Équipement de conférence essentiel pour votre salle de réunion intelligente

vidéoconférence

Pour des réunions réussies, vous devez fournir un environnement de travail bien préparé. La salle de conférence fait partie intégrante de cet environnement, elle devrait donc être convenablement équipée pour que vous puissiez organiser vos réunions sans problème.

Aujourd'hui, vous pouvez choisir parmi de nombreuses solutions d'équipement de salle de conférence : des systèmes de contrôle AV intelligents aux outils d'audioconférence et de vidéoconférence intégrés à vos business phone system, en passant par les téléphones de conférence riches en fonctionnalités qui permettent à votre réunion de passer à l'étape suivante.

Chacun de ces produits peut vous aider à améliorer votre productivité pendant la réunion. Votre entreprise compte-t-elle à la fois des employés au bureau et des employés à distance ? Travaillez-vous avec des entrepreneurs dans le monde entier ? Si la réponse est oui, il est essentiel de disposer d'un équipement de salle de réunion fiable et sécurisé. Tant que vous créez un espace de réunion avec les bons outils de communication et de collaboration, les participants se sentiront engagés et concentrés.

Lisez la suite pour découvrir les produits technologiques incontournables pour votre salle de conférence intelligente. Ils vous aident à gérer et à mener des réunions sans problème.

Les produits technologiques incontournables pour la salle de conférence

Système de contrôle AV fonctionnel

Système de contrôle AV

Un système de contrôle AV est indispensable dans toute salle de conférence. Il vous permet de gérer l'équipement audio et vidéo à partir d'un point central. Avec un système de contrôle AV, vous pouvez facilement passer d'une source d'entrée à une autre, régler le volume et modifier les paramètres de votre équipement audio et vidéo.

Le système de contrôle AV est l'appareil qui connecte et contrôle tous les équipements de votre salle de réunion. Il coordonne le matériel et les logiciels pendant la réunion afin que les participants puissent travailler plus efficacement. Le bon système de contrôle AV intégré dans votre salle de conférence est important pour maintenir un lieu de travail sain et productif.

Analysez les besoins de votre entreprise et la configuration de votre équipement pour déterminer le système de contrôle AV le mieux adapté à votre entreprise. Il existe de nombreuses possibilités sur le marché des systèmes de contrôle AV professionnels, dont les principales caractéristiques sont les suivantes :

• la gestion des écrans et des systèmes audio
• allumer et éteindre les lumières 
• activer et désactiver la webcam et les haut-parleurs
• monter et descendre l'écran et allumer/éteindre le projecteur
• connecter des outils externes au matériel de conférence

L'un des principaux avantages d'un système de gestion audiovisuelle moderne est sa compatibilité avec différents appareils. Votre équipe peut utiliser différents outils pour se connecter à partir de plusieurs endroits - ordinateurs portables, tablettes ou smartphones pendant une réunion. Ils peuvent également utiliser diverses solutions de travail en équipe - audioconférence, appels vidéo et messages instantanés. Ainsi, pour organiser une réunion réussie, votre système audiovisuel doit disposer d'une interface simple à partir de laquelle vous pouvez gérer tous les équipements et connecter les personnes qui se joignent à la réunion à distance.  

Tableau blanc interactif

tableau blanc interactif

Le tableau blanc est un excellent moyen de commencer une réunion du bon pied. Il contribue à créer un environnement plus engageant et plus productif en permettant à chacun de participer. Un tableau blanc interactif est indispensable dans toute salle de conférence. Avec un tableau blanc interactif, vous pouvez facilement partager des idées et collaborer avec votre équipe pendant la réunion. Le tableau blanc avec un stylo est l'un des symboles (les plus reconnus) de la salle de réunion de l'entreprise.

Il s'agit d'un produit incontournable qui aide les présentateurs à expliquer un sujet plus en détail – avec des notes ou des visuels. 

Grâce aux nouvelles technologies, vous pouvez choisir un tableau blanc interactif pour votre salle de réunion. Il est très utile si vous prévoyez d'organiser des réunions en ligne ou hors ligne avec des collègues éloignés ou des clients internationaux. Ce gadget intelligent comprend généralement un tableau tout-en-un, un écran de projection et un ordinateur. 

