Avantages, problèmes et solutions pour un télétravail réussi

Quels sont les avantages du télétravail ? Pourquoi la téléphonie cloud est-elle essentielle pour les employés à distance ?

Le travail à distance (télétravail) est déjà une norme largement acceptée par les entreprises de toutes tailles. Il s'agit de toute possibilité pour les employés d'effectuer des tâches professionnelles en dehors du bureau. Le travail à distance est un terme connu sous le nom de télétravail, travail à distance, emploi à distance, bureau à domicile, travail à domicile, travail mobile et lieu de travail flexible. Travailler à domicile, dans un café ou en voyage est une situation gagnant-gagnant pour l'entreprise et son équipe. L'entreprise bénéficie d'une optimisation des coûts, d'une productivité accrue et d'un meilleur accès à une main-d'œuvre à distance. En même temps, les employés bénéficient d'une flexibilité tout en maintenant un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. 

Le télétravail nécessite généralement une combinaison de solutions basées sur le cloud et d'autres outils de collaboration riches en fonctionnalités. L'évolution des technologies de communication est l'un des principaux facteurs expliquant la croissance rapide du télétravail. Aujourd'hui, les appareils mobiles, les conférences vidéo et audio, le partage de fichiers et la messagerie instantanée sont de plus en plus accessibles. Tous ces outils améliorés favorisent le télétravail. Par conséquent, un nombre croissant d'entreprises envisagent de recourir au télétravail.

Les avantages d'une politique de travail flexible pour l'entreprise

Productivité augmentée de toute l'équipe

Le travail à distance stimule la productivité des employés. Les employés mobiles essaient d'optimiser leur temps. De plus, il y a moins de distractions lorsqu'ils travaillent à domicile, ce qui permet à l'ensemble de l'équipe d'être plus productive. Les déplacements quotidiens pour se rendre au travail sont souvent liés à diverses situations stressantes, la principale étant d'arriver en retard au travail. Le travail à domicile soulage les employés de ce fardeau. Le fait de gagner du temps sur les trajets permet aux employés d'être plus efficaces dans leurs tâches quotidiennes. Un bureau est généralement bruyant, avec de nombreuses interruptions mineures ou plus importantes qui interfèrent avec le travail en profondeur. Les employés à distance sont moins distraits lorsqu'ils travaillent à domicile et peuvent mieux se concentrer. La mise en place d'un bureau à domicile permet à chacun d'organiser au mieux son environnement de travail, ce qui garantit une meilleure concentration des télétravailleurs et une meilleure exécution de leurs tâches.

Une étude réalisée par l International Workplace Group montre que 85% des personnes interrogées confirment que la productivité et l'efficacité ont augmentées dans leur entreprise grâce à une flexibilité plus grande. De même, 65% des professionnels interrogés disent que les entreprises qui adaptent leur environnement de travail pour répondre aux normes de travail flexible sont plus productives.

Optimisation des coûts

Introduire une politique de travail flexible dans une entreprise peut permettre des économies importantes. Selon Vodafone UK - Les entreprises britanniques qui ont adopté des pratiques de travail à distance économisent jusqu'à 34 milliards de livres sterling en libérant de l'espace de bureau et en réduisant les coûts de maintenance. Les avantages financiers du travail à distance peuvent être obtenus en réduisant les coûts immobiliers. Une entreprise qui soutient la politique de télétravail aura besoin de moins de mètres carrés pour l'espace de bureau. Par conséquent, les économies estimées peuvent atteindre un montant significatif.
En outre, l'organisation peut réduire ses dépenses de fonctionnement. L'employeur prend en charge les frais de déplacement et de transport, qui sont largement réduits pour le travail à distance à temps partiel ou à temps plein. Par ailleurs, le fait qu'il y ait moins d'employés sur le site de l'entreprise à un moment donné permet de réduire les dépenses liées aux fournitures de bureau, aux services publics, aux places de parking et à la maintenance technique.

Moins de jours de maladie

Les employés qui travaillent à distance prennent moins de jours de congé de maladie que leurs collègues qui travaillent au bureau. Selon les enquêtes, de nombreux employés prennent de "faux" jours de congé pour des raisons personnelles. Les horaires flexibles permettent aux gens de mieux organiser leurs tâches personnelles et professionnelles, ce qui élimine la nécessité de prendre des congés de maladie pour résoudre des problèmes personnels.

