appels, des messages de boîte vocale personnalisés ou des règles de traitement des appels intelligents. Cela vous rend plus flexible et garantit un meilleur service client pour vos appelants quand vous n'êtes pas au bureau.