Pendant la réunion, vous pouvez inviter des collaborateurs de n'importe où sur votre tableau. Cela leur permet de participer activement aux discussions en temps réel dans la salle de conférence. Ils peuvent.. :

• prendre des notes
• suivre les projets
• faire un remue-méninges
• l'intégrer dans des applications des tiers afin d'optimiser le travail d'équipe
• partager des documents

Les participants peuvent améliorer leur travail d'équipe en utilisant de différents modes de l'équipement technique :

• présentation
• vidéoconférences 
• Partage d'écran 

 Le tableau blanc intelligent dans votre salle de conférence vous aide à organiser des réunions plus intéressantes et plus efficaces.

Haut-parleurs, microphones et téléphones de conférence

microphone

La qualité de l'audio dans votre salle de conférence est essentiel pour organiser une réunion productive. Des haut-parleurs et des microphones appropriés peuvent faire toute la différence, surtout si des utilisateurs de différents endroits essaient de travailler ensemble.

Une qualité de son mauvaise provoque de frustration, les participants perdent leur concentration et ne peuvent plus suivre la discussion.

En conséquence, votre réunion se transforme en un désastre et une perte de temps et d'argent pour votre entreprise. Vous devez donc équiper votre salle de conférence de la bonne combinaison de haut-parleurs et de microphones, celle qui fournit un son cristallin.  

Pour choisir l'équipement audio le mieux adapté, tenez compte de la conception de votre salle de conférence, de sa taille et du format de vos réunions. Si certains participants se connectent à distance, votre équipement audio doit réduire l'écho, les bruits de fond et autres sons environnants. Trouvez le meilleur emplacement pour les haut-parleurs et les microphones dans votre salle - cela peut être.. :

- au plafond
- sur la table de conférence
- dans la caisse de résonance sous l'écran

Si vous organisez des réunions virtuelles assez importantes, vous devez accorder une attention particulière à la qualité du son. Il existe sur le marché différents types de téléphones de conférence et de microphones qui peuvent répondre à vos besoins en matière de conférence.

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La meilleure façon d'obtenir un son de qualité dans votre salle de conférence est d'utiliser une combinaison de haut-parleurs et de microphones. Cela permettra à toutes les personnes présentes dans la salle d'entendre et de participer à la réunion. Vous pouvez également envisager d'utiliser un téléphone de conférence de haute qualité pour votre salle de conférence. Un téléphone de conférence offre un excellent moyen de se connecter avec les participants distants pendant votre réunion. Parfois, les collègues ou les prospects distants ne peuvent pas ou ne veulent pas se joindre à une vidéoconférence. Dans ce cas, un appel audio est la solution idéale.

Il faut choisir un téléphone qui permet d'être clairement entendu par tous ceux qui rejoignent la réunion depuis votre salle de conférence ou un autre lieu de travail. 

Les téléphones de conférence modernes sont conçus pour offrir une excellente qualité vocale grâce à leurs microphones 360 intégrés. Ainsi, vous avez l'impression que l'orateur distant se trouve réellement dans la salle de conférence. Il est courant pour les organisations d'avoir des systèmes d'audioconférence et de vidéoconférence dans leur salle de conférence. C'est une solution nécessaire aujourd'hui, car de plus en plus d'employés et de partenaires se joignent à distance.

Découvrez des conseils utiles sur la manière de mener des réunions en ligne efficaces dans notre article Comment conduire des réunions en ligne efficaces ?

Équipement de vidéoconférence

vidéoconférence

L'équipement de vidéoconférence l'un des éléments technologiques les plus importants pour toute salle de conférence. Avec les vidéoconférences, vous êtes en mesure d'organiser des réunions personnelles avec vos collègues et vos clients du monde entier. Comme ça, vous améliorez la communication et la collaboration entre les membres d'équipe.

La meilleure façon de tirer le plus grand profit de la vidéoconférence est d'équiper votre salle de conférence avec de la technologie moderne. Cela garantit que vos réunions se déroulent sans problème et avec succès. Un écran (de projection) à haute qualité vous permet de voir clairement tous les participants, comme s'ils se trouvaient dans la même salle. Vous pouvez choisir un seul écran ou deux selon vos besoins spécifiques et la taille/conception de la salle de conférence. D'autres fonctions importantes qu'il ne faut pas oublier sont :

• partage de vidéos et d'audio
• connexion/accès internet
• partage de l'écran, de documents et de présentations
• l'intégration de plateformes de vidéoconférence des tiers

Le choix d'un écran de projection avancé facilite la communication et vous fournit une expérience de conférence plus interactive. Un atout essentiel pour toute salle de conférence prévue pour les appels vidéo : la caméra.

