Équipement de conférence essentiel pour votre salle de réunion intelligente
Pour des réunions réussies, vous devez fournir un environnement de travail bien préparé. La salle de conférence fait partie intégrante de cet environnement, elle devrait donc être convenablement équipée pour que vous puissiez organiser vos réunions sans problème.
Aujourd'hui, vous avez le choix parmi de nombreuses solutions d'équipement de salle de conférence. Des systèmes de contrôle AV intelligents aux outils de conférence audio et vidéo intégrés à vos systèmes téléphoniques d'entreprise, en passant par les téléphones de conférence riches en fonctions qui font passer votre réunion au niveau supérieur.
Tous ces produits peuvent vous aider à améliorer votre productivité pendant la réunion. Votre entreprise, emploie-t-elle à la fois des employés sur place et des employés à distance ? Travaillez-vous avec des entreprises du monde entier ? Si la réponse est oui, il est essentiel pour vous d'avoir un équipement fiable et sécurisé pour votre salle de conférence. Si vous créez un espace de réunion équipé des bons outils de communication et de collaboration, les participants se sentiront engagés et concentrés.
Lisez la suite pour découvrir les produits technologiques incontournables pour votre salle de conférence intelligente. Ils vous aident à gérer et à mener des réunions sans problème.
Les produits technologiques incontournables pour la salle de conférence
Système de contrôle AV fonctionnel
Un système de contrôle AV est important pour toute salle de conférence. Il vous permet de gérer tout l'équipement audio et vidéo d'un seul endroit. Avec un système de contrôle AV, vous pouvez facilement basculer entre les différentes sources d'entrée, régler le volume et changer les paramètres de votre équipement audio et vidéo.
Le système de contrôle AV est l'outil qui connecte et contrôle tous les équipements de votre salle de réunion. Il coordonne le matériel et le logiciel pendant la réunion pour que les participants puissent travailler de manière plus efficace. Le bon système de contrôle AV intégré dans votre salle de conférence est important pour maintenir un espace de travail sain et productif.
Analysez les besoins spécifiques de votre entreprise et l'équipement de votre salle pour déterminer quel type de système de contrôle AV est le plus approprié. Il existe de nombreuses possibilités sur le marché des systèmes de contrôle AV professionnels. Leurs fonctions principales comprennent :
• la gestion des écrans et des systèmes audio
• allumer et éteindre les lumières
• activer et désactiver la webcam et les haut-parleurs
• monter et descendre l'écran et allumer/éteindre le projecteur
• connecter des outils externes au matériel de conférence
L'un des avantages clé du système moderne de gestion AV est sa compatibilité avec une variété de dispositifs. Votre équipe utilise peut-être différents outils pour se connecter à partir de plusieurs sites – des ordinateurs portables, des tablettes ou des smartphones – pendant une réunion. Ils peuvent aussi utiliser des solutions de collaboration diverses comme les conférences audio, les appels vidéo ou les messages instantanés. Si vous voulez alors mener une réunion efficace, votre système audiovisuel doit avoir une interface simple à partir de laquelle vous pouvez gérer tous les équipements et connecter les personnes qui vous rejoignent à distance.
Tableau blanc interactif
Le tableau blanc est un moyen formidable de commencer votre réunion. Il vous aide à créer un environnement plus encourageant et productif en donnant à chacun la possibilité de participer. Un tableau blanc est essentiel pour toute salle de conférence. Avec un tel outil, vous partagez sans problème des idées et vous collaborez avec votre équipe pendant la réunion. Ce dispositif avec son stylo est l'un des symboles les plus reconnus de la salle de conférence professionnelle.
Il s'agit d'un produit incontournable qui aide les présentateurs à expliquer un sujet plus en détail – avec des notes ou des visuels.
Grace aux technologies améliorées d'aujourd'hui, vous pouvez choisir un tableau blanc pour votre salle de conférence, ce qui est très utile pour conduire des réunions en ligne et hors ligne avec des collègues ou des clients à distance. Ce gadget intelligent comprend généralement un tableau tout-en-un, un écran de projection et un ordinateur.