Un autre avantage du télétravail est que même si une personne est légèrement malade, elle est plus susceptible de continuer à travailler à domicile, alors que de nombreux employés de bureau ont tendance à prendre un congé de maladie immédiatement pour le confort de leurs collègues présents. 75% des télétravailleurs affirment être moins stressés (L'enquête IWG Global WorkspaceIls sont donc moins susceptibles de tomber malades et d'être incapables d'accomplir leurs tâches. Il est très important pour la santé physique et mentale des employés de parvenir à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Le bureau à domicile est l'une des principales étapes vers un mode de vie plus harmonieux.

Meilleure fidélisation des employés

Les entreprises qui encouragent le télétravail ont augmenté leur taux de rétention de plus de 10% (gartner.com). Les télétravailleurs apprécient leurs horaires de travail flexibles ce qui augmente leur satisfaction. C'est pourquoi ils sont plus fidèles à leur employeur actuel ce qui permet de réduire la fluctuation du personnel.

Une entreprise qui propose des options de travail flexibles peut construire une relation solide et à long terme avec son équipe. Le fait d'avoir des employés engagés ayant une connaissance approfondie de l'entreprise est précieux pour toute organisation. En outre, un taux de rotation plus faible signifie moins d'investissement dans la formation constante de nouveaux employés. En d'autres termes, l'adoption de pratiques de travail à distance a une expression financière claire pour l'entreprise. La société de conseil américaine Deloitte rapporte que l'argent investi dans un collègue nouvellement embauché peut atteindre $4000* (forbes.com).

Accès mondial à des employés talentueux

Sur le marché du travail hautement compétitif d'aujourd'hui, le travail à domicile est souvent exigé comme un avantage de la part des meilleurs talents. Les entreprises tentent donc d'adapter leurs systèmes organisationnels et techniques pour répondre à ces attentes. La politique de travail flexible est un outil de recrutement stratégique pour tout département des ressources humaines. Elle est considérée comme un moyen très efficace d'accéder à un réservoir de talents plus large. Pour l'entreprise, cela signifie la liberté d'embaucher les professionnels les plus talentueux, indépendamment de leur localisation. Personne n'est obligé de déménager dans une autre ville ou un autre pays. Cela élimine les frais de voyage et d'hébergement du nouvel employé, généralement couverts par l'entreprise.

Un impact environnemental très positif 

L'introduction d'une politique de travail flexible fait souvent partie de la stratégie de marque employeur. Le travail à distance est une pratique commerciale considérée comme ayant de nombreux avantages, dont l'impacte environnemental positif par exemple. Ainsi, cela aide l'entreprise à créer une image d'une société socialement responsable. Beaucoup de candidats disent qu'ils choisiraient un certain employeur si l'entreprise applique une politique durable. Cela concerne les représentants des baby-boomers, de la génération X et surtout des milléniaux.

Un avantage supplémentaire pour l'entreprise est que les employés se sentent souvent plus motivés lorsqu'ils travaillent pour une entreprise respectueuse de l'environnement. Outre les avantages pour l'entreprise, le travail à distance peut changer la donne dans la lutte contre le changement climatique. Le transport est l'une des principales sources d'émissions de gaz à effet de serre et de pollution atmosphérique. Permettre à davantage d'employés de télétravailler peut réduire l'empreinte carbone de nombreuses entreprises. Cela contribue également à l'optimisation de la consommation d'énergie. Les experts recommandent que davantage d'organisations et d'institutions appliquent des politiques de travail à distance afin d'accélérer l'effet positif sur l'environnement.

Les avantages du télétravail pour les employés

Augmentation de la satisfaction des employés

Les horaires de travail flexibles augmentent la satisfaction au travail. 75% des entreprises dans le monde ont adopté des pratiques de télétravail, s'attendant à une main-d'œuvre plus heureuse et plus efficace (vodafone.com). Indépendamment de l'âge, du sexe, du lieu ou du secteur d'activité, la possibilité de télétravailler figure souvent en tête de liste des souhaits des demandeurs d'emploi. Jouir d'une plus grande indépendance au travail conduit généralement à des équipes plus satisfaites et plus productives. Cela stimule également la créativité, car travailler dans des espaces de travail non conventionnels peut inciter à être plus innovant. Le travail à distance permet aux employés de mieux planifier leurs activités quotidiennes et de hiérarchiser les tâches, ce qui leur donne des sentiments positifs à l'égard de leur employeur et les rend plus engagés dans l'entreprise.