webcam pour les conférences

La gamme de produits va des petites caméras simples aux appareils beaucoup plus sophistiqués avec des fonctions et capacités supplémentaires. Si vous organisez des réunions quotidiennes avec des employés et des clients à distance, alors il ne faut pas lésiner sur la qualité de la caméra. Faites attention à :

La qualité de l'enregistrement
La qualité du microphone
Le champ de vision 
La qualité du zoom
Enregistrement contre diffusion en direct

Voici quelques-uns des derniers équipements de vidéoconférence :

• Écrans 4K – les écrans 4K sont de plus en plus courants dans les salles de conférence. Avec un écran 4K, vous pouvez afficher quatre fois plus de détails qu'avec un moniteur HD standard. Les images de votre réunion seront ainsi claires et nettes.
• Codecs Ultra HD – les codecs Ultra HD gagnent également de plus en plus de popularité. Ces codecs permettent une qualité vidéo à plus haute résolution. Avec un codec Ultra HD vous montrez des vidéos avec une qualité réaliste.
• Caméras à 360 degrés – avec une caméra à 360 degrés, vous capturez tout ce qui se passe dans la pièce. Cela peut être utile si vous voulez réviser la réunion plus tard ou la partager avec d'autres personnes.

Avec ces outils, vous créez une expérience immersive pour tous les participants. Ils se sentiront comme s'ils étaient dans la salle avec vous.

Découvrez notre solution de conférences vidéo avec les fonctions de caméra les plus avancées pour des réunions productives.

Boîte de gestion des câbles

boîte de gestion des câbles

Un système de gestion des câbles dans une boîte rend toute salle de conférence plus professionnelle. Sans boîte de connectivité sur la table de conférence, vos réunions peuvent devenir un peu chaotiques. Vous allez sans cesse chercher des câbles des différents outils, mais à l'aide d'une boîte de gestion, votre espace de travail reste organisé et bien rangé. 

Différentes solutions vous permettent de mettre de l'ordre dans les fils et les câbles de la salle de réunion. Certains de vos équipements existants, comme les téléviseurs, les écrans ou les haut-parleurs, peuvent être interconnectés avec des appareils sans fil de diffusion en continu, des applications ou Bluetooth. Vous pouvez ainsi minimiser l'utilisation de câbles. Cependant, si vous utilisez traditionnellement des câbles pour connecter des appareils, vous pouvez les dissimuler dans des plaques murales spécialement conçues à cet effet.

Comme leur nom l'indique, vous pouvez les installer sur le mur, près de l'endroit où l'hôte est assis, afin qu'il puisse facilement relier son ordinateur portable au système audiovisuel de la salle. C'est une façon intelligente d'éviter de suspendre des câbles et des cordons partout. Vous pouvez choisir entre différents ports pour vos panneaux d'entrée, en fonction de vos besoins en matière d'équipement :

• USB, HDMI, VGA, AUX

Une autre solution est d'utiliser une table de conférence avec des prises ou des boîtes de connectivité intégrées. Ainsi, les participants peuvent facilement accéder à tous les câbles et d'autres possibilités de connexion importantes directement sur la table. Vous pouvez décider où vous décidez de l'emplacement de vos boîtes de gestion des câbles : sous la table ou le long du pied de la table.

Quelques ensembles de gestion de câbles modernes intègrent en un seul endroit un connecteur d'alimentation CA avec un câble standard connecté et un panneau de commande AV. Vous gérez alors tout directement depuis la table de votre salle de conférence intelligente.

projecteur élégant

La technologie évolue, tout comme la salle de conférence. De plus en plus d'entreprises optent pour des salles de réunion intelligentes afin d'augmenter la productivité et l'efficacité. En investissant dans des équipements de conférence essentiels, les entreprises créent un espace une collaboration fructueuse.

Aujourd'hui, la salle de conférence est un espace de travail où des personnes provenant de différents endroits se rencontrent, communiquent et collaborent en temps réel. C'est pourquoi un équipement fiable et sécurisé est essentiel à la réussite de ces réunions. Le choix du bon ensemble de produits technologiques transforme l'expérience de la réunion pour les participants. Il vous permet d'organiser des réunions sans heurts avec des équipes confiantes, concentrées et productives.

Les salles de conférence de l'avenir seront équipées d'encore plus de technologie et encore plus d'équipement de conférence sera à la disposition des utilisateurs. Comme les entreprises s'efforcent de rester à la pointe du progrès, la salle de conférence va continuer à évoluer avec elles.

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