Comment gérer vos appels de manière professionnelle pendant la période des fêtes

Lire notre liste de contrôle pour préparer votre entreprise aux fêtes de fin d'année. votre entreprise reste productive et vos clients sont satisfaits.

Les fêtes de fin d'année frappent déjà à votre porte. Encore une fois, c'est une période de l'année où vous devez informer vos clients, prospects et partenaires si vous changez vos heures d'ouverture, vos jours et votre disponibilité. Il serait préférable de prévoir comment communiquer cela à vos appelants et d'organiser votre service clientèle pendant les fêtes de fin d'année afin que chaque appel important soit répondu en temps et en heure.

La bonne nouvelle : vous disposez du meilleur outil pour vous aider avec les deux tâches – votre système téléphonique cloudVous pouvez facilement enregistrer un message vocal de vacances et le gérer et le personnaliser en fonction de vos besoins. Et si vous prévoyez d'avoir un employé ou une équipe dédiée pour répondre aux appels pendant les vacances, ils peuvent toujours le faire autour d'une tasse de chocolat chaud depuis leur maison confortable. Grâce aux fonctionnalités améliorées de votre PBX en nuage, vous pouvez travailler de n'importe où et avec votre appareil préféré. Lisez notre liste de contrôle pour préparer votre entreprise à la saison des fêtes. Aidez votre entreprise à rester productive, et vos clients à être heureux.

Définir un message de vacances pour la messagerie vocale.

Les vacances sont le moment idéal pour surprendre vos interlocuteurs avec un message positif, plus personnel, tout en restant professionnel. Rappelez-vous qu'un message d'accueil sur votre boîte vocale peut être un moyen intelligent de communiquer avec vos clients, même si vous n'êtes pas disponible en ce moment. C'est l'occasion idéale de faire une première impression positive sur les clients potentiels qui tombent sur votre boîte vocale. L'objectif principal d'un message vocal festif spécial est d'informer vos interlocuteurs sur le moment et la manière de vous contacter pendant les vacances. Indiquez les dates de fermeture de votre entreprise et les nouvelles heures d'ouverture. Vous pouvez également ajouter un moyen alternatif de vous contacter via votre adresse électronique ou en envoyant un message textuel.

N'oubliez pas de donner à vos appelants un délai dans lequel ils peuvent s'attendre à être rappelés ou à recevoir une réponse à leur courriel. Le fait de savoir que quelqu'un les contactera dans un certain délai les encourage à laisser plus de détails sur la raison de leur appel. Rassurez toujours vos futurs ou actuels clients en leur disant que vous répondrez à leurs messages dès que vous serez de nouveau disponible. C'est une déclaration positive qui témoigne de votre appréciation et de votre engagement. Si vous avez besoin d'un peu d'inspiration pour le script de votre message d'accueil vocal festif, lisez notre article "9 messages festifs pour votre boîte vocale et pour une meilleure expérience client".

Mettez à jour vos règles de traitement des appels pour les rendre plus flexibles.

Utilisez votre système téléphonique moderne pour définir des règles spéciales de traitement des appels pour les fêtes. Votre responsable informatique peut définir des règles qui s'appliquent au numéro de contact principal de l'entreprise et correspondent à la disponibilité de l'équipe qui prend habituellement ces appels. Rappelez à vos employés de mettre à jour leurs programmes d'appels pour les fêtes en fonction de leurs plans de travail. Par exemple, ils peuvent placer tous les appels entrants sur leur boîte vocale, qui diffuse le message de fête préenregistré personnel ou du service. Si des collègues sont présents au bureau pendant la saison des fêtes, vous pouvez renvoyer les appels entrants directement vers les numéros professionnels de vos employés au bureau. De cette façon, chaque appel sera répondu à temps, ce qui augmentera la satisfaction des clients.

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Utilisez la gestion intelligente des appels et les réunions à distance si le bureau est fermé pendant les vacances.

Si vous prévoyez de fermer vos bureaux pendant les vacances, vous pouvez toujours demander à vos collègues de répondre aux appels entrants, même s'ils travaillent à domicile. Vous pouvez utiliser des applications mobiles pour travailler de n'importe où et sur l'appareil le plus pratique. Ainsi, vous pouvez toujours demander à quelqu'un de répondre au téléphone de l'entreprise en cas d'urgence depuis le confort de son domicile ou d'un autre endroit.