Les employés travaillant à distance en chiffres :

• 13,5% étaient plus efficace que leurs collègues de bureau
• 9% - plus engagés que leurs collègues à horaire fixe 
• 23% ont pris de pauses, moins de jours de maladie et ont passé plus de temps à travailler*

*Inc.com

Meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée

L'emploi à distance favorise l'équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle d'un salarié. Les enquêtes montrent que le travail flexible est un facteur clé pour améliorer l'équilibre entre le travail et les loisirs. D'après la  Enquête européenne sur les conditions de travail, 80% des personnes interrogées préfèrent d'avoir l'option de choisir leur environnement de travail. 86 % affirment que réaliser un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée est l'une des principales raisons de rechercher des options de travail flexibles. 

La flexibilité sur le lieu de travail favorise les relations personnelles et familiales des salariés. Une plus grande maîtrise de l'emploi du temps quotidien permet à chacun de passer du temps de qualité avec sa famille et ses amis. La capacité à respecter ses engagements personnels a un impact important sur la réussite des salariés au travail. Elle stimule leurs performances professionnelles et leur permet de se sentir plus épanouis. De nombreux salariés sont confrontés au problème de la gestion des responsabilités personnelles et des obligations professionnelles. Essayer d'éviter ce conflit permanent est source de stress pour les salariés. Le travail à distance les aide à être plus flexibles et à atteindre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Il offre aux télétravailleurs une certaine liberté pour optimiser leur temps à la fois pour leurs obligations personnelles et pour leurs obligations professionnelles.

L'amélioration du bien-être

Le télétravail améliore le bien-être des membres de l'équipe éloignée. Le maintien d'un mode de vie sain est important pour les employés et les employeurs, car il a une incidence sur la productivité de l'équipe. Les modalités de travail flexibles ont un effet positif sur la santé physique et mentale des télétravailleurs. Cela pourrait être dû à la réduction du niveau de stress des employés qui travaillent à domicile. N'ayant pas à se rendre quotidiennement au travail, ils évitent les embouteillages, ce qui contribue fortement à réduire le stress quotidien et à améliorer leur bien-être. Les télétravailleurs peuvent également gagner du temps pour dormir davantage, faire de l'exercice et organiser des réunions personnelles. Et un mode de vie plus sain et plus actif a une incidence positive sur la satisfaction au travail et la productivité.

Rentabilité

Outre le gain de temps, le travail à distance peut être une décision rentable. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles tant de personnes préfèrent travailler à domicile. Les dépenses liées aux déplacements quotidiens, aux pauses déjeuner ou au respect du code vestimentaire de l'entreprise sont souvent réduites pour les travailleurs à distance. Ces économies sont considérées par beaucoup comme une véritable augmentation de salaire pour les employés travaillant à domicile. En outre, certains employés choisissent même de déménager dans une ville où le coût de la vie est peu élevé. Cela est possible car les modalités de travail flexibles n'exigent pas la présence d'un travailleur sur le site de l'entreprise.

Adaptation aux besoins individuelles des employés

Un télétravailleur peut créer un environnement de travail personnalisé qui correspond exactement à ses préférences. Il peut s'agir d'un endroit calme avec un éclairage tamisé à la maison ou d'un café avec une lumière naturelle et une musique relaxante. Porter des vêtements confortables au lieu du code vestimentaire strict de l'entreprise permet aux télétravailleurs de se sentir à l'aise et en sécurité pendant qu'ils travaillent. Cette option fait partie de l'expérience positive de ceux qui choisissent des conditions de travail alternatives. Le travail à domicile permet aux télétravailleurs d'aménager leur espace avec divers objets personnels. La création d'un lieu de travail unique rend les employés plus heureux, plus productifs et plus motivés.