Pendant la réunion, vous pouvez inviter des collaborateurs de n'importe où à utiliser votre tableau blanc. Cela leur permet de participer activement dans la discussion en temps-réel. Ils peuvent :
• prendre des notes
• suivre les projets
• faire un remue-méninges
• l'intégrer dans des applications des tiers afin d'optimiser le travail d'équipe
• partager des documents
Les participants peuvent améliorer leur travail d'équipe en utilisant de différents modes de l'équipement technique :
• présentation
• vidéoconférences
• Partage d'écran
Le tableau blanc intelligent dans votre salle de conférence vous aide à organiser des réunions plus intéressantes et plus efficaces.
Haut-parleurs, microphones et téléphones de conférence
La qualité de l'audio dans votre salle de conférence est essentielle quand vous voulez héberger une réunion productive. Les bons haut-parleurs et microphones font une grande différence, surtout si des utilisateurs de différents endroits essaient de travailler ensemble.
Une qualité de son mauvaise provoque de frustration, les participants perdent leur concentration et ne peuvent plus suivre la discussion.
En conséquence, votre réunion tourne au désastre et constitue une perte de temps et d'argent pour votre entreprise. Il faut alors équiper votre salle de conférence de la bonne combinaison de haut-parleurs et de microphones qui vous fournissent un son cristallin.
Afin de choisir l'ensemble audio le plus approprié, tenez compte de la conception de votre salle de conférence, de sa taille et du format de vos réunions. Quand quelques participants se connectent à distance, votre équipement audio devrait réduire l'écho et les bruits de fond. Trouvez la meilleure place dans la salle pour les haut-parleurs et les microphones – cela peut être :
• dans le plafond
• sur la table de conférence
• dans une boîte sous l'écran
Quand vous hébergez des réunions virtuelles plutôt grandes, vous devez faire attention à la qualité du son. Il existe une variété de différents types de téléphones de conférence et de microphones sur le marché qui peuvent répondre à vos besoins de conférence.
Le meilleur moyen d'obtenir un son de qualité dans votre salle de conférence est d'utiliser une combinaison de haut-parleurs et de microphones. Cela permet à tout le monde d'entendre l'orateur et de participer activement à la réunion. Vous pouvez également opter pour un téléphone de conférence de haute qualité. Un tel téléphone vous fournit un excellent moyen de se connecter avec des participants à distance. Parfois, les collègues ou prospects distants ne peuvent pas ou ne veulent pas joindre via une conférence vidéo. Dans un tel cas, la conférence téléphonique est la solution ultime.
Il faut choisir un téléphone qui permet d'être clairement entendu par tous ceux qui rejoignent la réunion depuis votre salle de conférence ou un autre lieu de travail.
Les téléphones de conférence modernes sont conçus afin de délivrer une qualité de voix excellente à l'aide des microphones intégrés. Ainsi, vous obtenez l'impression que l'orateur à distance se trouve en fait dans la salle de conférence. Il est courant que les entreprises disposent à la fois de systèmes d'audioconférence et de vidéoconférence dans leur salle de conférence. C'est une solution nécessaire aujourd'hui comme de plus en plus d'employés et de partenaires rejoignent à distance.
Découvrez des conseils utiles sur la manière de mener des réunions en ligne efficaces dans notre article Comment conduire des réunions en ligne efficaces ?
Équipement de vidéoconférence
L'équipement de vidéoconférence l'un des éléments technologiques les plus importants pour toute salle de conférence. Avec les vidéoconférences, vous êtes en mesure d'organiser des réunions personnelles avec vos collègues et vos clients du monde entier. Comme ça, vous améliorez la communication et la collaboration entre les membres d'équipe.
La meilleure façon de tirer le plus grand profit de la vidéoconférence est d'équiper votre salle de conférence avec de la technologie moderne. Cela garantit que vos réunions se déroulent sans problème et avec succès. Un écran (de projection) à haute qualité vous permet de voir clairement tous les participants, comme s'ils se trouvaient dans la même salle. Vous pouvez choisir un seul écran ou deux selon vos besoins spécifiques et la taille/conception de la salle de conférence. D'autres fonctions importantes qu'il ne faut pas oublier sont :
• partage de vidéos et d'audio
• connexion/accès internet
• partage de l'écran, de documents et de présentations
• l'intégration de plateformes de vidéoconférence des tiers
Le choix d'un écran de projection avancé facilite la communication et vous fournit une expérience de conférence plus interactive. Un atout essentiel pour toute salle de conférence prévue pour les appels vidéo : la caméra.