De plus, vous pouvez toujours assister aux réunions importantes ou urgentes organisées pendant les vacances grâce à des solutions d'audio et de vidéoconférence. solutions de bureau à domicile qui vous permettent de travailler de n'importe où et avec tout outil qui vous convient.

Mettez à jour votre calendrier de vacances à temps.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est toujours utile pour vous et votre équipe de connaître le calendrier des vacances de vos collègues. Mieux encore, vous pouvez voir leur disponibilité d'un seul coup d'œil. À moins que vous ne fermiez toute l'entreprise pour les vacances, cette information est vraiment importante. Elle permet à votre entreprise de continuer à fonctionner lorsqu'une partie de votre personnel est en congé.

Vous pouvez utiliser des outils spéciaux de gestion des congés comme Google Calendar ou Outlook Calendar. Avec Timelogger et des logiciels RH comme SOOP, vous pouvez même intégrer ces informations dans votre système téléphonique. N'est-ce pas pratique ? Avec l'aide de la fonction de statut réel, les employés qui sont au bureau savent en un clin d'œil si leurs collaborateurs sont disponibles ou non. De plus, les appels téléphoniques peuvent être directement acheminés vers les employés disponibles, ce qui évite les longues attentes et les appels abandonnés. N'oubliez donc pas de mettre à jour votre emploi du temps pour les fêtes de fin d'année et rappelez à vos coéquipiers de faire de même.

Désigner un agent de garde en cas d'urgence.

Selon votre secteur d'activité, vous pouvez avoir besoin d'un agent de garde qui réponde au téléphone pour les cas urgents pendant les vacances. Vous n'avez pas besoin d'une ligne téléphonique spéciale à cette fin, car la convergence fixe-mobile vous permet de répondre et de passer des appels avec le numéro de téléphone de votre bureau via votre mobile. Une fois que vous avez désigné la personne qui sera l'agent de garde pendant les vacances, vous devez l'annoncer à votre public. Le meilleur outil à cette fin est le message vocal de l'entreprise. Assurez-vous d'indiquer clairement la ligne d'urgence et le délai pendant lequel votre collègue est disponible ou s'il s'agit d'une ligne 24/7. Soyez toujours disponible sur le numéro de votre bureau, même à la maison, grâce à l'application mobile. Mixcall!

Mettez à jour vos heures d'ouverture dans tous vos canaux de communication

Votre site web, qui constitue une source d'information de premier ordre, devrait contenir des informations sur vos heures d'ouverture actualisées sur votre page d'accueil. Vous pouvez également ajouter des détails sur la ligne d'urgence (si vous en avez une) ou tout autre moyen par lequel vos visiteurs peuvent vous contacter - courriel ou message texte. N'oubliez pas d'indiquer à quel moment ils attendent une réponse dans ce délai.

Si votre entreprise est présentée sur différentes plateformes en ligne, vous devez également annoncer les changements de vos heures et jours de travail. Qu'il s'agisse de votre profil sur Google my business, de votre page Facebook et LinkedIn ou d'une inscription dans les annuaires en ligne locaux, il est vivement recommandé de mettre à jour vos heures d'ouverture sur ces plateformes et de publier un message de vacances avec des informations sur vos nouvelles heures d'ouverture pendant la saison des fêtes. De cette manière, vous pouvez toujours accueillir vos interlocuteurs de manière professionnelle, même si votre entreprise est fermée.

Aujourd'hui, votre système téléphonique en nuage vous aide à satisfaire vos clients tout au long de leur expérience avec vous pendant les vacances. Il n'a jamais été aussi facile de gérer vos appels entrants pendant les fêtes de fin d'année grâce à ses fonctionnalités avancées. Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez configurer un routage intelligent des appels, des messages d'accueil personnalisés sur la boîte vocale ou des règles intelligentes de traitement des appels en quelques clics. Cela vous donne de la flexibilité et garantit un meilleur service client à vos appelants lorsque vous n'êtes pas au bureau.

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