Quels sont les principaux défis auxquels le télétravail est confronté et comment les surmonter ?

Les avantages du travail à distance sont évidents. Toutefois, ce mode de travail relativement nouveau s'accompagne d'une nouvelle série de défis que rencontrent de nombreuses entreprises. La gestion réussie de personnes situées dans des lieux différents, voire dans des fuseaux horaires différents, nécessite des stratégies différentes pour l'administration du personnel. L'intégration de divers outils de communication améliorés facilite une collaboration harmonieuse au sein de l'équipe virtuelle. La création d'un système de coopération efficace qui soutient l'ensemble de l'équipe est un facteur clé de sa réussite. Nous avons énuméré ci-dessous les principaux problèmes liés à l'application d'une politique de travail à domicile, ainsi que quelques solutions possibles :

1. Problèmes de communication

S'il est facile d'interagir avec des collègues qui partagent le même espace de travail, la communication avec les employés à distance peut être un véritable problème. Les travailleurs sans bureau dépendent beaucoup de la technologie de collaboration pour recevoir à temps les informations de leur équipe. Si le processus de communication ne se déroule pas sans heurts, toute l'équipe virtuelle est confrontée à une baisse de la productivité et de l'efficacité.

Les 3 principaux défis qui affectent la collaboration des employés à distance

- une mauvaise communication avec les collègues et les superviseurs
• manque d'informations
• ne pas recevoir les informations à temps

Une communication efficace et efficiente est essentielle dans tout environnement de travail. Elle peut constituer un véritable défi si les parties concernées interagissent habituellement par courrier électronique, téléphone, conversations vidéo ou chat. Un autre problème majeur pour les équipes virtuelles est l'incapacité d'un responsable à fournir des informations en temps utile, ce qui peut entraîner des malentendus et des erreurs de communication entre collègues. Souvent, les superviseurs ont du mal à s'y retrouver dans les différents styles de communication des employés à distance. Ils doivent faire des efforts supplémentaires pour que l'ensemble de l'équipe à distance fonctionne comme une seule unité, même sans une communication quotidienne en personne.

Solutions possibles

Pour garantir un flux d'information et de communication fluide avec les employés éloignés, les responsables doivent se concentrer sur les points suivants :

• Stimuler une culture de communication efficace
• Fournir les bons outils
• Embaucher les bonnes personnes

Stimuler une culture de communication efficace

Tout chef d'équipe doit encourager une communication active au sein de l'équipe. Ainsi, les membres de l'équipe se sentiront plus engagés et motivés. Les employés à distance doivent être au courant de toutes les informations concernant l'entreprise. Ainsi, ils seront informés des événements importants qui se déroulent au sein de l'organisation.

Organisez des réunions régulières avec l'ensemble de l'équipe virtuelle pour discuter de l'avancement des projets et de toute autre question liée au travail. Un responsable doit fournir des directives écrites sur la manière dont les membres de l'équipe doivent interagir les uns avec les autres. Il doit également préciser quels messages doivent être envoyés par différents canaux médiatiques si nécessaire. Si les membres de l'équipe virtuelle se trouvent dans des fuseaux horaires différents, il est très important d'avoir une norme établie pour les procédures de communication. Veillez à ce qu'il y ait une période de chevauchement dans les horaires de travail des télétravailleurs. Toutes les réunions virtuelles qui concernent l'ensemble de l'équipe doivent être organisées pendant cette période.

Dans la mesure du possible, planifiez certaines activités qui nécessitent encore des réunions en face à face avec les employés travaillant à distance. L'organisation de certaines obligations internes les aidera à se sentir membres de l'équipe. Cela leur permettra d'être plus connectés à la communauté de l'entreprise et stimulera un meilleur processus de communication.

Fournir les bons outils.

Si une entreprise veut faire de sa politique de travail flexible une stratégie réussie, elle doit utiliser des outils de communication efficaces. Ainsi, les employés à distance seront constamment connectés et auront accès aux ressources et aux informations du bureau. La technologie avancée d'aujourd'hui est ce qui rend le travail à distance possible. Fournir à l'équipe virtuelle des outils améliorés garantit sa performance et sa productivité. En tenant compte des besoins spécifiques de l'entreprise, un employeur peut choisir des outils qui facilitent les processus de communication et d'organisation des employés à distance.