La gamme de produits va des petites caméras simples aux appareils beaucoup plus sophistiqués avec des fonctions et capacités supplémentaires. Si vous organisez des réunions quotidiennes avec des employés et des clients à distance, alors il ne faut pas lésiner sur la qualité de la caméra. Faites attention à :
La qualité de l'enregistrement
La qualité du microphone
Le champ de vision
La qualité du zoom
Enregistrement contre diffusion en direct
Voici quelques-uns des derniers équipements de vidéoconférence :
• Écrans 4K – les écrans 4K sont de plus en plus courants dans les salles de conférence. Avec un écran 4K, vous pouvez afficher quatre fois plus de détails qu'avec un moniteur HD standard. Les images de votre réunion seront ainsi claires et nettes.
• Codecs Ultra HD – les codecs Ultra HD gagnent également de plus en plus de popularité. Ces codecs permettent une qualité vidéo à plus haute résolution. Avec un codec Ultra HD vous montrez des vidéos avec une qualité réaliste.
• Caméras à 360 degrés – avec une caméra à 360 degrés, vous capturez tout ce qui se passe dans la pièce. Cela peut être utile si vous voulez réviser la réunion plus tard ou la partager avec d'autres personnes.
Avec ces outils, vous créez une expérience immersive pour tous les participants. Ils se sentiront comme s'ils étaient dans la salle avec vous.
Découvrez notre solution de conférences vidéo avec les fonctions de caméra les plus avancées pour des réunions productives.
Boîte de gestion des câbles
Un système de gestion des câbles dans une boîte rend toute salle de conférence plus professionnelle. Sans boîte de connectivité sur la table de conférence, vos réunions peuvent devenir un peu chaotiques. Vous allez sans cesse chercher des câbles des différents outils, mais à l'aide d'une boîte de gestion, votre espace de travail reste organisé et bien rangé.
Les différentes solutions vous aident à mettre de l'ordre dans les fils et les câbles dans la salle de réunion. Certains de vos équipements existants, comme les téléviseurs, les écrans ou les haut-parleurs, sont probablement compatibles avec les dispositifs sans fil et avec des applications différentes. Ainsi, vous minimisez le nombre des câbles. Si vous utilisez quand même des câbles pour connecter les appareils, vous pouvez les cacher dans des plaques murales spécialement conçues.
Comme leur nom l'indique, vous pouvez les installer sur le mur, près de l'endroit où se trouve l'hôte pour qu'il puisse facilement relier son ordinateur portable au système audio-visuel de la salle. C'est un moyen intelligent pour éviter que des câbles ne pendent partout. Vous avez le choix entre différents ports pour vos panneaux d'entrée selon vos besoins d'équipement :
• USB, HDMI, VGA, AUX
Une autre solution est d'utiliser une table de conférence avec des prises ou des boîtes de connectivité intégrées. Ainsi, les participants peuvent facilement accéder à tous les câbles et d'autres possibilités de connexion importantes directement sur la table. Vous pouvez décider où vous décidez de l'emplacement de vos boîtes de gestion des câbles : sous la table ou le long du pied de la table.
Quelques ensembles de gestion de câbles modernes intègrent en un seul endroit un connecteur d'alimentation CA avec un câble standard connecté et un panneau de commande AV. Vous gérez alors tout directement depuis la table de votre salle de conférence intelligente.
La technologie évolue, tout comme la salle de conférence. De plus en plus d'entreprises optent pour des salles de réunion intelligentes afin d'augmenter la productivité et l'efficacité. En investissant dans des équipements de conférence essentiels, les entreprises créent un espace une collaboration fructueuse.
Aujourd'hui, la salle de conférence est un espace de travail dans lequel des personnes de différents endroits peuvent se rencontrer, communiquer et collaborer en temps réel. C'est pourquoi des outils fiables et sécurisés sont très importants pour le succès de ces réunions en ligne. Le choix du bon ensemble de produits techniques transforme entièrement l'expérience de conférence des participants. Il vous permet de mener des réunions efficaces avec des équipes confiantes, concentrées et productives.
Les salles de conférence de l'avenir seront équipées d'encore plus de technologie et encore plus d'équipement de conférence sera à la disposition des utilisateurs. Comme les entreprises s'efforcent de rester à la pointe du progrès, la salle de conférence va continuer à évoluer avec elles.
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