• Email professionnel

L'un des outils les plus utilisés pour la communication interne et externe. Il est toujours envisagé en raison de son accessibilité et de la possibilité de rédiger de longs courriels d'information lorsque cela est nécessaire.

• Programmes de chat et messages en direct

Les programmes de messagerie instantanée permettent aux employés d'avoir une conversation textuelle en temps réel, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Les salons de discussion virtuels peuvent être organisés de manière à correspondre à la structure de l'entreprise. Ces outils aident les membres de l'équipe à discuter de questions liées au travail en temps réel, comme lors d'une réunion en face à face. Les collègues peuvent également laisser un message si quelqu'un n'est pas disponible à ce moment-là. Un chef d'équipe doit toutefois veiller à ce que la messagerie continue ne devienne pas une source de distraction trop importante pour les employés.

• VoIP 

Le système de téléphonie d'entreprise basé sur le cloud est l'un des jalons de la politique de travail flexible. Il fournit un moyen rapide et facile pour appeler, envoyer des messages, organiser des conférences et gérer des tâches. Ces fonctions permettent de mettre en place un système de communication efficace entre les collègues à distance. Les solutions de téléphonie hébergée, avec leurs applications riches en fonctionnalités, favorisent une collaboration efficace entre les employés à distance. Les systèmes téléphoniques VoIP fournissent des extensions téléphoniques professionnelles à tous les employés, quel que soit leur emplacement. Un chef d'équipe peut facilement configurer des extensions téléphoniques virtuelles pour les utilisateurs individuels à travers les appareils et les lieux. Ainsi, n'importe qui peut contacter rapidement une personne spécifique au sein de l'équipe ou de l'entreprise.

Les fonctions supplémentaires du système de communication cloud permettent l'accès aux téléphones de travail, de domicile et portables Les appels sont acheminés vers l'appareil de votre choix - téléphone fixe, mobile ou IP-softphone - afin de réduire au minimum le nombre d'appels manqués. Ainsi, les employés flexibles restent toujours connectés au bureau tout en bénéficiant d'une mobilité totale.

• Conférences téléphoniques 

Ceci est une autre fonction que le système de communication intégré offre aux télétravailleurs. Cet outil est une solution pratique au cas où vous auriez besoin de mener une discussion collective avec des collègues travaillant depuis plusieurs endroits distants. Conférences téléphoniques sont des outils puissants pour planifier des réunions régulières des équipes virtuelles ou au cas où un problème important doit être discuté. Une conversation vocale améliore le processus de communication des équipes distantes car les réunions à distance peuvent facilement être organisées et gérées. Apprenez à mener des conférences téléphoniques efficaces pour rationaliser la communication au sein de l'équipe.

• Chat vidéo, conférences vidéo et messages vidéo  

Le chat vidéo est utile lorsqu'un superviseur doit discuter de quelque chose en personne et qu'une réunion en face à face est impossible. Les conférences vidéo peuvent être nécessaires si la réunion concerne des membres de l'équipe nouvellement recrutés, qui doivent être présentés à leurs collègues. Si le manager doit transmettre un message à l'ensemble de l'équipe et que son contenu ne doit pas être discuté immédiatement, le message vidéo peut s'avérer très utile.

• Outils de gestion des projets   

L'organisation des projets et des tâches à l'aide d'un outil de gestion de projet centralisé est cruciale pour la communication et la collaboration des équipes à distance. Ainsi, les employés qui travaillent de manière flexible peuvent accéder rapidement à toutes les ressources liées à leurs projets. Avec leur aide, un manager peut disposer d'un moyen transparent et efficace d'attribuer des tâches, de décrire le développement du projet et d'ajouter des commentaires. S'il est utilisé correctement, le système de gestion de projet devrait devenir un centre d'information pour les membres de l'équipe distribuée.

Embaucher les bonnes personnes pour le télétravail

Le processus de recrutement est un excellent moyen de découvrir si le candidat est un bon communicateur. Il est conseillé de mener les entretiens sur différents supports afin de déterminer si la personne s'intègre dans une équipe virtuelle. Le travail à distance nécessitant des compétences spécifiques en matière de communication écrite et téléphonique, testez les candidats dans ces deux domaines d'expertise. Le membre idéal de l'équipe à distance aura convaincu le recruteur de ses compétences en matière de communication et de gestion du temps.

2. Problèmes de productivité

De nombreux employeurs craignent que leur équipe souffre d'une faible productivité si ses membres ne travaillent pas au bureau. C'est une préoccupation qui a une explication évidente. Certains employés à distance éprouvent des difficultés à respecter les délais lorsque personne ne les supervise personnellement. D'autres sont surmenés et risquent l'épuisement professionnel, ce qui les rend improductifs et inefficaces. Les problèmes de productivité surviennent en raison de l'absence d'une structure bien établie, de la lenteur des temps de réponse, d'un trop grand nombre de distractions et d'une communication déficiente.

Solutions possibles

• Créez une structure bien établie

La flexibilité est l'un des principaux avantages du travail à distance. Toutefois, l'absence de structure définie au sein de l'équipe virtuelle peut affecter son travail. Un responsable doit régulièrement revoir les processus et les procédures pour qu'ils soient clairs, simples et efficaces. Toute optimisation de la politique et des pratiques commerciales de l'entreprise doit être communiquée en temps utile.

Il est important de procéder à une analyse constante du flux de travail afin d'optimiser l'efficacité de l'équipe. Les superviseurs doivent suivre la collaboration en ligne entre les membres de l'équipe et déterminer s'il est nécessaire de procéder à des ajustements. Une collaboration efficace entre les employés à distance est impossible sans la mise en place d'un système de partage des ressources et des données. Chacun doit pouvoir y accéder facilement, quel que soit l'endroit où il se trouve.

Une autre fonction utile des outils de communication avancés est la fonction de présenceCette option permet aux employés du bureau de voir le statut de présence actuel de leurs collègues à distance. Cette option informe les managers et les collègues si la personne est effectivement au travail, prête à coopérer. Un manager devrait dire aux employés à distance d'acheminer leurs appels en fonction de leur statut de présence. Cela garantit que toutes les questions seront traitées par les collègues disponibles à temps et que l'efficacité de l'équipe n'en pâtira pas.

• Fixez des objectifs raisonnables

Fixer des objectifs clairs et responsables pour les performances de l'équipe est un moyen efficace de stimuler la productivité. Un manager doit être ouvert quant aux attentes liées à certains rôles au sein de l'équipe. Elles doivent être communiquées de manière appropriée et des réunions régulières peuvent être organisées pour suivre leurs progrès. Généralement, tout le monde ne travaille pas au même rythme. Pourtant, un superviseur doit savoir si les membres de l'équipe parviennent à terminer leurs tâches à temps. Il est recommandé de fixer une date limite commune pour terminer l'ensemble du projet qui s'applique à toutes les personnes impliquées. En même temps, les collègues doivent être autorisés et même encouragés à organiser l'exécution de micro-tâches par eux-mêmes. Cela est utile pour améliorer la collaboration et l'efficacité au sein de l'équipe.

• Surveillez et gérez la performance de l'équipe

Le suivi des performances des employés est essentiel pour stimuler la productivité de l'équipe. Il permet au superviseur de savoir si les employés à distance accomplissent leur travail avec succès. En outre, le manager peut analyser si les membres de l'équipe utilisent leur temps de manière efficace et adéquate. Définissez des KPI (indicateurs clés de performance) transparents qui seront examinés pour chaque employé de l'équipe virtuelle. Différents outils disponibles sur le marché permettent de suivre les performances des équipes de travail flexibles.

Les employés à distance doivent installer une application pour enregistrer le nombre d'heures qu'ils ont consacrées à un projet. En fonction du secteur d'activité de l'entreprise, différents outils sont les mieux adaptés au suivi du travail des employés. La plupart d'entre eux offrent un moyen quantitatif d'évaluer la contribution personnelle de chaque membre de l'équipe. Le superviseur doit analyser les résultats et déterminer si l'équipe virtuelle atteint les objectifs de l'entreprise.

• Organisez des réunions régulières

Organiser des réunions avec des collègues éloignés est la prochaine étape importante pour améliorer la productivité de l'équipe. Donner un retour d'information basé sur les données de performance est précieux pour les employés. Cela les motive et augmente leur efficacité. Cela encourage également la transparence et crée un sentiment de connectivité entre les membres de l'équipe. Même si les collègues se trouvent dans des endroits différents, il y a toujours un moyen de planifier une réunion qui convient à toutes les parties. Les outils de communication améliorés permettent des conversations entre les collègues d'une équipe distribuée. Parler régulièrement aux employés éloignés montre le soutien du manager et stimule l'efficacité de l'équipe.

3. Établir des relations de confiance avec les employés

La confiance au sein d'une équipe est essentielle. La communication quotidienne en personne et les réunions en face à face créent et entretiennent des relations de confiance entre collègues. Le travail à domicile présente toutefois des limites naturelles en ce qui concerne les liens avec les collègues. Souvent, des efforts plus importants sont nécessaires pour les activités de "consolidation d'équipe" entre les employés à distance. En outre, les responsables doivent être à l'aise pour laisser aux télétravailleurs une certaine liberté dans l'accomplissement de leurs tâches professionnelles. S'ils essaient de microgérer le processus de travail à chaque étape, les membres de l'équipe risquent de se sentir frustrés et moins motivés.

Solutions possibles

• Déterminez une vision et mission d'entreprise partagée

Établissez les valeurs fondamentales de l'entreprise et communiquez-les activement aux employés à distance. Le fait de partager une vision commune du développement futur de l'entreprise les aide à se sentir plus engagés. Cela stimule l'esprit de communauté et renforce les relations au sein de l'équipe à distance.

- Aider les travailleurs virtuels à se sentir engagés dans l'équipe

Le superviseur doit régulièrement reconnaître la précieuse contribution des collègues à distance à la réalisation des objectifs de l'entreprise. Il est important pour les relations au sein de l'équipe que le manager fournisse un retour d'information personnel. Les défis personnels et les problèmes liés au travail doivent également être des sujets de discussion. Il est également conseillé d'informer les employés à distance des événements quotidiens et des projets internes de l'entreprise. Lorsque les télétravailleurs connaissent les mises à jour de l'entreprise, ils ressentent un sentiment d'appartenance à l'équipe.

- Organiser la constitution d'équipes et stimuler une collaboration efficace

Dans la mesure du possible, les collègues éloignés devraient se rencontrer personnellement à un moment ou à un autre. Idéalement, ils se rencontreront régulièrement en personne tous les deux mois. Si l'équipe est répartie dans le monde entier, l'interaction en personne peut avoir lieu une ou deux fois par an. Les employés éloignés, qui se sentent parfois isolés, apprécieront les activités de renforcement de l'esprit d'équipe. Les rencontres personnelles leur permettent de se familiariser avec leurs collègues en dehors des strictes activités professionnelles. Cela renforce la confiance au sein des équipes et aide les collègues à mieux se lier.

• Fournissez les outils qui supportent la collaboration et la transparence

Un canal de communication peut être dédié à une communication plus informelle. Les collègues peuvent envoyer des vœux virtuels d'anniversaire, partager des photos amusantes ou demander des recommandations. De cette façon, les collègues sentiront également le soutien de l'entreprise pour construire des relations non professionnelles. Si les réunions en face à face ne sont pas possibles, les managers peuvent également utiliser les outils de communication de l'entreprise pour des interactions personnelles. La vidéo est une excellente solution pour renforcer les relations interpersonnelles entre les équipes, et la construction de relations de confiance peut être réalisée lorsque tout le monde respecte les règles établies.

Les responsables devraient utiliser les options de suivi du temps ou les fonctions de présence des solutions de communication appliquées. Les outils de gestion des tâches devraient être transparents et accessibles à tous. Cela peut réduire la suspicion selon laquelle certains membres de l'équipe travaillent plus que d'autres, et tout le monde bénéficie d'une meilleure collaboration.

Les solutions de téléphonie cloud ont défini l'environnement de communication moderne. Cet environnement devient plus flexible et mobile. Les applications cloud riches en fonctions aident les entreprises et leurs employés à établir le télétravail en tant que pratique commerciale réussie.

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